، تهران , (اخبار رسمی): سیستم‌های مدیریت اسناد، به کسب و کار کمک می کند تا همه فایل‌های کاغذی و دیجیتال خود را در یک مکان مرکزی، که هر کس در محل کارش به آن دسترسی داشته باشد، سازماندهی کند. همچنین این یک چالش برای شرکت‌هایی است که بتوانند با تمام پرونده‌هایی که هر روز در یک کسب و کار تولید میکنند، به کار خود ادامه دهند.
اگر در جستجوی یک سیستم مدیریت اسناد در بازار هستید، یکی از اولین سوالاتی که باید پاسخ دهید اینست که آیا می خواهید سیستم را در داخل سرور(server) کسب و کار خود قرار دهید.
یه گزارش شرکت نرم افزاری یگانه، اگر در جستجوی یک سیستم مدیریت اسناد در بازار هستید، یکی از اولین سوالاتی که باید پاسخ دهید این است که آیا می‌خواهید سیستم را در داخل سرور(server) کسب و کار خود قرار دهید یا آن را در ابر (cloud) میزبانی کنید.
در حالی که هر دو گزینه چارچوبی برای ذخیره و سازماندهی اسناد الکترونیکی را ارائه می‌دهند، اما هر کدام مزایا و معایب خاص خود را دارند.
راهنمای ما به شما کمک میکند تا تفاوت‌های بین سیستم‌های مدیریت اسناد سرور(server) و یا مبتنی بر ابر (cloud)، و همچنین ویژگی‌هایی که آنها را شامل می‌شوند و مزایایی که ارائه می‌دهند، درک کنید. علاوه بر این، راهنمای ما به شما پیشنهاداتی در هنگام انتخاب یک سیستم مدیریت اسناد ارائه میدهد.
یک سیستم مدیریت اسناد چیست؟
سیستم‌های مدیریت اسناد عبارتند از کابینت‌های ثبت الکترونیکی که چارچوبی برای سازماندهی تمام اسناد دیجیتال و کاغذ فراهم میکنند.
این سیستم‌ها در کنار اسکنر‌ها کار میکنند که اسناد کاغذی را به نسخه‌های دیجیتال تبدیل میکنند.
از طریق موتورهای جستجو پیشرفته، سیستم‌های مدیریت اسناد اجازه دسترسی سریع به هر سند یا فایل را می‌دهند.
مواردی که شما میتوانید از این نوع سیستم‌ها استفاده کنید شامل:
- ذخیره انواع مختلف سند، از جمله فایل‌های پردازش متنی، ایمیل‌ها، فایل‌های PDF و صفحات گسترده
- جستجو کل فایل‌های سیستمی با کلمه‌های کلیدی خاص
- محدود کردن دسترسی به اسناد خاص
- نظارت بر اینکه اسناد را چه زمانی چه اشخاصی مشاهده کردند
- ردیابی ویرایشهایی که در اسناد انجام می‌شود
- بازیابی نسخه‌های قبلی اسناد ویرایش شده
- کنترل و تنظیم زمانی که اسناد منقضی شده را می‌توان حذف کرد
- دسترسی، ویرایش و به اشتراک گذاری اسناد از طریق دستگاه‌های تلفن همراه
حسن احمدوند، مدیر عامل شرکت نرم افزاری یگانه، ارائه دهنده راه حل‌های مدیریت اسناد:
این سیستم‌ها به کسب و کار کمک میکند تا همه فایل‌های کاغذی و دیجیتال خود را در یک مکان مرکزی، که هر کس در محل کارش به آن دسترسی داشته باشد، سازماندهی کند.
وی افزود: همچنین این یک چالش برای شرکت‌هایی است که بتوانند با تمام پرونده‌ها و پرونده‌های الکترونیکی که هر روز در یک کسب و کار تولید میکنند، به کار خود ادامه دهند.
به طور کلی به آرامی شروع می‌شود: یک ایمیل در اینجا، یک رسید آن، فاکتورهای دریافتی و مکاتبات مشتری، و قبل از اینکه شما به خودتان بیایید، "شما یک کوه کاغذ خواهید داشت و هیچ راهی برای پیدا کردن اسناد مورد نیاز خود ندارید."
اکنون که می‌دانید سیستم مدیریت اسناد چیست، باید تصمیم بگیرید که کدام نوع سیستم‌های مدیریت اسناد سرور(server) و یا مبتنی بر ابر (cloud) به نیازهای شما بستگی دارد. هر دو سیستم دارای ویژگی‌های مشابه هستند، با این حال آنها دارای چندین تفاوت کلیدی هستند.
در حال جستجو برای یک سیستم مدیریت اسناد برای کسب و کار خودتان هستید؟
اگر به دنبال اطلاعاتی هستید که به شما کمک کند تا انتخاب کنید که چه سیستمی برای شما مناسب است، میتوانید از واحد مشاوره شرکت یگانه استفاده کنید و با شماره‌های 22466748 و 22469490 - 021 تماس حاصل کنید و به صورت رایگان از اطلاعات مختلف بهره‌مند گردید.
### پایان خبر رسمی