، (اخبار رسمی): اتوماسیون اداری، یک سامانه اطلاعاتی مبتنی بر کامپیوتر است که وظیفه جمع‌آوری، ذخیره و توزیع مستندات، پیام‌های الکترونیکی و سایر فرم‌های ارتباطات اداری را بین کاربران، گروه‌های کاری و سازمانها بر عهده دارد. این سامانه‌ها، عموماً شامل نرم‌افزارهای پردازش کلمه، تصویربرداری مستندات، تقویم و غیره است.
سیستم های اتوماسیون اداری، با خودکار سازی بسیاری از مکاتبات اداری قادر به صرفه جویی های قابل ملاحظه ای در سازمان می گردند. کاهش مصرف کاغذ، کاهش مراجعه ارباب رجوع و در نتیجه کاهش بسیاری از مشکلات
در عصر جدید، با توجه به پیشرفت تکنولوژی و تسریع کارها، روشهای سنتی نمیتوانند جایی در زندگی جدید داشته باشند. به همین دلیل مدیران برای بهبود سطح مدیریتی و نظارت بهتر بر عملکرد پرسنل و در نتیجه سرعت بخشی کار مراجعه کنندگان به سمت اتوماسیون اداری روی آورده اند.
سیستم های اتوماسیون اداری، با خودکار سازی بسیاری از مکاتبات اداری قادر به صرفه جویی های قابل ملاحظه ای در سازمان می گردند. این صرفه جویی ها می تواند شامل کاهش مصرف کاغذ در سازمان، کاهش مراجعه ارباب رجوع به سازمان و در نتیجه کاهش بسیاری از مشکلات، استفاده درست از نیروها در مکانهایی که واقعا نیاز به حضور آنها باشد، کاهش تجهیزاتی نظیر چاپگر و فکس و … باشد. با خودکار شدن فرآیندها و ثبت لحظه ای اقدامات، از انجام بسیاری از تخلفات احتمالی نیز پیش گیری می شود. با استفاده از این سیستم ها مدیران سازمانها قادر خواهند بود تا بر جزییات فعالیت کارکنان خود نظارت داشته باشند. البته همه این موارد منوط به کامل بودن سیستم و استقرار درست و صحیح آن در سازمان می باشد.
سیستم اتوماسیون اداری چیست؟
اتوماسیون اداری ابزاری است که داده ها را قادر می سازد بدون دخالت و عدم دقت بشر به تنهایی از یک سیستم به سیستم دیگر منتقل شوند. این ابزارها به سازمانها کمک می کنند تا وظایف و فرایندهای روزمره را به طور ایمن جمع آوری ، مدیریت و تجزیه و تحلیل کنند.
البته برای اتوماسیون اداری تعاریف متعددی انجام شده است از جمله:
ویکی پدیا : اتوماسیون اداری به ماشین آلات و نرم افزارهای رایانه ای متنوعی گفته می شود که برای ایجاد دیجیتال ، جمع آوری ، ذخیره ، دستکاری و پخش اطلاعات دفتری مورد نیاز برای انجام کارهای اساسی استفاده می شود. ذخیره سازی داده های خام ، انتقال الکترونیکی و مدیریت اطلاعات کسب و کار الکترونیکی از فعالیت های اساسی سیستم اتوماسیون اداری است. اتوماسیون اداری به بهینه سازی یا خودکارکردن رویه های موجود دفتر کمک می کند.
در ویکی پدیا فارسی به آن خودکارسازی اداری گفته شده و اتوماسیون اداری به مجموعه‌ای از روشهای کاری و نرم‌افزار و سخت‌افزار رایانه گفته شده که برای ذخیره و بازیابی و مبادله اسناد و اطلاعات اداری به کار گرفته می شود.
به‌طورکلی آن چه در ایران از آن به‌عنوان سامانه اتوماسیون اداری یاد می‌شود شکل تکامل‌یافته سیستم دبیرخانه است که برای جایگزین شدن روش دستی ثبت و شماره دهی مکاتبات شامل انواع نامه‌های اداری بکار می رود. امروزه سامانه‌های نرم‌افزاری اتوماسیون اداری در ایران با دید مکانیزه کردن مکاتبات سازمانی شامل گردش فرم‌ها، نامه‌ها و به‌طورکلی اسناد اداری داخل و خارج یک سازمان طراحی‌شده است که در سازمان‌هایی مانند سازمان‌های دولتی و خدماتی، بخش مهمی از فعالیت‌های سازمان محسوب می‌شود.
برخی از فعالیت های اساسی سیستم اتوماسیون اداری
مدیریت داده: سیستم های اتوماسیون اداری اغلب برای ردیابی داده های کوتاه مدت و بلند مدت در حوزه برنامه های مالی، برنامه های تخصیص نیروی کار، هزینه های بازاریابی، خرید موجودی و سایر جنبه های تجارت استفاده می شوند. سیستم‌های مدیریت وظایف یا زمان‌بندی پروژه‌ها و فعالیت‌های مختلف را در دفتر نظارت و کنترل می‌کنند.
ذخیره سازی اطلاعات: اولین فعالیت در اتوماسیون اداری که معمولا شامل سوابق اداری و سایر فرم ها و اسناد دفتر اصلی است.
تبادل داده ها: در حالی که ذخیره سازی و دستکاری داده ها جزء مهمی از یک سیستم اتوماسیون اداری است، تبادل آن اطلاعات نیز به همان اندازه مهم است. انتقال الکترونیکی یک حوزه کاربردی عمومی است که تبادل اطلاعات بین چندین کاربر را برجسته می کند.
مهمترین اجزای اتوماسیون اداری
- موتور گردش کار
- موتور جستجوی اسناد
- موتور مدیریت گزارش‌ها
- اطلاعات پایه
- تنظیمات
1- موتور گردش کار
موتور گردش کار، ابزاری مناسب به‌منظور خودکارسازی فرایندهای سازمانی در به جریان انداختن اسناد و داده‌های سازمانی برای افراد مرتبط، در زمان معین و قابل پیگیری است. مدیریت الکترونیکی فرآیندها امروز تبدیل به یک نیاز مهم در سازمانها شده که این نیاز به واسطه مدل موتور گردش کار مرتفع می‌شود. نکته قابل‌توجه این است که نباید این سامانه را با سامانه‌های مکاتبات اشتباه نمود زیرا سامانه مدیریت گردش کار جز لاینفک و هسته اصلی هر سازمان الکترونیک و سامانه‌های مدیریت منابع انسانی و مالی است.
این موتور جریان ساده‌ای از عملیات یا وظایف است که به‌صورت خودکار و سیستمی به‌عنوان یک امکان جانبی در سامانه اتوماسیون اداری در نظر گرفته می‌شود. این موتور به‌همراه سرویس کارپوشه و همچنین سرویس‌های مورد نیاز برای مدیریت و پایش گردش کارهای در حال اجرا و گزارش‌های مختلف است .
- مهم ترین قابلیت‌های موتور گردش کار
- کاهش حجم گردش کاغذی و دستی اسناد
- کاهش خطاهای انسانی و افزایش صحت و امنیت داده‌های ارجاع شده
- تسهیل و تسریع در ارتباطات اداری و سازمانی
- بهبود مدیریت و افزایش پردازش‌ها و حذف مراحل غیرضروری
- بهبود خدمات ارائه‌شده سازمانی به ارباب‌رجوع
- ایجاد پل ارتباطی بین فرایندهای درون‌سازمانی و برون‌سازمانی
- طراحی نماد‌های قابل‌درک برای تمامی کاربران با استفاده از BPMN جهت پیاده‌سازی فرآیندهای دبیرخانه
- قابلیت توانمندسازی مدیران درجهت تعیین نقش‌ها و دسترسی‌های گوناگون در لایه‌های مختلف سازمان
- پشتیبانی از انواع واکشی پایگاه‌های اطلاعاتی و جداول آنها به‌منظور پیوند آنها
- پشتیبانی از معماری ۳ لایه با امکان تغییر و جایگزینی هر کدام از لایه‌ها در صورت نیاز در موتور گردش کار
- قابلیت غیرفعال و یا فعال کردن یک گردش کار تعریف‌شده یا حتی نمونه‌ای از یک گردش کار در حال اجرا
- پشتیبانی از معماری SOA جهت ارتباط با نرم‌افزارهای دیگر موجود در سازمان
2- موتور جستجوی اسناد
پیکربندی و تنظیم موتور جستجوی پیشرفته به‌منظور تعیین فیلدهای مورد جستجو برای هر نوع سند فرم و یا پیش‌نویس است. این موتور به‌منظور جستجوی پیشرفته اسناد موجود در بایگانی‌های مختلف، دفاتر اندیکاتور، کارپوشه است. با استفاده از این ابزار، جستجوهای هدفمندی بر روی فیلدهای اطلاعاتی نامه‌ها، فرم‌ها، گزارش‌های عملکردی افراد و سازمان مان و دیگر اسناد سازمانی صورت می‌گیرد.
مهم ترین قابلیت‌های موتور جستجوی اسناد
- جستجوی ساده و پیشرفته جهت دسترسی به مدارک و اسناد موجود در زیرسامانه‌های مکاتبات بایگانی و آرشیو اسناد
- جست‌وجوی نامه‌ها، اسناد و فرم‌ها به‌صورت پارامتریک و براساس تمامی فیلدهای اطلاعاتی به‌صورت جداگانه یا ترکیبی از فیلدهای مورد نظر
- جستجوی پیشرفته براساس کلمات مندرج در موضوع و متن پیش‌نویس های ثبت و صدور شده یا نشده
- جستجو براساس نام کاربران و ساختارهای سازمانی
- جستجو براساس شرح نمایه یا کلیدواژه‌های نامه
- جستجو در پوشه‌های شخصی و سازمانی براساس دسترسی‌ها
۳- موتور مدیریت گزارش‌ها
در این موتور، تمامی گزارش‌های روزانه، هفتگی، ماهیانه و سفارشی تهیه می‌شود.
مهم ترین قابلیت‌های موتور مدیریت گزارش‌ها
- گزارشگیری در سطوح مختلف مدیریتی
- تهیه و ارسال گزارش های سفارشی روزانه، هفتگی و ماهانه برای کاربران درخواست کننده
۱-۳ موتور گزارش ساز
موتوری است که گزارش های متفاوتی با فیلترهای مورد نظر، برای انواع سامانه ها (مکاتبات، حسابداری، حقوق و دستمزد و …) ایجاد می کند.
مهم ترین قابلیت‌های موتور گزارش ساز
- طراحی فرم های گزارش سازی مختلف براساس نیاز کاربر
- طراحی گزارش آسان براساس روش ویزاردی و خودکار
- طراحی قالب های خروجی گزارش
- ذخیره سازی الگوهای گزارش جهت استفاده های بعدی
- طراحی پیشرفته گزارش با تمامی امکانات تصویری و نموداری
- طراحی فرمت ورودی/خروجی گزارش ها
- استفاده از موتورهای گردش کار، گزارش ساز پویا و سایر ابزارهای گزارش ساز
- کنترل سطح دسترسی کاربران جهت استفاده از گزارش های طراحی شده
- امکان استفاده از هر نوع تصویر و یا متن مورد نیاز کاربران برای تغییر ظاهری در گزارش های مطابق استانداردهای موجود
- طراحی امکان ذخیره و بازیابی نتایج گزارش ها در محدوده زمانی مورد نظر
۲-۳ سامانه گزارش مدیریتی
سامانه ای که تمامی گزارش های مورد نیاز کاربران را مدیریت می کند.
مهم ترین قابلیت‌های سامانه گزارش مدیریتی
- گزارش گیری براساس نوع، وضعیت( در دست اقدام و یا بدون پاسخ) و سوابق نامه
- گزارش گیری از ارجاعات نامه
- گزارش گیری از عملکرد کاربران
- گزارش گیری از پیش نویس نامه ها، پیام ها و یادداشت ها
- گزارش گیری از میزان مکاتبات انجام شده در واحدهای سازمانی و تعداد نامه های ورودی و خروجی
- مرتب سازی نتایج گزارش ها براساس فیلدهای موجود
۴- اطلاعات پایه
امکان تعریف تمامی اطلاعات پایه مورد نیاز در سامانه اتوماسیون از قبیل فیلدهای طبقه بندی امنیتی(عادی، محرمانه و …) انواع فوریت ها (عادی، فوری، آنی و …)، روش های ارسال و دریافت، انواع روابط فی‌مابین(عطف، پیرو، بازگشت و …)، شرح ارجاع، پاراف ها، وضعیت نامه و فرمت های گوناگون برای شماره سریال و کلید واژگان است.
۵- تنظیمات
با استفاده از تنظیمات می توان برخی از فعالیت های جاری در اتوماسیون اداری را به اختیار خود تعریف نمود. این تنظیمات در دو دسته زیر می تواند تعریف شود:
۵-۱ تنظیمات سیستمی
تنظیماتی که باید توسط مدیر سامانه اعمال شود.
قابلیت های آن
- ذخیره و تغییر تنظیمات مربوط به خاتمه نشست کاربر
- ارائه فهرست کاربران فعال سامانه به همراه تعداد ورود از رایانه شخصی و رایانه های دیگر موجود در سازمان
- ارائه هشدار به هنگام ورود با شناسه کاربری و رمز عبور توسط افراد غیرمجاز
- پشتیبانی از کیبورد فارسی
۵-۲ تنظیمات دبیرخانه ای
تنظیماتی که باید توسط کاربران دبیرخانه به منظور ثبت و ورود اطلاعات مکاتبات تنظیم شود.
قابلیت های آن
- مرتب سازی و اولویت بندی نامه ها براساس ستون های شماره، تاریخ، نوع نامه و غیره
- تعریف پیش فرض های موجود در پنجره ثبت مکاتبات از قبیل نوع نامه، واحد ثبت، نحوه ارسال و دریافت، طبقه بندی و سال پیش فرض در جستجوی سوابق نامه
### پایان خبر رسمی