، تهران , (اخبار رسمی): هزینه‌های سرسام‌آور دفترهای کار، نیاز به گزینه‌های مجازی را شدت بخشیده است. درست است که بعضی از استارت آپ‌ها به فضایی فیزیکی برای کار نیاز دارند، اما در کل دفتر کار مجازی برای کسب و کار های کوچک در مراحل اولیه کار و برای برخی از کسب و کارها حتی در مراحل بعدی نیز عاقلانه‌ترین گزینه است.
در ازای پرداخت تنها درصدی از هزینه اجاره دفتر کار، خریداری خط تلفن ثابت، استخدام منشی و تهیه تجهیزات اداری به صورت ماهیانه، می‌توانید تمامی این امکانات را با دفتر مجازی کار در اختیار بگیرید.
ناشری را می‌شناسم که به مدت چند سال دفتر کاری در میدان انقلاب داشت. با این که از ناشران مطرح تهران است، پس از چند سال و البته پس از آشنایی با مفهوم دفتر کار مجازی متقاعد شد که عملاً هیچ نیازی به مکانی فیزیکی ندارد و دفتر کار در آن چند سال برایش فقط هزینه داشته است و بس. اما اکنون که با استفاده از خدمات ارتباطی «دفتر شما» کسب و کارش را مجازی کرده، شاید تنها در ازای ۵۵درصد مبلغی که پیش‌تر هزینه می‌کرد، تمام امور ارتباطی کسب و کارش مدیریت می‌شود. بنابراین دفتر مجازی کار برای کسب و کارهای کوچک بهترین و کاربردی‌ترین گزینه است. چون در ازای پرداخت تنها درصدی از هزینه اجاره دفتر کار، خریداری خط تلفن ثابت، استخدام منشی و تهیه تجهیزات اداری به صورت ماهیانه، می‌توانید تمامی این امکانات را با دفتر کار مجازی در اختیار بگیرید.
آیا دفتر مجازی کار استراتژی موفقی است؟
در یک کلام بله. اول این که دفتر کار مجازی برای کسب و کار کوچک شما بسیار مقرون به صرفه است و در مقایسه با تهیه دفتر کار حتی در محله‌ای نه‌چندان باپرستیژ دست‌کم ماهی یک میلیون تومان در هزینه‌های‌تان صرفه‌جویی می‌شود. البته اگر بخواهید در منطقه‌ای باپرستیژ و ساختمانی تر و تمیز دفتر کار بگیرید و منشی نیز استخدام کنید، می‌توانید چند برابر این رقم صرفه‌جویی کنید.
یک نگرانی که ذهن صاحبان کسب و کارهایی را که تاکنون از دفتر مجازی کار استفاده نکرده‌اند به خود مشغول می‌کند این است که نکند اگر کارکنانم بخواهند از خانه کار کنند، از زیر کار در بروند. وقتی در خانه باشند که من هیچ نظارتی روی‌شان ندارم. درست است که هیچ نظارتی روی‌شان ندارید، اما مگر هر کسی که تعداد ساعات بیشتری کار کند، کارمند بهتری است؟ شاید باورتان نشود، اما تجربه ثابت کرده است که کارکنان وقتی از خانه کار می‌کنند، در ازای ساعات کمتر کاری، میزان کار بیشتری انجام می‌دهند.
دلایل موفقیت پدیده دفتر مجازی کار چیست؟
با استفاده از دفتر مجازی کار، نظارت شما به جای این که بر خود شخص کارمند باشد بر نتیجه کار او خواهد بود. برای شما کدام مهم‌تر است؟ این که کارمندتان در روز هشت ساعت پشت میزش باشد یا این که کاری را که به او سپرد اید در مهلت تعیین‌شده تحویل دهد؟ از آن گذشته، استفاده از دفتر مجازی کار به هیچ عنوان به معنای نظارت‌نکردن بر اعضای گروه نیست. بیشتر کسب و کارها این روزها نظارت و هماهنگی میان اعضای تیم را به گروه‌های تلگرامی منتقل کرده‌اند.
مطالعات متعددی ثابت می‌کند که ارتباط با کارکنان و همکاران با تماس تلفنی در کل باعث اتلاف وقت می‌شود. در بیشتر موارد، ارسال یک ایمیل یا پیغام سریع در مقایسه با تماس تلفنی بازدهی بیشتری دارد. از آن گذشته، ارتباط با ایمیل و پیغام کم‌ترین احتمال برداشت نادرست را دارد و همواره می‌توان برای رفع ابهام به متن دریافتی مراجعه کرد.
اهداف دقیق نتایج دقیق به همراه دارد
دفتر مجازی کار برای کسب و کار کوچک شما یک نتیجه دیگر نیز دارد و آن این است که می‌توانید خاطرجمع باشید که همه، برداشت درستی از اهداف کسب و کار دارند. وقتی کارکنان‌تان از طریق دورکاری مشغول باشند، شما با یک برنامه‌ریزی دقیق می‌توانید وظایف هفتگی و حتی ماهیانه مشخصی برای‌شان تعیین کنید. وقتی همه چیز از قبل به طور دقیق برنامه‌ریزی شده باشد، بازدهی بالاتر می‌رود.
اخلاق حرفه‌ای را در کارکنان‌تان تقویت کنید
وقتی به کارکنان‌تان اجازه می‌دهید از خانه وظایف‌شان را انجام دهند، ارادت‌شان به شما و در نتیجه حرف شنوی‌شان از شما بیشتر می‌شود. کارکنانی که از منزل کار می‌کنند به قدری از این امکان شغل خود رضایت دارند که حاضرند با بالا بردن سرعت و کیفیت کار خود شغل خود را حفظ کنند.
در مدل کسب و کار سنتی در دفتر کار، وقتی کاری را به کارمندی محول می‌کنید، اگر آن فرد برخوردار از اصول اخلاقی حرفه‌ای نباشد، تا عقربه کوچک به پنج می‌رسد، فارغ از این‌که آن کار انجام شده یا نه، شال و کلاه می‌کند، انگشت می‌زند و از دفتر خارج می‌شود. اما همین کارمند وقتی از خانه کار می‌کند، دیگر می‌داند که تعداد ساعات کاری‌اش برای شما اهمیتی ندارد. می‌خواهد روزی دو ساعت کار مفید داشته باشد یا هفت ساعت، شما آن کار را سر تاریخ مشخصی، تمام و کمال از او می‌خواهید.
همکاری را میان اعضای تیم‌تان تقویت کنید
شک ندارم حکایت آن پدر را یادتان هست که در بستر مرگ می‌خواهد با چوب خشک روحیه همکاری را در فرزندان خود تقویت کند. آن قدر شنیده‌ایم که تا عمر داریم فراموش نمی‌کنیم. درست است که خود حکایت از فرط تکرار دیگر توی ذوق می‌زند، اما پیام آن تا دنیا باقی است درمورد ما آدمیان صدق می‌کند.
وقتی اعضای یک گروه در راستای هدف مشخصی کار می‌کنند، بی‌برو برگرد به نتایج بهتری دست می‌یابند، حتی اگر از هم دور و تعداد ساعات کارشان کمتر باشد. روحیه کار گروهی چیزی نیست که به حضور اعضا در یک مکان متکی باشد. این روحیه اگر با مدیریت صحیح در اعضا شکل گیرد، اعضا هم‌چون چرخ‌دنده‌هایی خواهند بود که دندانه‌های‌شان در یکدیگر چفت شده است و کل سیستم با نظم زیبایی کار خواهد کرد.
مدیر اگر مدیر باشد، اعضای گروهش هر کجا که باشند وظایف‌شان را مو به مو انجام می‌دهند و خدا آن روز را نیاورد که فردی در رأس گروهی قرار گیرد که فقط رئیس باشد، نه مدیر و رهبر. آن وقت اعضا حتی در یک اتاق هم نمی‌توانند با هم کار کنند و هر کدام ساز ناکوک خود را می‌زنند.
بنابراین ایجاد هماهنگی میان اعضای گروه فقط و فقط به شمای مدیر بستگی دارد. اگر تا این لحظه که این مقاله را می‌خوانید به روش‌های سنتی، مدیریت (بخوانید ریاست) می‌کردید، بدانید که اگر دیر بجنبید، از جریان پر سرعت کسب و کارهای نوین جا می‌مانید. نیروهای خوب جذب تیم‌های خوب با نتایج خوب می‌شوند. اگر هم که تازه کسب و کاری را آغاز کرده‌اید، دفتر مجازی کار برای کسب و کار کوچک شما فرصت بی‌نظیری است تا با حذف هزینه‌های اضافه و سپردن وظایف مدیریت تماس‌ها به نیروهای متخصص، سرمایه و تمرکز خود را بر توسعه کسب و کار و مدیریت صحیح تیم‌تان معطوف کنید.
### پایان خبر رسمی