چگونه هزینه کسب و کارهای کوچک را کاهش دهیم؟

پنج‌شنبه 01/3/05، (اخبار رسمی): راهکارهای افزایش درآمد و کاهش هزینه در شرکت ها چیست؟ راهکارهایی برای کاهش هزینه‌ی شرکت از جمله ترویج استراتژی‌های دورکاری به‌طرز شگفت‌انگیزی در کاهش هزینه ها موثر است

  در اوضاع نابسمان اقتصادی حال حاضر، مدیریت هزینه ها و استفاده از استراتژی‌های کاهش هزینه‌ها برای تداوم فعالیت و بقای کسب و کارهای کوچک و بزرگ امری حیاتی است.

استفاده از فناوری‌های نوین یکی از ابزارهای کاهش هزینه‌ها و بهبود شرایط است. به عنوان مثال استفاده از نرم افزارهای مالی و حسابداری کمک بسزایی در ثبت و مدیریت هزینه ها و تهیه گزارش‌های آماری به منظور تجزیه و تحلیل و حذف هزینه‌های اضافی است. اما در کنار چنین راه‌کارهایی نیاز به تغییر نگرش و زمینه سازی نگرشی در ذهن مدیران و کارکنان سازمان است. در دنیای رقابتی حال حاضر تغییر نگرش سازمانی از  تمرکز به تولید، به تمرکز بر مشتری و مشتری مداری امری ضروری است. در نظر گرفتن نیاز مشتری و ارائه محصول و خدمات متناسب با نیاز مصرف کننده را سرلوحه کار خود قرار دهند.

نحوه به کارگیری منابع موجود و بودجه در ابتدای کار برای توسعه این دست از کسب و کارها اهمیت زیادی دارد به طور عمده عوامل زیادی منجر به کاهش هزینه ها در مجموعه های کاری کوچک میگردد که در ادامه این موارد را با هم بررسی می‌کنیم. در ادامه به بررسی برخی از راه‌کارهای کاهش هزینه‌ها میردازیم.

به کارگیری فناوری های نوین : همانطور که درمقدمه نیز اشاره شد استفاده از فناوری های جدید جهت مکانیزه کردن بسیاری از امور سهم بسزایی در کاهش هزینه های مجموعه‌ها دارد. هرچند پیاده‌سازی چنین راه‌کارهایی هزینه‌هایی به دنبال دارد. قبل از خریداری باید متناسب با نیاز مجموعه و بودجه تعیین شده، به بررسی و ارزیابی گزینه‌های مورد نظر در کاهش هزینه ها پرداخت و انتخاب آگاهانه‌ای داشت.

طور کلی استفاده از ابزار و نرم افزارهای جدید برای تعدیل هزینه‌ها در موارد زیاد با صرف هزینه قابل توجه همراه است اما در طولانی مدت از بسیاری از هزینه های غیرضروری جلوگیری می‌کند. به عنوان مثال خرید دستگاه حضور و غیاب به عنوان راه‌کاری جامع در جهت ثبت و مدیریت تردد‌ها، هرچند هزینه‌هایی را به دنبال دارد. اما در طول زمان با کمک به محاسبه دقیق ساعات کاری پرسنل جهت پرداخت حقوق و دستمزد در کاهش هزینه‌ها موثر است.

به عنوان مثال در یک مجموعه کاری با تهیه دستگاه کنترل تردد به همراه نرم افزار حضور و غیاب  نه تنها هزینه‌ها کاهش یافته، بلکه به افزایش بهره وری نیز کمک بسزایی می‌کند. ذر ادامه به برخی از این موارد اشاره می‌کنیم:

• هزینه‌های مربوط به استخدام چندین نیرو در واحد حسابداری جهت محاسبه حقوق و دستمزد پرسنل
• هزینه های ناشی از پرداخت زیاد یا کم حقوق و مزایای کارمندان
• صرفه جویی بیشتر در زمان مجموعه و صرف زمان های حفظ شده برای اختصاص به سایر کارها
• هزینه مربوط به از دست دادن منابع انسانی به دلیلی خطا در محاسبات حقوق و دستمزد

بسیاری از نرم افزارهای حضور و غیاب مورد استفاده برای دستگاه‌های ساعت‌زنی، دارای قابلیت اتصال به نرم افزار حقوق و دستمزد هستند. بنابراین براحتی داده‌های تردد پرسنل از روی دستگاه به نرم افزار حقوق و دستمزد منتقل شده و در کمترین زمان ممکن میزان دریافتی هر پرسنل بر اساس فرمول‌های تعریف شده بدست خواهد آمد. به دلیل مکانیزه بودن کلیه امور و عدم خطای انسانی، میزان اشتباه در محاسبات به حداقل رسیده و در نهایت منجر به افزایش رضایت پرسنل می‌شود. همچنین نرم افزارهای مالی و حسابداری نیز قابلیت محاسبه حقوق و دستمزد پرسنل را دارند. به عنوان مثال در نرم افزار حسابداری هوشمند علاوه بر امکان تعریف فرمول محاسبه حقوق، امکان تهیه لیست بیمه و مالیات نیز در نظر گرفته شده که به طور چشم‌گیری در کاهش وظایف واحد منابع انسانی موثر است.

استفاده از خطوط تلفن مجازی یا VoIP  و حذف خطوط سنتی نیز نقش عمده ای در کاهش هزینه های یک سازمان دارد.

حذف بایگانی سنتی و کاغذ

نه تنها در کسب و کارهای کوچک بلکه در تمام سازمان‌ها حذف کاغذ و استفاده از بایگانی دیجیتال تاثیر چشم‌گیری در کاهش هزینه‌ها دارد. به کارگیری فناوری‌های نوین جهت مکانیزه کردن امور اداری و ثبت داده ها و اسناد به جای دفاتر و پرونده ها در بایگانی سنتی نه تنها در منجر به کاهش هزینه مصرف کاغذ، بلکه در وقت نیز صرفه جویی می‌کند. به عنوان مثال استفاده از کاتالوگ‎های دیجتال توسط ویزیتورها یکی از بهترین راه‌کارها برای کاهش مصرف کاغذ است. زیرا کاتالوگ‌های کاغذی در طول زمان مستهلک شده و نیاز به جایگزین دارند، در حالی که کاتالوگ دیجیتال اینگونه نیست. به همین دلیل در نرم افزار پخش و فروش مویرگی هوشمند، گزینه کاتالوگ دیجیتال برای ویزیتورها در نظر گرفته شده است. این موارد تنها گوشه کوچکی از جایگزینی فناوری نوین به جای کاغذ است.

  اولویت قراردادن تبلیغات: استفاده از تبلیغات به منظور آگاهی برند و جذب مخاطب، نه تنها برای کسب و کارهای تازه کار بلکه برای همه کسب‌و‌کارها ضروری است. هرگز به تبلیغات به عنوان هزینه نگاه نکنید، زیرا تا وقتی برندف محصول و خدمات شما شناخته شده بماند، مخاطبی نخواهید داشت. استفاده از تبلیغات آنلاین به نسبت تبلیغات آفلاین هزینه‌های کمتری به دنبال خواهد داشت. بنابراین داشتن یک وب‌سایت، یک صفحه در شبکه‌های اجتماعی و... جایگزین مناسبی برای تبلیغاتی همچون بیلبوردهای محیطی، تیزرهای تلوزیونی و... هزینه‌های کمتری به دنبال خواهد داشت.

دورکاری

استفاده از نیروهای دورکار یا برون‌سپاری برخی از موارد نیز از جمله راه‌کارهای کاهش هزینه در مجموعه‌های کاری است. این روش بخصوص در کسب و کارهای نوپا بسیار کارآمد است.

سرمایه گذاری بر روی مشتریان: همانند تبلیغات که در آغاز راه اندازی کسب و کارها سعی دارند تا با صرف هزینه مشتریان جدید بدست بیاورند باید برای حفظ و وفادارسازی آنها نیز هزینه هایی در نظر بگیرند . بدیهی است که این هزینه ها را با راهکارهای مناسب میتوان تا حد زیادی کنترل کنیم اما به هیچ عنوان نمیتوان آنها را حذف کرد و برای یک کسب و کاری که به تازگی فعالیت خود را شروع کرده است باید سرمایه گذاری روی مشتریان بالقوه در اولویت های نخست باشد. این موضوع در کسب و کارهای فروشگاهی که به تازگی افتتاح شده اند بسیار کاربردی خواهد بود.

امروزه نرم افزارها و افزونه های زیادی به بازار عرضه شده اند که با قیمت مناسب میتوانیم آنها را تهیه کنیم و با آنالیز رفتار مخاطبان به راحتی نیازهای جدید انها را پاسخ دهیم و آنها را به مشتریان وفادار تبدیل کنیم.

استخدام نیرو انسانی مجرب: استخدام و آموزش نیروهای جدید در هر سازمان هزینه های زیادی دارد. در سازمان های بزرگ، واحد منابع انسانی با انجام مصاحبه دقیق و بررسی اهداف شخص از کار در سازمان، امکان استخدام نیرو مطابق با اهداف و برنامه های سازمان برنامه ریزی فراهم می‌کند. به همین جهت از دست دادن هر نیرو برابر با از دست دادن هزینه های زیاد است. برای تمام کسب و کارهایی که به تازگی روی کار آمده اند بسیار اهمیت دارد که در ابتدا برای استخدام نیروهای خود دقت کافی داشته باشند این امر میتواند نقش زیادی در کاهش هزینه های کسب و کارهای کوچک داشته باشد.

### پایان خبر رسمی