، اصفهان , (اخبار رسمی): اشتباهی که برخی از کارفرمایان در کسب‌وکارهای کوچک مرتکب می‌شوند این است که برای ردیابی حضور و غیاب کارمندان خود از روش‌های بسیار ساده و کلاسیک استفاده می‌کنند. این کارفرمایان نمی‌دانند که در کسب‌وکارهای کوچک و با تعداد کارکنان کم نیز امکان اشتباه در کنترل تردد، حقوق و دستمزد کارمندان و… وجود دارد.
اشتباهی که برخی از کارفرمایان در کسب‌وکارهای کوچک مرتکب می‌شوند این است که برای ردیابی حضور و غیاب کارمندان خود از روش‌های بسیار ساده و کلاسیک استفاده می‌کنند. این کارفرمایان نمی‌دانند که در کسب‌وکارهای کوچک و با تعداد کارکنان کم نیز امکان اشتباه در کنترل تردد، حقوق و دستمزد کارمندان و… وجود دارد. بنابراین در کسب‌وکارهای کوچک هم باید از یک دستگاه حضور و غیاب مناسب استفاده شود.
ویژگی‌های مهم یک دستگاه حضور و غیاب باید شامل موارد زیر باشد: به سادگی قابل استفاده باشد، قابل ادغام و سازگاری با نرم افزار حقوق و دستمزد باشد و مقیاس‌پذیر باشد. بنابراین قبل از انتخاب بهترین دستگاه کنترل تردد، باید با ویژگی‌های قابل انتظار از آن‌ها آشنا بود.
مزایای یک دستگاه حضور و غیاب چیست؟
سیستم حضور و غیاب زمان دقیق حضور یا عدم حضور کارکنان را ثبت می‌کند. این موضوع از زیان‌های مالی بسیاری پیش‌گیری می‌کند. با رشد هر چه بیشتر کسبوکار، مزیت کنترل تردد بیش از پیش نمود پیدا خواهد کرد. مزایای دیگر دستگاه حضور و غیاب به صورت زیر خلاصه می‌شود:
– ساده‌سازی وظایف اداری رایج
– داشتن ترمینال‌های چندگانه
– مقیاس‌پذیر بودن برای کسب‌وکارهای کوچک در حال رشد
– ماژول‌های متنوع نرم افزاری در دسترس
– قابلیت سلف سرویس برای کارکنان
- ساده‌سازی وظایف اداری
امروزه بسیاری از روش‌های کلاسیک انجام وظایف اداری، قابل انجام با سیستم‌های الکترونیک هستند. می‌توان با یک دستگاه حضور و غیاب مناسب بسیاری از وظایف نیروی انسانی را ساده‌سازی کرد و کاهش داد. در نتیجه علاوه بر صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌ها، نیروی انسانی هم بر کارهای مهم‌تر متمرکز خواهند شد.
همچنین این دستگاه می‌تواند کارهایی از قبیل ثبت مرخصی‌ها، تعویض زمان مرخصی‌ها، رد و یا قبول درخواست مرخصی، ارزیابی عملکرد کارکنان و… را نیز به عهده بگیرد.
ترمینال‌های چندگانه در دستگاه حضور و غیاب
در کسب و کارهای کوچک با تعداد کارمندان کمتر، نوع ترمینالی که برای حضور و غیاب کارکنان استفاده می‌شود اهمیت نسبتا کمتری دارد. اما باید در نظر داشت که با رشد کسبوکار ترمینال‌های دقیق‌تری برای کنترل حضور و غیاب کارکنان نیاز است.
به طور مثال اگر از ترمینال موبایلی استفاده می‌شود؛ روشی برای حصول اطمینان از انجام درست وظایف کارکنان در خارج از شرکت، نیاز است.
از طرفی، دستگاه حضور و غیاب بیومتریک در کسب‌وکارهای بزرگ و با تعداد بالای کارمندان، بسیار مفید خواهد بود. در این گونه کسب‌وکارها سرعت بالا بسیار مهم است که دستگاه بیومتریک حضور و غیاب به خوبی از عهده آن بر می‌آید.
در نتیجه برای انتخاب نوع دستگاه نباید محدود به زمان حال و شرایط فعلی کسب و کار بود. قطعا بهترین انتخاب با نگاهی بر آینده انجام می‌شود. به طور مثال اگر سازمان دارای کارکنان خارج از شرکت (دورکاری) زیادی است، استفاده از آپشن‌های موبایلی مناسب است.
مقیاس‌پذیر بودن برای کسب‌وکارهای کوچک در حال رشد
دستگاهی که انتخاب می‌شود باید مقیاس‌پذیر باشد. زیرا نمی‌توان با پیشرفت و گسترش کسب و کار، نوع دستگاه را نیز تغییر داد و مجبور به پیاده‌سازی یک سیستم جدید شد. یک سیستم مقیاس‌پذیر، سیستمی است که برای ۱۰ کارمند یا برای 10 هزار کارمند، کارایی مناسب و یکسان داشته باشد.
ماژول‌های نرم افزاری متنوع در دسترس
دستگاه حضور و غیاب ابزاری بسیار کارآمد برای کنترل دقیق ساعات کار و ثبت کارت ساعت کارکنان است. اما ماژول‌های متنوع دیگر هم می‌تواند در این دستگاه باشد و در گسترش کسبوکار تأثیرگذار باشند؛ مانند:
-مدیریت حضور و غیاب
-مدیریت پرسنل بر حسب وظیفه مربوطه
-قابلیت سلف سرویس برای کارکنان
یک ماژول دیگر برای مدیریت مناسب یک کسب و کار در حال رشد، قابلیت سلف سرویس کارکنان در دستگاه حضور و غیاب است. زمانی که تعداد کارکنان بیشتر می‌شود، بخش منابع انسانی هم با درخواست‌های بیشتری روبه رو خواهند شد. ماژول سلف‌سرویس امکان دسترسی کارکنان به لیست وظایف خود را می‌دهد. در این صورت آن‌ها می‌توانند بدون نیاز به یک کارمند منابع انسانی و یا مدیر، درخواست‌های خود را به صورت الکترونیکی ثبت کنند.
پس از اسال درخواست، کارمندان منتظر دریافت پاسخ برای درخواست خود خواهند بود. این پاسخ‌ها به صورت ایمیل و یا هشدار در سیستم آن‌ها قابل مشاهده است. این یکی از مزایای مهم اتوماسیون حضور و غیاب است که توسط دستگاه مربوطه انجام می‌شود و اکثر اقدامات بیهوده را حذف می‌کند.
### پایان خبر رسمی