، (اخبار رسمی): مدیریت وظایف شامل مدیریت و یکپارچه سازی همه جانبه یک کار و یک اقدام است. توجه به نکات طلایی در مدیریت وظایف بسیار پیشنهاد می شود.چرا که باعث میشود هم حجم کارها تنظیم شود. در نتیجه بازدهی و کارایی اعضا نیز ارتقا می یابد.
توجه به نکات طلایی در مدیریت وظایف به شدت پیشنهاد می شود.چرا که باعث میشود هم حجم کارها تنظیم شود. در نتیجه بازدهی و کارایی اعضا نیز ارتقا می یابد.
یکی از مهم ترین بخش های یک پروژه، مواجه شدن با تسک ها وظایف است. دانستن اینکه کدام وظیفه را به کدام فرد تخصیص دهیم .دانستن اینکه در کدام مرحله از انجام یک وظیفه قرار داریم، چقدر تا به پایان رساندن آن فاصله داریم و آیا در جهت درست انجام وظایف گام برمیداریم بسیار مهم است. پاسخ این سوالات جمع می شود در دو کلمه. " مدیریت وظایف" . در ادامه مطلب می خواهیم پس از آشنا شدن با مدیریت وظایفف نکات طلایی برای این امر را بیان کنیم. پس با ما همراه باشید.
مدیریت وظایف چیست؟
مدیریت وظایف شامل مدیریت و یکپارچه سازی همه جانبه یک کار و یک اقدام است. همه جانبه به این معنا که تمام مراحل بقا یک اقدام و وظیقه را شامل می شود. این چرخه شامل برنامه ریزی، اجرا، آزمون ارزیابی و گزارش دهی می باشد. هر تغییری در پروژه روی تک تک جنبه ها این چرخه تاثیر می گذارد. اگر نتوانیم آن را کنترل و کنیم، دچار زیان خواهیم شد. ابزار های برای مدیریت وظایف به کمک ما می ایند که میتوانیم آنها را در این مسیر به کار بگیریم تا به بهترین نتایج دست پیدا کنیم.
توجه به نکات زیر در مدیریت وظایف بسیار پیشنهاد می شود.چرا که باعث میشود هم حجم کارها تنظیم شود. در نتیجه بازدهی و کارایی اعضا نیز ارتقا می یابد.
تهیه لیست وظایف
یکی از نکات تاثیر گذار، تهیه لیست وظایف است. لیست ها در گذشته به صورت دستی تدوین میشد اما امروزه نرم افزار های مخصوص مدیریت وظایف ابرای این کار انتخاب می شوند. پس لذا سعی کنید تهیه لیست وظایف را به یک عادت تبدیل کنید.
الویت بندی
بسیار پیش آمده که پس از تهیه لیست، با انبوهی از کارها مواجه می شویم که نگاه کردن به آن چیزی جز اضطراب و سردرگمی برای ما نخواهد داشت. پس به سراغ الویت بندی خواهیم رفت. با اولویت بندی وظایف فوری از وظایف کم اهمیت تر جدا می شود تا بر اساس درجه اهمیت و وزن تسک ها، اقدام به انجام آنها شود.
زمان بندی
نکته ای که بعد از الویت بندی باید در نظر گرفت، زمان بندی است. زمان بندی بخش مهمی است که اگر به درستی انجام شود، تیم را بر روی وظایف متمرکز نگه میدارد و از هدر رفتن وقت توسط اعضا تا حد خوبی جلوگیری میکند.
انعطاف پذیری
برای همه ما پیش آمده با رخ دادن اتفاقی، همه برنامه مان دچار اختلال می شود. حال اگر اعضای تیم، برنامه آنها و برنامه وظایفی آنها انعطاف پذیر نباشد،زمان بندی دچار اختلال شده و تلعاتی نیز دارد. مثلا ممکن است اتمام کار با تاخیر مواجه شود و نیز تبعات بیشتری را نیز به همراه داشته باشد.
مدیریت تغییر
گفتیم که با وقوع حوادث غیر مترقبه، زمان بندی آسیب میبیند اما با انعطاف پذیری میتوان آن را تعدیل کرد. اما نکته حائز اهمیت، نحوه ایجاد این تغییر و مدل این انعطاف در برنامه است. مثلا روی آوردن به متدلوژی چابک و در ادامه متد اسکرام می تواند به عنوان یک راه حل ارائه شود.
محول کردن
از دیگر نکات طلایی مدیریت وظایف می توان به محول کردن اشاره کرد. توانایی محول کردن و تفویظ اختیارات، از مهارت هایی است که اکثر مدیران ارشد و میان رده آن را جدی نمی گیرند.همین امر باعث انباشت وظایف و درنتیجه ایجاد فشار و استرس برای اشخاص می شود. به دنبال این اتفاق بهره وری نیز به مرور کم و کمتر می شود. البته باید توجه نمود که خود محول کردن وظایف دارای ریز نکاتی است که رعایت آن به انجام موفق این امر کمک می کند.
داشتن مشارکت
قطعا در فضای امروزی که هم چیز در تیم ها بررسی، اجرا و عملی می شود، مهارت های رفتاری در تیم نیز پر اهمیت می شوند. یک مدیر باید توجه کند که مشارکت در کارهای محول شده باید در اعضا حس رضایت و آرامش ایجاد کند. به آنها حس اعتماد را القا نماید تا افراد خود را جزئی از اهداف اصلی و بخشی از موفقیت به حساب آورند.
صبور بودن
صبر در مدیریت وظایف امری حیاتی است. فراموش نکنید اگر با عجله به سراغ مدیریت وظایف در خود بروید نه تنها پیشرفتی حاصل نمی شود، بلکه مجبور به انجام مجدد وظایف نیز خواهید شد. اگر با انجام تمام نکات گفته شده باز هم پروژه به خوبی پیش نمیرود؛ در این صورت صبور بودن نکته طلایی است.
برقراری ارتباط
برقراری ارتباط را از مهم ترین مهارت ها برای زندگی در جهان امروز به شمار آورد. نکته مهمی است که عموما به آن توجه نمی شود. ارتباط ضعیف نه تنها باعث از بین رفتن تمامی زحمات انجام شده در بخش های قبل میشود بلکه اثرات منفی هم روی مشتری و پروژه خواهد گذاشت.
استفاده از نرم افزار مدیریت وظایف
داشتن ابزار مناسب هر کار، موفقیت در آن کار را با احتمال بیشتری پیش بینی می کند. مدیریت وظایف هم از این دسته به دور نیست. یکی از این نرم افزارها، نرم افزار مدیریت وظایف هدف سنج است. با نرم افزار مدیریت وظایف هدف سنج، هیچ کاری روی زمین نمی ماند.
### پایان خبر رسمی