، تهران , (اخبار رسمی): گاهی سطح فروش یک شرکت رشد می‌کند؛ اما موجودی نقد آن دچار رکود می‌شود. سفارش‌ها بیشتر می‌شوند، تیم‌ها بزرگ‌تر شده و انبار پررفت‌وآمدتر از قبل می‌شود؛ با این حال مدیر هنوز نمی‌داند سود واقعی هر ماه به کجا رفته است؟
گاهی سطح فروش یک شرکت رشد می‌کند؛ اما موجودی نقد آن دچار رکود می‌شود. سفارش‌ها بیشتر می‌شوند، تیم‌ها بزرگ‌تر شده و انبار پررفت‌وآمدتر از قبل می‌شود؛ با این حال مدیر هنوز نمی‌داند سود واقعی هر ماه به کجا رفته است؟ پاسخ همیشه یک مورد واحد و آشکار نیست؛ بلکه عوامل مختلفی ازجمله هزینه‌های پنهان، تخفیف‌های ثبت‌نشده، مغایرت‌های بانکی، مطالبات پیگیری نشده و اطلاعات منقضی می‌توانند در هدررفت و نشتی منابع مالی سازمان تاثیر گذاشته باشند.
نشتی زدایی، همیشه به معنای پیدا کردن مقصر نیست؛ بلکه به رویکردی اشاره دارد که طی آن، صورت مسئله را شناسایی کرده و دست به اقدامات پیشگیرانه می‌زنیم. طی این پروسه، فرایندها را طوری بازطراحی می‌کنیم که اختلاف‌ها زودتر دیده شوند و امکان تکرارشان کمتر شود. برای این کار، هم به نیروی متخصص و قواعد روشن نیاز داریم، هم به ابزاری مانند نرم افزار حسابداری ابری لیام که تصویر مالی سازمان را به‌روز نشان دهد. در این مقاله به شما خواهیم گفت که چگونه بهترین اکوسیستم را برای کنترل مالی و نشتی زدایی اجرا و پیاده‌سازی کنید.
اهمیت کنترل مالی و نشتی زدایی سازمان
کنترل مالی فقط بررسی مانده حساب بانکی نیست؛ بلکه یک مدیر می‌بایست بداند که چه میزان از فروش به وجه نقد تبدیل شده، چه کالاهایی در انبار راکد مانده‌اند، کدام هزینه ها از بودجه فاصله گرفته و آیا برای هر پرداخت، تأیید و مستندات لازم وجود دارد یا نه. وقتی این پرسش‌ها پاسخ روشنی ندارند، سازمان دچار خطای محاسباتی شده و تصمیمات اشتباهی را اتخاذ می‌کند.
یکی از مؤثرترین استراتژی‌ها برای جلوگیری از چنین وضعیتی، داشتن ابزار کنترل و نقشه راه مناسب است. در ادامه به شما خواهیم گفت که چطور با اجرای 4 مرحله ساده، به امور مالی سازمانتان شفافیت کامل ببخشید.
4 مرحله مهم کنترل مالی و نشتی زدایی
نشتی زدایی و شفافیت بخشی به امور مالی یک سازمان با 4 مرحله آغاز می‌شود:
- استخدام و استقرار نیروی متخصص مالی
کنترل مالی یک سازمان بدون استقرار نیروی متخصص عملاً غیرممکن است. معادلات پیچیده سود و زیانی امروزی به نیرویی نیاز دارد که تشخیص دهد چرا حاشیه سود سازمان کاهش یافته، کدام درآمدها در کدام نقاط مصرف شده یا هزینه‌های پنهان از چه نقطه‌ای ایجاد شده‌اند. یک حسابدار متخصص و کارشناس قادر است تا در قبال تمام سؤالات زیر پاسخ‌های شفافی را تدوین کرده و در اختیار مدیران رده بالا قرار دهد:
- سود واقعی ماهانه و فصلی سازمان پس از کسر تمام مخارج دقیقاً چقدر است؟
- علت مغایرت میان مبالغ فروش، موجودی انبار و وجه نقدی که وارد حساب شده چیست؟
- نقدینگی سازمان دقیقاً در چه بخش‌هایی خرج شده و مطالبات شرکت در چه وضعیتی هستند؟
- کدام بخش‌ها بیشترین هزینه و کدام خطوط کاری بیشترین سود را برای شرکت ایجاد ساخته‌اند؟
- آیا شرکت یا سازمان همگام با قواعد مالی و مالیاتی پیش رفته یا از تبصره‌های موجود بهره برده است؟
- یکپارچه سازی جریان داده انبار، فروش و حسابداری
نشتی مالی همیشه از یک تصمیم اشتباه منشأ نمی‌گیرد؛ بلکه چنین مسئله‌ای می‌تواند پیامد یک شبکه ارتباطی اشتباه باشد. این مسئله می‌تواند درنتیجه عدم انتقال به موقع اطلاعات میان بخش‌های انبار، حسابداری و فروش باشد. مثلاً شرایطی را فرض کنید که واحد فروش، سفارش را قطعی می‌داند؛ انبار هنوز خروج کالا را ثبت نکرده و حسابداری منتظر فاکتور نهایی است. طبیعتاً تا وقتی این داده‌ها جدا از هم حرکت کنند، تهیه یک گزارش قابل‌اتکا ممکن نیست.
راه‌حل چنین وضعیتی، تعریف یک مسیر ارتباطی مشخص است: سفارش ثبت شود، موجودی کنترل شود، تحویل تأیید شود، فاکتور صادر شود و اثر مالی آن در حساب‌ها دیده شود.
- شفاف سازی و کنترل سطوح دسترسی (تفکیک وظایف)
همواره میان بخش‌های مختلف سازمان ارتباط معناداری وجود دارد. به طور مثال واحدهای حسابداری، انبار، فروش و مارکتینگ در کنار یکدیگر یک اکوسیستم را تشکیل داده و به صورت پیوسته با یکدیگر در ارتباط هستند. این بدان معناست که اعضای این بخش‌ها می‌بایست به یک‌سری داده‌های مشترک دسترسی یابند. البته این اشراف به این معنا نیست که این افراد باید به اطلاعات حساس سازمان دسترسی داشته باشند.
از این رو هر سازمان پویا در یک برهه زمانی به این نتیجه می‌رسد که به یک سیستم ERP یکپارچه با قابلیت تفکیک دسترسی نیاز دارد. این قبیل سیستم‌های مالی قادر هستند تا برای هریک از کاربران مالی یا نیروهای فروش و بازاریابی سطوح دسترسی متفاوتی را تعیین کرده و اطلاعات مالی را به سطح ایمن‌تری ارتقا بدهند.
- حسابرسی و سندرسی انبارها و معاملات
هر سازمان برای بررسی دقیق وضعیت معاملات، انبارها، هزینه‌ها و درآمدها به یک سیستم مدیریت مالی تخصصی نیاز دارد. شرکت‌های موفق امروزی برای ارتقای شفافیت مالی به سراغ سیستم‌های حسابداری مدرن رفته و از خدمات حسابرسان برون‌سازمانی بهره می‌برند. مهم‌ترین مزایا و پیامدهای اجرای این سیستم عبارتند از:
- کشف سریع مغایرت‌های انبارگردانی و بانکی
- ردیابی تمام اسناد خرید، فروش و تسویه‌حساب‌ها
- حذف خطاهای انسانی در ثبت و تطبیق فاکتورها
- تسریع در فرایند بستن حساب‌های ماهانه و سالانه
- افزایش دقت در محاسبه بهای تمام‌شده کالا و خدمات
- شناسایی به‌موقع انحرافات مالی پیش از تبدیل شدن به بحران
- دسترسی لحظه‌ای به گزارش‌های دقیق موجودی و گردش مالی
- ایجاد مستندات قابل اتکا برای تصمیم‌گیری‌های استراتژیک مدیریتی
نقش نرم افزار حسابداری ابری در طراحی اکوسیستم مالی هوشمند
همانطور که ملاحظه کردید، هر شرکت آینده‌نگر برای داشتن یک اکوسیستم مالی سالم و شفاف، به نرم افزار حسابداری مدرن و تخصصی نیاز پیدا می‌کند. یک نرم افزار حسابداری ابری تخصصی با ارائه امکانات مدرن و امروزی، گزارشات دقیق، دسترسی بسیار آسان، و مجموع قابلیت‌های زیر فرآیند مدیریت مالی را بهبود بخشیده و سلامت سیستم مالی را تضمین می‌کند:
- دسترسی به اطلاعات مالی بدون با انواع سیستم عامل‌ها
- رابط کاربری سریع و کاربرپسند بر پایه تکنولوژی روز
- ورود همزمان بی نهایت کاربر بدون تحمیل هزینه گزاف
- تعریف دقیق و تفکیک سطوح دسترسی برای ارتقای امنیت
- سرعت پایدار و ارائه گزارش آنی از چند سال مالی
- اتصال آسان به سیستم‌های مدیریتی و خدمات پرداخت آنلاین
- بکاپ گیری خودکار اطلاعات مالی و توزیع در دیتاسنترهای امن
این نسل از سیستم‌های حسابداری امکانات و رابط کاربری متفاوتی را در اختیار کاربران قرار داده و با قیمت‌های مختلفی قابل تهیه هستند. از این رو بهتر است پیش از خریداری آن‌ها به نکات مهم زیر توجه داشته باشید.
نکات انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری ابری
هریک از نرم افزارهای بازرگانی، شرکتی، خدماتی، تولیدی و صنفی امکانات متفاوتی را توسعه می‌دهند. از این رو باید باتوجه به ماهیت کسب‌و‌کارتان این سیستم‌ها را انتخاب و تهیه کنید.
نرم افزارهای حسابداری ابری با تعرفه‌های متفاوتی عرضه می‌شوند. لذا بهتر است از توسعه دهنده بخواهید قیمت دقیق و به‌روز نرم افزار را در اختیارتان قرار دهد تا مقایسه بهتری داشته باشید.
- نرم افزارهای حسابداری ابری به دانش مالی و کاربر باتجربه نیاز دارند. لذا کار با آن‌ها برای کاربران بی‌تجربه می‌تواند سردرگم‌کننده باشد.
- برای دریافت خدمات پایدارتر، نرم افزاری را انتخاب کنید که بر روی اینترنت ملی خدمات ارائه کند.
- به سابقه فعالیت و پیشینه قبلی توسعه دهنده دقت کنید.
- قبل از خرید نهایی نرم افزار حسابداری ، سؤالاتتان را یادداشت کرده و با کارشناسان مجموعه موردنظر ارتباط برقرار کنید.
کلام آخر؛
حقیقت این است که هیچ سازمانی به یکباره زیان‌ده نمی‌شود؛ بلکه این مسئله عمدتاً درنتیجه مسائل حساسی مثل انباشت مغایرت‌ها، تأخیر در وصول مطالبات و نبود هماهنگی میان دپارتمان‌ها و نداشتن سیستم مالی حرفه‌ای رخ می‌دهد. برای مبارزه و پیش‌گیری از وقوع چنین وضعیتی می‌بایست به طرف استقرار نرم افزار حسابداری تخصصی و مدرن رفت. ابزاری که بتواند نظارت بر تمام جنبه‌های مالی را سهولت ببخشد. برای ورود به دنیای مدرن حسابداری، همین امروز دمو لیام را بررسی کنید.
نویسنده: نیما مهاجر
کارشناس تولید محتوای تخصصی مالی و حسابداری
### پایان خبر رسمی