، تهران , (اخبار رسمی): نرم‌افزار خرید امروزه با وجود فضای رقابتی شدید، رمز موفقیت هر سازمانی در کنار خرید مناسب محصولات و پاسخگویی منعطف به نیاز مشتریان است. در هر سازمانی در تهیه کالای مورد نیاز سازمان خرید و تدارکات نقش مهمی دارد.
اگر می‌خواهید تدارکاتی بی‌نقص و گزارش‌های دقیق از خرید داشته باشید، نرم‌افزار خرید و تدارکات داخلی آرین سیستم بهترین انتخاب است.
به گزارش آرین سیستم خرید به صورت مکانیزه کردن فرآیند خرید و تدارکات طراحی شده است. اطلاعات کافی در باره موجودی محصولات، لزوم نرم‌افزار حسابداری خرید داخلی را برای برآورده‌کردن به‌موقع درخواست و سفارش کالا به شرکت‌های مختلف، بیش از بیش با اهمیت‌تر می‌کند. نرم‌افزار خرید داخلی به مدیران کمک می‌کند به منظور تامین به موقع کالا با بهترین کیفیت و مناسب‌ترین هزینه، خرید به‌موقع برای شرکت داشته باشند.
حسابداری و مراحل اجرایی خرید داخلی کالا
موسسات بازرگانی با هدف کسب سود و تهیه مواد اولیه تولید به معاملات خرید داخلی کالا اشتغال دارند و معمولاً تغییری در شکل و محتوای اجناسی که خریداری می‌کنند یا می‌فروشند ایجاد نمی‌کنند. در ثبت و محاسبه حسابداری خرید داخلی در نرم‌افزار خرید باید حساب خرید، حساب برگشت از خرید و تخفیفات و همچنین حساب تخفیفات نقدی خرید را در نظر گرفت. در ادامه خرید کالا باید مراحل اجرایی لازم را بررسی کرد.
از نظر تشریفات سازمان‌های دولتی، نحوه تهیه و تدارک کالا تابع قوانین معاملات دولتی و رعایت آن الزامی است. اما اجرای آن در بخش خصوصی لزومی ندارد. اما اولین مرحله‌ای که باید برای خرید داخلی در نظر گرفت، درخواست کالاست که در سیستم انبارداری باید فرم تکمیل و به واحد تدارکات ارسال شود. فرم درخواست خرید کالا در صورت موجودنبودن کالای مورد نظر در انبار و رسیدن میزان موجودی به حد سفارش تهیه میشود.
طبقه‌بندی و شماره‌گذاری حسابداری خرید
موسسات برای ثبت رویدادهای مالی خود بعد از انجام خرید و تدارکات داخلی بر مبنای نوع فعالیت، حجم و نوع اطلاعات مورد نیاز حساب را به پنج گروه زیر تقسیم می‌کنند:
- گروه دارایی‌ها
- گروه بدهی‌ها
- گروه سرمایه
- گروه درآمدها
- گروه هزینه‌ها
انواع فرم سفارش خرید
- فرم درخواست کالا
- سند رسید انبار
- سند حواله انبار
- فرم سفارش خرید کالا و …
نرم‌افزار خرید و تدارکات داخلی
برای محاسبه قیمت تمام‌شده کالای تولیدشده یا کنترل جریان داخلی و خارجی خرید کالا، سیستم تدارکات داخلی کاربرد گسترده‌ای دارد. نرم‌افزار تدارک داخلی از طریق برقراری ارتباط با سایر سیستم‌های انبار و حسابداری، قابلیت محاسبه، پیگیری و صدور سند مالی را دارد. همچنین با استفاده از تهیه نرم‌افزار خرید، مشتریان می‌توانند با خیالی آسوده ثبت و کنترل فرآیند درخواست خرید را تا تکمیل عملیات خرید و انتقال قیمت فاکتور خرید در نرم‌افزار خرید پیگیری کنند و مطمئن باشند تمام اقلام درخواست‌شده در موعد مقرر خریداری میشود و با مشاهده گزارش‌های مناسبی که در سیستم نرم‌افزار خرید پیاد‌ه‌سازی میشود، تحویل واحد درخواست‌کننده میشود.
ویژگی‌های نرم‌افزار خرید و تدارکات
- بررسی درخواست کالا
- گزارش کنترلی ارتباطات فاکتور خرید و وارده انبار نرم‌افزار خرید
- ثبت برآورد قیمت و میزان تغییرات مجاز در درخواست کالا
- تعیین مراحل مختلف تایید درخواست‌ها و سایر اسناد قابل ثبت در سیستم نرم‌افزار خرید
امکانات نرم‌افزار حسابداری خرید داخلی
در تمامی موسسات، نرم‌افزار خرید و تدارکات تغذیه‌کننده سایر بخشهای تولید، فروش و پروژه‌های در جریان ساخت است که با ارتباط مناسب با سایر بخش‌ها ، کالا را به موقع تامین و تمام مراحل را در بخش مالی و انبار تنظیم و مشخص می‌کند. نرم‌افزار خرید داخلی از بخشهای خرید و فروش و انبار تشکیل شده است. صدور فاکتور خرید بخش اصلی نرم‌افزار خرید و تدارکات است.
- تعریف کدینگ کالا به صورت عددی و رشته‌ای
- اختصاص درصد تخفیف ثابت در فرم سفارش خرید
- تعریف واحد سنجش و تبدیل واحدهای مختلف نرخ ارز
- ارتباط کامل سیستم انبار با نرم‌افزار تدارکات
- ثبت پیش فاکتور، فاکتور خرید برای مدیریت خرید
- امکان تعریف فرمول محاسبه قیمت در نرم‌افزار خرید و سفارشی‌کردن نرم‌افزار حسابداری خرید داخلی در هنگام خرید نرم‌افزار
- گزارش‌های نرم‌افزار حسابداری خرید سهام به صورت نموداری
شرح وظایف مامور خرید
- خرید اقلام مورد نیاز مرکز
- بررسی و کسب اطلاعات جامع در خصوص نیازها
- مسئول تعیین منبع خرید
- مسئول بررسی قیمت و شرایط خرید و دریافت ضمانت‌نامه ها و سایر موارد خرید
- شناسایی و مشخص‌کردن حایگزینی مناسب برای عرضه کالا و خدمات
چه نکاتی را باید در خرید نرم‌افزار خرید و تدارکات داخلی در نظر بگیرید
از آن جایی که برنامه‌ریزی برای تهیه و تامین کالا فعالیتی پیچیده و زمان‌بر است، نرم‌افزار خرید و تدارکات داخلی با رعایت قوانین و استانداردهای موجود، بروز خطا و سردرگمی را در فرآیند محاسبه‌های مالی و پیش‌بینی‌های اقتصادی به حداقل می‌رساند. اما با توجه به اهمیت این فرآیند قبل از خرید نرم‌افزار خرید داخلی باید یک سری از نکات برای نتیجه بهتر از راه‌اندازی نرم‌افزار خرید داخلی را در سازمان در نظر بگیرید.
دارای قابلیت گروه‌بندی ارائه‌کنندگان خدمات و کالا
نرم‌افزار خرید و تدارک داخلی باید امکان گروه‌بندی تامین‌کنندگان کالا بر اساس خدمات و کالایی که مورد نیاز واحد تدارکات است و آنچه را که فروشنده، تولید یا ارائه می‌کند، داشته باشد. با این امکان شما به راحتی می‌توانید با توجه به کالای موردنیاز انبار و دسترسی به اشخاصی که این کالا را ارائه می‌کنند و همچنین سوابق فروشنده، کالای خود را سفارش دهید. با کدگذاری کالای طبقه‌بندی‌شده نیز می‌توان گزارش آماری از موجودی آن برای ارسال به سفارش‌دهنده کالا یا درخواست از تامین‌کننده کالا داشته باشید.
به طور کلی طبقه‌بندی کالا باعث جمع‌آوری اطلاعات به صورت خلاصه، یکنواخت و استاندارد میشود و برنامه‌ریزی کنترل، گروه‌بندی موجودی انبار، باعث افزایش عملیات انبار و سفارش کالا میشود.
تهیه گزارش کالا
در نرم‌افزار خرید داخلی باید قسمتی برای نگهداری اطلاعات رسیدها و حواله‌ها پس از ثبت وجود داشته باشد که به راحتی بتوان به آن دسترسی پیدا کرد و از طریق اطلاعات ثبت‌شده انواع گزارش‌های کالا را مشاهده کرد. به طور مثال به تفکیک شعبه، گزارش‌های کالا قابلیت دسترسی به گزارش‌گیری و اصلاح را داراست.
روش ثبت و ارزیابی موجودی کالا
در زمان خرید نرم‌افزار تدارک خرید داخلی باید بر اساس روش ارزیابی موجودی کالا که در سازمان خود می‌تواند بر اساس روش FIFO یا LIFO باشد نرم‌افزار را تهیه کنید. بعضی از انواع نرم‌افزار خرید داخلی هر دو روش FIFO و LIFO را پشتیبانی می‌کنند و برخی به طور مثال فقط با روش FIFO محاسبات خود را ثبت می‌کنند. یعنی با روش FIFO فروش بر اساس ترتیب مصرف و تاریخ کالاست و ابتدا کالاهایی فروخته میشود که زودتر خریداری یا تولید شده‌اند.
انطباق با نرم‌افزارهای OFFICE
بهتر است نرم‌افزار خرید داخلی قابلیت ثبت و ارسال گزارش‌های خرید و فروش و سفارش را در سایر نرم‌افزارهای آفیس از جمله Excel , Word PDF , Rich text format , Tab-Separated text داشته باشد تا بتوان به شکل‌های مختلف گزارش‌های آماری را تهیه و بر اساس آن تصمیم‌گیری کرد و اقدامات لازم را انجام داد.
امکان ارتباط با سایر سیستم‌ها
نرم‌افزار خرید داخلی باید امکان ارتباط با دیگر سیستم‌ها همچون سیستم انبار، فروش و تولید را داشته باشد تا بتواند به راحتی درخواست‌های خرید هر واحد را دریافت و پاسخگو باشد. قابلیت ارتباط با سایر سیستم‌ها باعث تسهیل اجرای سفارش‌های برون‌سازمانی و پیش‌بینی کالاهای مورد نیاز هر کدام از واحدها میشود.
خرید نرم‌افزار خرید و تدارکات داخلی آرین سیستم
هر سازمان، ارگان یا شرکت‌های تولیدی و خدماتی برای رفع نیازهای خود نیاز به تامین و تدارکات دارند. در بعضی از این سازمان‌ها گاها یک فرد یا یک واحد و یک تیم مسئول تدارکات و مامور انجام این کارهاست. با توجه به اینکه حجم اسناد و فاکتورها و گزارش‌ها برای تدارکات زیاد است، کنترل آنها به روش سنتی بسیار پر اشتباه و ارائه گزارش‌ها نیز ناقص است. نرم‌افزار خرید و تدارکات به بازار عرضه شد تا این مشکلات را از بین ببرد و تدارکات را مدرن کند.
اگر می‌خواهید تدارکاتی بی‌نقص و گزارش‌های دقیق از خرید داشته باشید، نرم‌افزار خرید و تدارکات داخلی آرین سیستم بهترین انتخاب است که برای درخواست دمو و خرید نرم‌افزار خرید و تدارکات آرین سیستم باید به وب‌سایت رسمی این شرکت به نشانی www.ariansystem.net مراجعه کنید.
### پایان خبر رسمی