، تهران , (اخبار رسمی): بهبود فرآیند کسب و کار یا Business Process Improvement که به اختصار BPI نامیده می‌شود روشی برای مبارزه با تکرار در فرآیندها است. تکرار فرآیندها در یک سازمان سبب تاخیر در انجام پروژه، دلسرد شدن کارمندان و مسلما کاهش تولید خواهد شد.
برای شروع بهبود فرآیندها در کسب‌و‌کار ابتدا باید نیازهای تجاری یک فرایند را مشخص کنید. سپس بهتر است با بکارگیری تکنولوژی، موانع موجود را از میان بردارید. از مهمترین مزایای بهبود فرایند کاهش اتلاف زمان و هزینه، افزایش بازده عملکردی، استفاده بهینه‌تر از منابع موجود و افزایش اشتراک‌گذاری ایده‌ها است.
به نوعی می‌توان BPI را به هرس کردن درختان تشبیه کرد. با قطع شاخ و برگ‌های اضاف، درخت زیباتر شده؛ ضمن اینکه به رشد بیشتر آن نیز کمک خواهد کرد. BPI نیز بخش‌های مفید یک فرایند که امکان افزایش استعداد در آینده را دارند شناسایی کرده و زمینه رشد آنها را فراهم می‌کند. در عین حال برخی از فرآیندها را فیلتر می‌کند تا به طور کلی کیفیت فرآیند افزایش یابد.
وظیفه بهبود فرایند کسب و کار چیست؟
بهبود فرایند یا BPI سعی در رفع نیازهای بازار و تکمیل اهداف تجاری با کمترین اتلاف برای کسب و کار شما دارد. اساس بهبود فرایند مقایسه است. در نتیجه هر آنچه که قابل اندازه‌گیری است؛ قابل بهبود بخشیدن است. از BPI عموما جهت نظم‌دهی به کمبودهای موجود در یک فرآیند یا سیستم استفاده می‌شود تا بتواند فرآیندها به میزان بیشتری با اهداف سازمان هماهنگ کند.
BPI به نوعی مدیریت تغییر است. جهت پیاده‌سازی موفق بهبود فرآیند در یک پروژه باید ابتدا جهت مشخصی تعیین شود. با استفاده از بهبود فرآیندها در چرخه مدیریت فرایند کسب‌و‌کار شاهد موارد زیر خواهید بود:
- تبدیل گام‌های ترتیبی به گام‌های موازی برای کاهش زمان انجام فرآیند
- تبدیل گام‌های تاییدی به هشدارهای تاییدی برای فرآیندهایی که به خوبی در حال انجام هستند
- آوردن روند اتوماتیک سازی به فرم داده‌ها تا فیلدهای کمتری به تکمیل احتیاج داشته باشند
- کاهش و حذف امور تکراری
- اضافه کردن شاخه‌های جانبی به موارد خاص برای همگام سازی آنها
- اضافه کردن مراحل برای هماهنگی افراد جدید و ساختار تیم
- اضافه کردن مراحل تاییدی برای مطمئن شدن از کیفیت
- مخفی کردن فیلدهای غیرضروری از بعضی افراد
یکپارچه سازی فرآیند با دیگر نرم افزارها برای تشکیل خودکار پوشه‌ها، اضافه کردن دستور به صفحات گسترده، اضافه کردن وقایع تقویمی و زمان دار، اضافه کردن ورودی‌های ژورنالی
قوانین دستیابی به BPI موفق در سازمان
- جهت‌دهی به فرایندهای موجود، موقعیت نقش آنها در سازمان
- شناسایی روشهای هماهنگی فرآیندهای تجزیه شده با اهداف سازمان
- تشخیص تاثیر خروجی‌های بهبودیافته بر ارزش دهی به عملیات‌های اصلی و عملی
- شناسایی و برنامه‌ریزی مجدد برای منابع موجود مانند: زیرساخت‌های فناوری اطلاعات، نیروی انسانی، سیستم‌ها و منابع دیگر جهت دستیابی به BPI اثربخش
- تعیین نقشه مسیر ساده فرایندها جهت حل مسائل دشوار و جهت دهی صحیح به فرایندها
تفاوت BPI و BPR چیست؟
عموما مباحث ارتقا فرایند تجاری (BPI) با بازمهندسی فرایندهای تجاری (BPR) اشتباه گرفته می‌شود. این دو مفهوم در برخی مباحث با همدیگر هم‌پوشانی داشته ولی در روش اجرا متفاوت هستند. به طورکلی همه این مفاهیم بر به حداقل‌رسانی اتلاف در فرآیندهای زیرمجموعه‌ای و افزایش بازده تمرکز دارند. از روشهای BPR می‌توان به Six Sigma، Continuous Improvement ، TQM اشاره کرد.
BPR به فرآیندهایی اطلاق می‌شود که به پیاده‌سازی‌های عظیم مثل بازطراحی یک فرآیند برای دستیابی به نتایج بسیار خوب احتیاج دارد. BPI برای تمام فرآیندهایی مناسب است که به تغییرات مهم احتیاج دارند، اما بدون از بین بردن ماهیت اصلی آن و کم‌وبیش با سرکردن با همان منابع به کار می‌روند.
اگر بخواهیم به صورت آماری نیز این دو مقوله را با یکدیگر مقایسه کنیم خوب است بدانید که با اعمال BPR در فرایند تغییرات بسیاری در حدود ۸۰ الی ۹۰ درصد ممکن است روی دهد. در حالی‌که تغییرات به وجود آمده با اعمال BPI در حد ۱۰ تا ۳۰ درصد خواهد بود. بطورکل BPI و BPR فرآیندهای موازی و کمک کننده به یکدیگر هستند تا به هدفی قابل سازماندهی مشترک برسند.
مزایای استفاده از بهبود فرایند کسب و کار
بهبود فرایند کسب و کار در واقع تکمیل کننده BPM است. BPI باید بعنوان قسمتی ثابت در مدیریت استراتژی فرآیندهای تجاری استفاده شود. با به کارگیری بهبود فرایندها، در سازمان شاهد تغییرات زیر خواهیم بود:
- بهبود بازدهی
- مدیریت کیفیت
- بهبود عملکرد و نمود فرایند
- مدیریت هزینه
- مدیریت موثر منابع
- کاهش زمان در گردش بودن فرایند
کلام آخر: استفاده از بهبود فرایند در کسب و کار راهی مطمئن برای ایده‌آل نگه داشتن فرآیندها است. عموماً هر فرآیندی احتیاج دارد که هر چندماه یکبار، بازبینی گردد. BPI را به عنوان هسته نظام خود نظر گرفته تا سبب افزایش عملکرد فرایندهای سازمان با بازده بیشتر باشد.
دوره آموزشی بهبود فرایندها در آکادمی فراگستر به صورت آنلاین و حضوری برگزار می‌شود. جهت اطلاع از زمان‌های برگزاری دوره و دانلود کاتالوگ آموزشی به سایت آکادمی فراگستر مراجعه کنید.
### پایان خبر رسمی