، (اخبار رسمی): با پیشرفت علم و همسو شدن جامعه با فناوری، بخش عمده ای از مسئولیت‌ها از نیروی انسانی گرفته و به تکنولوژی محول شده است. یکی از این تغییرات ویژه روی کار آمدن نرم افزارهای حسابداری آنلاین است که با بخش های مختلفی مثل انبارداری، خزانه داری و... فرایند مالی کسب و کارها را بسیار ساده کرده است.
اهمیت حسابداری و نرم افزارهای آن در رشد کسب و کار
با یک نرم‌افزار حسابداری یا نرم‌افزار مالی مناسب می‌توان سرمایه‌گذاری و نیاز نقدی شرکت را به خوبی مدیریت و نظارت کرد. حسابداری یکی از مهم‌ترین توابع هر شرکتی محسوب می‌شود. در واقع زبان کسب و کار علم حسابداری و فرآیند آن در شرکت‌هاست. برای اولین بار در زمان‌های باستان از حسابداری استفاده شد و به مرور زمان این علم تکمیل‌تر و پخته‌تر شد.
حسابداری را می‌توان به شاخه‌های مختلف تقسیم کرد مانند حسابداری مالی، حسابداری مدیریت و… . هم حسابداری مالی و هم حسابداری مدیریتی جزیی از فرآیندهای کسب‌وکارهای حرفه‌ای هستند. حسابداری مالی بر گزارش‌های قانونی استوار است و حسابداری مدیریتی بر گزارش‌های مختلف برای استفاده‌ی داخلی شرکت مبتنی است که به نیازهای مدیران مرتبط می‌شود. حال به اهمیت حسابداری در کسب و کار می‌پردازیم.
پیشنهاد می کنم خواندن مقاله 5 مزایای اصلی نرم افزار حسایداری برای کسب و کارهای کوچک را به تعویق نیندازید.
اهمیت نکات طلایی نرم افزار حسابداری
مدیریت دفاتر حسابداری برای کسب و کارهای کوچک وظیفه‌ای نیست که کوچک شمرده شود. ثبت گزارش های مالی نرم افزارهای حسابداری و توجه به نکات طلایی سیستم‌های حسابداری و مالی بسیار مهم تلقی می‌شود زیرا می‌تواند به شما در فهم نقاط قوت و ضعف کسب و کارتان یاری رساند. دیگر تنها یک دفتر کل نوشته شده یا صفحه گسترده اکسل برای انجام امور حسابداری کافی نمی‌باشد.
تا چند سال پیش اپلیکیشن های حسابداری بر روی دسکتاپ صاحبان کسب و کارهای کوچک و یا کامپیوترهای حسابداران قابل استفاده بودند. دفاتر حسابداری از مکان دیگری قابل دسترسی نبودند و تنها یک نفر می‌توانست آن ها را در زمانی واحد مشاهده نماید. سپس کاربرد رایانش ابری رایج گردید و تامین کنندگان نرم افزار حسابداری فراگیر شدند.
حسابداری یک فعالیت خدماتی است. با پیشرفت علم حسابداری و ورود علم برنامه‌نویسی و فناوری اطلاعات و مرتبط‌شدن این دو با هم نرمافزارهای مالی و حسابداری زیادی به وجود آمدند که می‌توانند به راحتی همه امور مالی و حسابداری شرکت‌ها را تنها با وارد‌کردن اطلاعات انجام دهند و دیگر نیازی به آن هجمه اطلاعات روی هم انباشته شده و صورت‌های مالی در هم‌ریخته و بلاتکلیف نیست.
تنها کافی است اطلاعات صحیح را به نرم‌افزار مالی یا نرم‌افزار حسابداری جامع خود بدهید تا تمام فعالیت‌های جمع‌آوری، تجزیه و تحلیل و خروجی‌های موردنیاز را به شما بدهد.
1) استفاده آسان
نرم افزار حسابداری آنلاین با کاربری آسان، یک داشبورد آسان را به نمایش می گذارد که گزارش کوتاه و سریعی از سلامت مالی شرکت بلافاصله پس از ورود به سیستم تدارک می‌بیند. داشبورد حتی حساب های اصلی شما را مشخص کرده تا شما بتوانید به سرعت نمایی از چگونگی کارکرد کسب و کار خود بدست آورید.
شما باید قادر به یادگیری داشبورد و اشراف کامل بر آن باشید و عملیات اولیه حسابداری را با چندین کلیک اجرا نمایید. نیازی نیست تا زمان ارزشمند خود را صرف سفارشی سازی یک صورتحساب برای یک مشتری خاص کنید یا به دلیل مواجهه با سررسید نامنتظره یک قبض غافلگیر شوید.
2) یکپارچگی و هماهنگی با سایر ابزارها
هر کسب و کاری منحصر به فرد بوده و از تعداد بسیار زیادی ابزار برای پیش بردن امور به شکلی روان و پیوسته استفاده میکند. ممکن است شما از اپلیکیشن های متفاوتی برای مدیریت کارکردهای مختلف کسب و کار خود استفاده کنید (شاید از یک پلتفرم تجارت الکترونیکی، یک سیستم CRM و یا یک کنترل کننده شغل). به دنبال یک نرم افزار حسابداری باشید تا با سایر اپلیکیشن های مدیریت کسب و کار یکپارچه شود.
همچنین به خاطر داشته باشید زمانی که کسب و کار شما به موفقیت و رشد دست می یابد شما ممکن است از ابزارهای دیگری برای مدیریت حجم کار اضافه شده استفاده نمایید. به صورت کلی هر چقدر کسب و کار شما از قابلیت انعطاف پذیری بیشتری برخوردار باشد بهتر و مفیدتر است.
3) به بانک شما متصل شود
شاید داشتن قابلیت اتصال دفاتر حسابداری شما به بانک از اهمیت بیشتری نسبت به ویژگی یکپارچگی با CRM و یا پلتفرم کنترل کننده شغلی برخوردار باشد. در گذشته شما ممکن بود مجبور به وارد کردن دستی تراکنش های بانکی در نرم افزار دسکتاپ خود می‌شدید. اما اپلیکیشن های ابری امروزه این کار را برای شما به صورت اتوماتیک انجام می‌دهند. بانک، کارت اعتباری و اظهارنامه های PayPal می‌توانند مستقیما وارد نرم افزار حسابداری شما شوند. تمام چیزی که نیاز به انجام آن دارید مطابقت دادن تراکنش های بانکی با تراکنش های حسابداری است. این فرایند بسیار دقیق تر و کاراتر از روش قدیمی است.
4) از داده های شما محافظت کند
هنگامی که داده های مالی در حافظه ابری ذخیره می شود، دیگر امکان این که اطلاعات ضروری به خاطر آسیب دیدن درایو هارد کامپیوتر، نوسان برق و یا ریختن چای از دست برود وجود نخواهد داشت. داده‌ها در سرورهای خارجی برای شما ذخیره خواهند شد. تعداد گرفتن نسخه پشتیبان در میان تولید کنندگان متفاوت است. بنابراین مطمئن شوید که این عامل را در تصمیم گیری های خود در نظر گرفته اید.
با ایجاد نرم افزار ابری داده های شما در معرض خطر نفوذ و حمله های اینترنتی قرار گرفته‌اند. بانکداری اینترنتی یک استاندارد امنیتی را بوجود آورده است بنابراین مطمئن شوید که نرم افزار شما از این استاندارد برخوردار است. این به معنی رمزنگاری لایه سوکت امنیتی (SSL) ، محافظت سرور فایروال چند لایه و بازرسی و نظارت روتین خارجی است.
5) پشتیبانی از مشتری
زمان یادگیری هر نرم‌افزار جدیدی قابلیت اتصال آن به یک کارمند، سایر کاربران و متخصصان ضروری می باشد. جواب سوال شما همیشه در دفترچه راهنما و یا بخش منابع یک وب سایت قابل پیدا کردن نیست.
تامین کنندگان نرم افزار با پایگاه بزرگ مشتریان معمولا از یک جامعه آنلاین برخوردار هستند که متشکل از کاربرانی است که با یکدیگر در تعامل هستند. این جوامع معمولا توسط کارمندان نظارت می شوند و در زمان لزوم در بحث ها دخالت می کنند.
اگر شما براستی به دنبال آن هستید که در تهیه گزارشات مالی حرفه ای شوید می توانید نرم افزاری را انتخاب کنید که آموزش های وسیعی مانند خودآموزهای ویدیویی و وب کنفرانس ها را ارائه می دهد.
6) قیمت
گزینه های رایگان نرم افزار وجود دارند اما معمولا با توجه به تعداد ویژگی های در دسترس قیمت گذاری می شوند. پرداخت حق اشتراک ماهانه به یک تامین کننده SaaS حسابداری برای بیشتر کسب و کارهای کوچک انتخاب گزینه مناسب را تسهیل میکند. این شرکت ها معمولا نسخه ای رایگان پیشنهاد می‌دهند که یک راه اصلی برای تعیین بهترین گزینه برای کسب و کار کوچک شما خواهد بود.
چه نرم افزار حسابداری مناسب شغل شماست؟
صاحبان مشاغل به راحتی می‌توانند از نرم‌افزار حسابداری مناسب با شغل خودشان استفاده کنند و مدیریت مالی کسب و کار خود را در دست بگیرند. تنوع نرمافزارهای حسابداری به اندازه و نوع کسب و کار شما ارتباط مستقیم دارد.
در ایران به دلیل آگاه نبودن صاحبان مشاغل از حسابداری، نرمافزارهای مالی را به سوی هوشمند‌سازی هدایت می‌کنند تا صاحبان مشاغل بتوانند به سادگی بخش حسابداری خود را مدیریت یا از عملکرد حسابداران خود آگاهی داشته باشند.
در نرمافزارهای مالی رایج در بازار معمولاً پس از ثبت یک رویداد مالی مانند فروش، تمامی عملیات مربوط به آن از جمله کاهش موجودی انبار، افزایش حساب بدهکاران یا صندوق و بانک، افزایش فروش، سود حاصل از فروش، گزارش‌های حسابداری و مدیریتی مانند دفاتر روزنامه و کل و معین و غیره به صورت اتوماتیک ثبت خواهد شد.
این مقاله را از دست ندهید: نرم افزار حسابداری رستوران
نکات قبل از خرید نرم‌افزار حسابداری مناسب
1- نرم‌افزار حسابداری مناسب شغل خود را شناسایی کرده یا درباره آن مشورت کنید.
برخی از بسته‌های نرم‌افزاری حسابداری برای صنعت و حرفه‌ای خاص طراحی شده‌اند. از این قبیل نرم‌افزار‌ها می‌توان نرمافزارهای تولیدی، شرکتی، فروشگاهی، بازرگانی و… را نام برد.
با اینکه نرمافزارهای عمومی معمولاً مقرون به صرفه‌تر هستند، اما نرم‌افزاری که متناسب با شغل شما باشد، امور را برای شما بسیار آسان‌تر می‌سازد. برای مثال اگر شما صاحب یک بوتیک لباس‌فروشی باشید، نرم‌افزار حسابداری ویژه خرده‌فروشی به شما کمک میکند که موجودی خود را به راحتی مدیریت کنید.
در این نرم‌افزار‌ها ویژگی‌هایی طراحی شده است که شما را قادر می‌سازد به سادگی آیتم‌هایی از قبیل رنگ، سایز یا نوع کالا را انتخاب کنید. این نرمافزارهای حسابداری همچنین سیستم فروش یکپارچه دارند. به طور کلی نرمافزارهای ویژه مشاغل برای کاربردهای عملیاتی و بالا بردن ارزیابی عملکرد مشاغل طراحی شده‌اند.
2- تصمیم بگیرید که می‌خواهید نرم‌افزار شما شامل چه ویژگی‌هایی باشد.
یک لیست از کارهایی که می‌خواهید نرم‌افزار حسابداری شما، متناسب با نیاز و ساختار شغلتان داشته باشد تهیه کنید.
ممکن است شما به نرم‌افزار حسابداری ساده‌ای نیاز داشته باشید که تنها جریان‌های نقدی شما را پیگیری کند. یا اینکه ممکن است به نرم‌افزاری جامع نیاز داشته باشید که تمامی کارها را برایتان انجام دهد.
برای بررسی امکانات و ویژگی های نرم افزار جامع کلیک روی آن کلیک کنید.
3- با یک راه‌حل کم‌هزینه شروع کنید.
بسته به اینکه نیازهای شما تا چه حد عمومی یا پیچیده باشند، باید نرم‌افزار مطابق با نیاز خود را انتخاب کنید. برای مثال اگر شما تنها مالک کسب و کار خود هستید، کارمندی ندارید و گردش موجودی شما پایین است و تعداد انگشت شماری مشتری دارید، نرمافزارهای ارزان قیمت پایه برای شما بهترین گزینه است.
این گونه نرم‌افزار‌ها شامل تمامی ویژگی‌های پایه‌ای که شما به آن نیاز دارید، هستند. این نرم‌افزار‌ها شما را قادر می‌سازند که فاکتورها را برای مشتریان خود صادر کنید. مشتریان شما نیز می‌توانند امکان پرداخت از طریق دستگاه پوز و سایر امکانات مشابه را داشته باشند.
4- تمام هزینه‌های درگیر با قیمتگذاری را در نظر بگیرید.
(خدمات پس از فروش و تمدید سالیانه)
اگر کسب و کار شما گردش موجودی بالایی دارد یا کارمندان زیادی دارید، لازم است که از قابلیت‌های پیچیده‌تر و ویژه شغل خود بهره‌مند شوید. این گونه نرم‌افزار‌ها موجودی شما را به طور مداوم کنترل کرده و به شما کمک میکند که برای خرید خود برنامه‌ریزی کرده و جریان‌های نقدی خود را مدیریت کنید. همچنین می‌توانید چندین سطح قیمتگذاری تعریف نمایید. بنابراین در هنگام خرید نرم‌افزار حسابداری علاوه بر هزینه کلی نرم‌افزار که باید بپردازید، به سایر هزینه‌ها نیز توجه کنید: هزینه‌های تعمیر و نگهداری، پشتیبانی و ارتقا‌های دوره‌ای.
5- اطمینان حاصل کنید که نرم‌افزار حسابداری شما توانایی رشد با کسب و کارتان را دارد.
انعطاف‌پذیری یک عامل کلیدی در هنگام انتخاب نرم‌افزار حسابداری کسب و کار شماست. کسب و کار شما ممکن است در ابتدا محدود و کوچک باشد، اما اگر شما قصد داشته باشید آن را رشد دهید، به نرم‌افزاری نیاز خواهید داشت که بتواند خود را با گردش موجودی بالا و کارمندان و مشتریان بیشتر تطبیق دهد.
دریابید که نرم‌افزار شما ماژول‌های افزایش قابلیت و ارتقا را دارد یا نه زیرا این نکته اهمیت ویژه‌ای دارد. وقتی صحبت از مدیریت مالی است، یک نرم‌افزار حسابداری و مالی خوب می‌تواند در کسب و کار شما تفاوت ایجاد کند.
ویژگی های نرم افزار حسابداری کلیک: https://clickmis.net/features/
برای خواندن توضیحات بصورت خیلی کامل تر و دقیق تر در مورد حسابداری آنلاین می توانید اینجا کلیک کنید.
### پایان خبر رسمی