، (اخبار رسمی): مدیران شرکت‌ها و سازمان‌ها به تنهایی از پس تمام کارهای اداری خود برنمی‌آیند. به همین دلیل افرادی را بعنوان منشی یا مسئول دفتری استخدام میکنند. با این کار علاوه بر نظم دادن به امور خود و کمتر کردن چالش‌ها و مشکلات مربوط به وظایف خود در حیطه مدیریت شرکت، بخشی از کارهای خود را نیز به آنان محول میکنند.
از آنجایی که مدیران شرکت‌ها و سازمان‌ها در راس شرکت‌ها یا سازمان‌ها قرار دارند، مسئولیت‌های بسیار متعدد و پیچیده‌ای دارند. به همین دلیل مدیران شرکت‌ها و سازمان‌ها به تنهایی از پس تمام کارهای اداری خود برنمی‌آیند. به همین دلیل مدیران مجبور هستند افرادی را تحت عنوان منشی یا مسئول دفتری در شرکت یا سازمان خود به کار بگیرند. با این کار علاوه بر نظم دادن به امور خود و کمتر کردن چالش‌ها و مشکلات مربوط به وظایف خود در حیطه مدیریت شرکت، بخشی از کارهای خود را نیز به آنان محول میکنند.
در ادامه این مقاله در خصوص انواع کارهای دفتری و اداری، تفاوت‌های شغل منشی گری و مسئول دفتری، وظایف منشی‌ها و مسئولین دفاتر شرکت‌ها صحبت خواهیم کرد. در نهایت نیز بهترین دوره برای آموزش کارهای دفتری را برای افرادی که قصد ورود به این مشاغل را دارند یا اینکه دوست دارند مهارت‌های خود را ارتقا دهند، معرفی خواهیم کرد.
منظور از انجام امور دفتری در سازمان‌ها چیست؟
در تمامی شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ و کوچک، استخدام اشخاصی برای رسیدگی به امور دفتری و اداری یا بایگانی کردن اسناد و پرونده‌های مراجعه کنندگان الزامی است. مسئول دفتری معمولاً برای انجام این چنین کارهایی در سازمان استخدام می‌شود و نقش بسیار مهمی در نظم دادن به قرارهای ملاقات، دسته بندی پرونده‌ها، ثبت دقیق مشخصات ارباب رجوع و … دارد.
مسئول دفتر یا منشی شرکت به عنوان قلب تپنده یک شرکت یا سازمان به حساب می‌آید و نقش کلیدی، مهم و حیاتی را در پیشبرد اهداف شرکت مورد نظر دارد. زیرا این افراد در سازمان‌ها وظیفه به انجام رساندن امور دفتری و اداری را برعهده دارند.
البته برخلاف باور عموم مردم کار مسئول دفتری با منشی گری تفاوت‌هایی دارد که در ادامه مقاله به این موضوع نیز اشاره خواهیم کرد. امور دفتری و اداری شامل برنامه ریزی، مدیریت زمان، هماهنگی و ساماندهی تمامی امور دفتری و اداری سازمان می‌شود. در ادامه این مقاله انواع امور دفتری و اداری سازمان‌ها و شرکت‌ها را ذکر خواهیم کرد.
انواع کارهای دفتری و اداری
یک شخص به عنوان کارمند امور اداری باید بتواند از عهده مسئولیت‌ها و وظایف خود بربیاید. برخی از این کارهای دفتری و اداری که برعهده کارمندان اداری است شامل تایپ سریع و جمع آوری و طبقه بندی اسناد، پاسخگویی به تماس‌ها و ارباب رجوع، وارد کردن اطلاعات و ثبت سوابق شرکت است.
کارهای دفتری و اداری فقط در این کارها خلاصه نمی‌شوند. ما در ادامه در بخش وظایف منشی و مسئول دفتر دیگر کارهای دفتری و اداری را ذکر خواهیم کرد تا علاوه بر اینکه بیشتر با تفاوت پوزیشن شغلی منشی و مسئول دفتر آشنا شوید، متوجه شوید که هر کدام از این کارهای دفتری و اداری بر عهده منشی است یا مسئول دفتر.
تفاوت شغل منشی گری و مسئول دفتری
منشی و مسئول دفتر دو پست مهم و حیاتی در شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف هستند که از نظر ساختاری شباهت‌های بسیاری با هم دارند. بنابراین به خاطر همین شباهت‌ها چه قصد ورود به شغل منشی گری را داشته باشید و چه مسئول دفتری، می‌توانید برای آموزش امور اداری و دفتری در یک دوره جامع و کامل مسئول دفتری (منشی گری) شرکت کنید.
درست است که این دو شغل از نظر ساختاری به یکدیگر شبیه هستند اما تفاوت‌هایی هم بین آن‌ها وجود دارد. از نمونه متن قرارداد استخدام منشی و مسئول دفتر گرفته تا برخی از وظایف و مسئولیت‌ها و حتی ویژگی‌ها و مهارت‌های لازم و ضروری برای ورود به این پست‌ها، می‌توانند شامل تفاوت‌های منشی و مسئول دفتر در هر شرکت و سازمانی باشند.
منشی شخصی است که به نوعی قرار است ارتباط دهنده و واسطه بین همه مسئولیت‌ها و کارمندان در یک شرکت یا سازمان باشد. همیشه اولین ارتباط میان مراجعین با هر شرکت و سازمانی توسط منشی شرکت برقرار می‌شود.
اما مسئول دفتر تمام وظایف و مسئولیت‌های منشی را نه برای کل شرکت بلکه برای مسائل و امور مربوط به مدیرعامل شرکت را برعهده دارد. البته برای سازمان‌ها و شرکت‌های کوچک اغلب یکی از دو پست مسئول دفتر یا منشی مدنظر قرار می‌گیرد. اما برای شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگی که مدیران آن ارتباط‌های خاصی با ارباب رجوع دارند ممکن است مدیریت و زمان بندی قرار ملاقات‌ها و امور روزمره شرکت کمی پیچیده باشد. به همین دلیل مسئول دفتر این وظایف و مسئولیت‌ها را به عهده می‌گیرد.
وظایف منشی
مهمترین وظایف و مسئولیت‌های یک منشی در شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف شامل امور دفتری و اداری زیر است:
- پاسخ دادن به تماس‌های دریافتی شرکت و راهنمایی اشخاص پشت تلفن به بهترین شکل ممکن
- برنامه ریزی و مدیریت قرار جلسات سازمان چه برای اعضا و کارمندان داخلی و چه برای قرارهای خارجی
- برنامه ریزی و مدیریت روزانه کارهای شرکت یا سازمان
- دریافت و پاسخگویی به ایمیل‌ها و فکس‌های شرکت
- پاسخگویی به ارباب رجوع با خوش رویی
- کنترل ورود و خروج‌های افراد مختلف به شرکت
- اعلان مسئولیت‌ها و وظایف به کارکنان شرکت از طرف مدیریت شرکت
وظایف مسئول دفتر
برخی از وظایف منشی‌ها و مسئولان دفتری مشابهه هم هستند. اما به طور کلی وظایف و مسئولیت‌های مسئول دفتر شامل موارد زیر است:
- مدیریت زمان قرار ملاقات‌های مدیران شرکت
- برنامه ریزی و مشخص کردن زمان بازدیدها و حضور در گردهمایی‌ها یا سفرهای کاری
- تهیه بلیط و مدارک مورد نیاز برای سفرهای کاری
- بایگانی اسناد محرمانه و انجام امور مربوط به پیام‌ها و نامه‌های محرمانه و خصوصی شرکت
- برنامه ریزی و مدیریت جلساتی که مدیرعامل نیز در آن‌ها حضور دارد.
- پاسخگویی به تماس‌های خصوصی به دفتر مدیران سازمان
- دریافت و ارسال ایمیل‌ها و فکس‌های خصوصی و محرمانه مدیران شرکت
- پاسخگویی به ارباب رجوع کنترل ورود و خروج‌ها به داخل دفتر مدیرعامل شرکت یا سازمان
- بررسی و دسته بندی گزارش‌ها و نامه‌های رسیده از بیرون و یا سایر قسمت‌های شرکت به دفتر مدیرعامل
- یادآوری کردن قرار ملاقات‌های سایرین با مدیرعامل شرکت
- پیگیری و به انجام رساندن دستورات صادر شده از سمت مدیران شرکت
دوره مسئول دفتری
برای یادگیری امور اداری و برای اینکه بتوانید به شکلی کاملاً اصولی و حرفه‌ای این کارها را به انجام برسانید باید در دوره مسئول دفتری و منشی گری شرکت کنید. به این شکل می‌توانید اطلاعات و مهارت‌های مورد نیاز برای این شغل‌ها را آموزش ببینید و در کار خود به یک متخصص کاملا حرفه‌ای تبدیل شوید.
در یک دوره خوب و حرفه‌ای مسئول دفتری و منشی گری باید مباحث زیر به طور کامل تدریس شود.
مهارت‌های عمومی مسئول دفتری:
- شرح شغل و جایگاه
- رزومه نویسی و جستجوی کار
- فن بیان، زبان بدن و اتیکت شخص
- مدیریت استرس
مهارت‌های مالی و نرم افزاری مسئول دفتری یا منشی گری:
- تایپ سریع و حرفه‌ای
- نرم افزارهای ارتباط سازمانی
- ابزارهای گوگل و جستجوی آنلاین
- آشنایی مقدماتی با اصول حسابداری و مالی
مهارت‌های تخصصی مسئول دفتری:
- تکنیک‌های موثر پاسخگویی
- مدیریت زمان و برنامه ریزی
- مدیریت جلسات اصول مکاتبات اداری و گزارش نویسی
- اصول عقد قرارداد
- امور دبیرخانه، اصول بایگانی و مدیریت اسناد
در دوره مسئول دفتری برنادل تمامی این مباحث از 0 تا 100 مسئو دفتری آموزش داده می‌شود و در قالب سه سطح به طور کامل برای دانش پذیران عزیز در اسپات پلیر ارائه می‌شود. بنابراین با شرکت در این دوره جامع می‌توانید تمام مهارت‌های عمومی و تخصصی مرتبط با شغل مسئول دفتری یا منشی گری را به راحتی بیاموزید.
ویژگی‌های دوره مسئول دفتری برنادل
در صورتی که شما در دوره مسئول دفتری (منشی گری) برنادل شرکت کنید می‌توانید آپدیت دوره‌ها را به صورت کاملا رایگان دریافت کنید. یعنی شما می‌توانید یک بار برای این دوره هزینه کنید و مطالب و اطلاعات به روز شده این دوره را نیز به طور مداوم به صورت رایگان دریافت کنید.
مباحث و سرفصل‌های این دوره مطابق با آخرین نیازهای بازار کار است و در بستر اسپات پلیر ضبط شده است. بنابراین شما می‌توانید بدون اینکه محدودیتی در زمان و مکان داشته باشید، در هر کجا که بودید و در هر زمانی که خواستید ویدیوهای این دوره را تماشا کنید.
شما با شرکت در این دوره می‌توانید از مجموعه برنادل مدرک فنی حرفه‌ای خود را نیز دریافت کنید. حتی می‌توانید هزینه این دوره‌ها را به صورت اقساطی پرداخت کنید.
مخاطبان دوره مسئول دفتری (منشی گری) شامل مسئولین دفاتر، کارمندان اداری و منشی‌ها می‌شود. البته مدیران داخلی هم می‌توانند از مباحث این دوره جامع و کامل بهره‌مند شوند.
جمع بندی نهایی
در هر شرکت و سازمانی حضور یک منشی یا مسئول دفتری و یا حضور هر دو بسته به بزرگ یا کوچک بودن شرکت مورد نظر، واجب است. اگر قصد ورود به این مشاغل را دارید باید بدانید وظایف یک مسئول دفتری یا یک منشی شامل طیف گسترده‌ای از کارهای اداری و فعالیت‌های دفتری می‌شود. بنابراین کسب مهارت‌های مختلف و یادگیری امور دفتری و اداری برای ورود به این مشاغل از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است.
دوره آموزش مسئول دفتری (منشی گری) برنادل دوره‌ای بسیار کامل، جامع و کاربردی است که به طور ویژه مطابق با این موقعیت شغلی و بر اساس نیاز بازار کار طراحی شده است. شما با شرکت در این دوره و با دریافت مدرک فنی حرفه‌ای خود مسلماً خواهید توانست در هر شرکت و سازمانی که نیازمند منشی یا مسئول دفتری هستند، استخدام شوید. حتی اگر در حال حاضر در این مشاغل مشغول به کار هستید، می‌توانید با شرکت در این دوره به مهارت‌ها و دانش خود در این زمینه بیافزایید.
### پایان خبر رسمی