راهنمای خرید نرم افزار CRM

شنبه 01/4/25، (اخبار رسمی): نرم افزار CRM مخصوص مدیریت فروش و پاسخگوی نیاز های مشتریان است. همچنین میزان وفاداری و رضایت مشتریان را افزایش می‌دهد و به وسیله ذخیره و نگهداری اطلاعات مشتریان و سرنخ‌های احتمالی، کمک می‌کند تا در بخش فروش کالا و خدمات خود رشد و پیشرفت موثری داشته باشید.

نرم افزار CRM مخصوص مدیریت فروش و پاسخگوی نیاز های مشتریان می باشد.

در این مقاله قصد داریم توضیحاتی درباره خرید نرم افزار CRM در اختیارتان قرار دهیم. این نرم افزار مخصوص مدیریت فروش و ارتباط موثر با مشتریان است و سبب رضایت مشتریان و سود دهی بالاتر می گردد که در ادامه به توضیح کامل در این موضوع پرداخته ایم. خواهشمندیم تا پایان مقاله همراه ما باشید.

نرم افزار CRM چیست؟

نرم افزار CRM از واژه CRM SOFTWARE که مخفف Customer Relationship Management Software است، گرفته شده و به معنای نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری است. این نرم افزار دارای مجموعه ای از ابزار هاست که با گردآوری و یکپارچه سازی اطلاعات مشتریان، سازمان را در درک و بررسی بهتر مشتریان آگاه می سازد. شناسایی مشتریان موجب حفظ، پرورش و جذب آن ها برای تصمیم گیری های تجاری و سودآوری بیشتری می شود.

این نرم افزار به پردازش تجزیه و تحلیل اطلاعات مشتریان می پردازد، بدین وسیله سازمان‌ها مشتریان را طبق انتظارات خود، مطابق با سابقه همکاری با سازمان، میزان وفا داری مشتریان و ... طبقه بندی و مورد توجه قرار می دهند. مشتریان به دنبال سازمان هایی هستند که پاسخگوی کالا و خدماتشان مورد نیازشان باشد، بنابراین بر سازمان ها واجب است از نرم افزارCRM استفاده کنند.

واجب است که قبل تهیه و استفاده از نرم افزار ها در مرحله اول اطلاعات نرم افزار مورد توجه خود را بررسی کنید، سپس آن را تهیه کنید. در ادامه به برخی از مزایا و معایب نرم افزار CRM اشاره کرده ایم.

مزایای نرم افزار CRM:

ایجاد پایگاه داده مرکزی در سازمان فروش: این نرم افزار به سازمان فروش این امکان را می دهد که تمامی اطلاعات مربوط به مشتریان در هر بازه زمانی در یک پایگاه داده مرکزی ذخیره و نگهداری کند. با استفاده از نرم افزار CRM به آسانی و با سرعت بالایی می توانید به این اطلاعات دسترسی پیدا کنید و آن ها را در یک جا مدیریت کتید، همچنین به کارشناسان فروش کمک بسیاری در انجام امور خود می کند.

مدیریت کلیه معاملات و ارتباطات احتمالی با مشتریان: معاملات و ارتباطات داخلی و خارجی ( کارشناس فروش با مشتری احتمالی )، می توانید از طریق نرم افزار CRM مدیریت کنید. یعنی نرم افزار به کارشناس فروش کمک میکند با توجه به سفارشات و نیاز های قبلی مشتریان ، زمان احتمالی مراجعه یک مشتری را تعیین کنند تا نگران رسیدگی به موقع خدمات مشتریان نباشند.

ورود اتوماتیک اطلاعات: با وارد کردن اطلاعات اولیه دیگر نیازی نیست برای وارد کردن ایمیل، تاریخ جلسات و ... وقت بگذارید، چرا که این اطلاعات به صورت اتوماتیک ثبت می شوند. برای مثال کارشناسان فروش تمام معاملات تا مرحه ای که در آن قرار دارند را در نرم افزار وارد می کنند، نرم افزار بقیه مراحل که شامل جمع بندی، طبقه بندی، وزن بندی را انجام می دهد.

پیگیری یادآوری مشتریان احتمالی: این نرم افزار کمک می کند تا فعالیت ها و درخواست های مشتریان احتمالی را مشخص کنید و چه زمانی به پیگیری مشتریان احتمالی بپردازید. کارشناسان فروش باید تماس ها و پیام های ارسالی خود را در زمانی انجام دهند که تبدیل سر نخ های احتمالی به مشتری موثر تر باشد.

سازماندهی داده های مخاطبین: تمامی اطلاعات مخاطبین به طور مداوم در نرم افزار وجود دارد و قابل جست و جو است. این نرم افزار به کارشناسان فروش این امکان را می دهد، تمامی اطلاعات مخاطبین اعم از تماس ها و ارتباطات الکترونیکی آن ها را رد یابی و ثبت کنند.

تقسیم بندی مشتریان: در این نرم افزار مشتریان را با معیار های خاصی دسته بندی می کنند. برای مثال کارشناسان فروش برای مدیریت و خدمات رسانی بهتر مشتریان، مشتریان را بر حسب مکان، اندازه شرکت، نوع سفارش, مرحله معامله دسته بندی می کند.

گزارش فروش: این نرم افزار قابلیت این را دارد که داده های مشتریان احتمالی را به صورت گزارش در داشبورد فروش جمع آوری کنید. کارشناسان فروش می توانند با تحلیل و بررسی آن ها، ارتباطات و معاملات خود را به طور بهتری مدیریت کنند، روند کاری سازمان را بهبود ببخشند و میزان درآمد و سودهی سازمان را کنترل کنند.

پیش بینی خودکار عملکرد فروش: مهم ترین عامل برای پیشرفت و موفقیت یک سازمان، توانایی برنامه ریزی و تصمیم گیری عاقلانه است. با توجه به اطلاعات و داده های ثبت شده در این نرم افزار می توانید درآمد ماهانه و سالانه را بدست آورید. با توجه به این درآمد ها، کارشناسان فروش روند کاری خود را محاسبه می کنند تا ببینند کدام فعالیت سودآور تر است تا از آن برای پیش بینی خودکار و سرنخ های احتمالی استفاده کنند.

مقباس بندی به مرور فرآیند های فروش: همانطور که در بالا اشاره کردیم این نرم افزار به کارشناسان فروش این امکان را می دهد که در هر زمان، مشتریان عادی، مشتریان احتمالی و سر نخ ها را ردیابی کنند و فعالیت هایی چون تماس ها، پیام های و موارد دیگر مشتریان را بررسی کنند. سپس با توجه به نرم افزار CRM به بررسی این که کدام عوامل در رشد فرآیند های فروش کسب و کارشان بیشتر موثر بوده، مقیاس بندی می کنند.

تسهیل ارتباطات تیمی: ارتباطات موثر در میان کارشناسان فروش سازمان ها با استفاده از نرم افزار CRM تسهیل می شود. این ارتباطات برای هماهنگی و همکاری کارشناسان فروش در ارتباط با مشتریان و برای رسیدن به سهمیه است.

بی نیاز از تعویض نرم افزار در اثر رشد و پیشرفت سازمان: یکی از مزیت های اصلی این نرم افزار این است که با پیشرفت و دگرگونی سازمان، قابلیت های نرم افزار CRM نیز رشد و تغییر می کند. با زیاد شدن تعداد سر نخ های احتمالی برای سازماندهی سازمان، ثبت تمامی معاملات انجام شده و اطلاعات مشتریان، این نرم افزار در سازمان باقی می ماند. همچنین این نرم افزار می تواند به طور همزمان با پشرفت شما به بقیه اعضای تیم فروش نیز برای رشد کمک کند.

انجام اتوماتیک عملیات اداری: این نرم افزار توانایی این را دارد که بسیاری از امور شما را به طور اتوماتیک انجام دهد تا موجب شود مدیران و مسئولان سازمان وقت و انرژی خود را صرف کار های دیگری کنند. عملیات اداری به طور مستقیم بر روی درآمد سازمان موثر واقع نمی شود اما برای برنامه ریزی های کارشناسان فروش پر اهمیت است.

معایب نرم افزار CRM:

پر هزینه بودن: قیمت نرم افزارهای CRM بسته به نوع فعالیت سازمان ها متفاوت است. برخی از مسخه هایش بسیار پر هزینه هستند و برای کسب و کارهای کوچک مناسب نیست.

آموزش: نرم افزار crm دارای طراحی پیچیده ای است بنابراین برای کار کردن با این نرم افزار واجب است آموزشهای لازم را ببینید. برای یادگیری این آموزش ها نیاز به به وقت و هزینه زیادی دارید.

مسائل امنیتی: یک عیبی که همگی نرم‌افزار دارند این است به طور قاطعانه نمی توان گفت که از امنیت برخوردار است بلکه به وسیله منابع مخرب و هکرها امنیت آنان در خطر است.

عدم دخالت انسان: با وارد کردن اطلاعات اولیه نرم‌افزار به طور آن اطلاعات را تجزیه و تحلیل و بررسی می کند و بطور خودکار ارتباط کارشناسان فروش و مشتریان را مدیریت می کند و دیگر نیازی به دخالت نیروی انسانی ندارد.

دسترسی شخص ثالث: اطلاعات موجود در نرم‌افزار ‏crm می تواند به وسیله افراد دیگر مورد دستیابی و سوء استفاده گردد. سازمان های میزبان وب داده های crm را به شخص ثالث می دهند، ممکن است اطلاعات مشتریان به اشتباه به آنها داده شود و سبب زیان مشتریان گردد.

پشتیبانی فنی: پشتیبانی این نرم‌افزار به دو صورت است : سازمان ها می توانند کسانی را استخدام کنند که نرم افزار CRM را به خوبی بلد هستند یا به واسطه مراکز خدماتی، از راه حل های آن ها استفاده کنند.

پاک شدن احتمالی داده از پایگاه های داده: تهیه نسخه پشتیبان از اطلاعات خط و داده ها بسیار واجب است اگر سیستم ما به طور مداوم از نرم‌افزار پشتیبانی نکند سبب پاک شدن احتمالی داده ها می گردد.

اصول اولیه انتخاب نرم افزار CRM

تمامی کسب و کار ها برای مدیریت و فروش بهتر نیاز به نرم افزار CRM دارند و باید با آگاهی کامل به خرید نرم افزار مورد نیازشان اقدام کنند. شناخت اطلاعات نرم افزار به خریداران کمک می کند که در انتخاب دچار اشتباه نشوند تا موجب زیان آنان نگردد. اصول اولیه خرید نرم افزار CRM به شرح زیر است:

شفاف سازی اهداف: کارایی هر نسخه از نرم افزار CRM با دیگری فرق دارد. شما برای خرید این نرم افزار ابتدا باید نیاز خود را دانسته و بدانید این نرم افزار برای کدام بخش از سازمان مورد نیاز است سپس برای خرید آن اقدام کنید.

آموزش های لازم به کارکنان: تغییراتی که این نرم افزار در سازمان به وجود می آورد بسیار پیچیده است، بنابراین نیاز است در سازمان افرادی را استخدام کنید که با این نرم افزار وتغییرات آن آشنایی کافی را داشته باشند. همچنین مدیران می توانند قبل از تغییرات آموزش های لازم را به کارکنان یاد دهند تا توانایی های پرسنل برای مواجه با نرم افزار توسعه یابد.

شناخت کافی از انواع CRM: شناخت کافی سبب می شود که درست ترین نرم افزار را انتخاب کنید. نرم افزار CRMبه دو صورت، نرم افزار تحت کلود(Cloud based) و نرم افزاری(all premise) است. این دو نرم افزار دارای مزایا و معایب است که با شناخت آن ها می توانید بهترین انتخاب را داشته باشد.

کلام آخر

در این مقاله به بررسی نرم افزار CRM پرداختیم و دریافتیم که این نرم افزار مخصوص مدیریت فروش بوده و پاسخگوی نیاز های مشتریان است. همچنین میزان وفاداری و رضایت مشتریان را افزایش می دهد و به وسیله ذخیره و نگهداری اطلاعات مشتریان و سر نخ های احتمالی، کمک می کند تا در بخش فروش کالا و خدمات خود رشد و پیشرفت موثری داشته باشید.

از شما کمال تشکر را داریم که تا پایان این مقاله همراه ما بودید. لطفا نظرات خود را به صورت کامنت قرار دهید.

منبع: حسابدارا.

### پایان خبر رسمی