، تهران , (اخبار رسمی): مهمترین مسئله برای هر مدیر موفقی ایجاد یک مجموعه منظم و پویاست، مجموعه‌ای که هرکدام از اعضای آن بدانند که چه وظایفی دارند و چگونه باید آنها را انجام دهند. پس برای رسیدن به این مهم باید ازهمین لحظه، به فکر تغییر روش‌ها و فرآیندهای انجام کار با نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری مدرن در کسب و کارتان باشید.
«عادت کرده ایم»، « تازه بعد از چندین سال با این نرم افزار اتوماسیون اداری سازگار شدیم»، «اگر نرم افزار تغییر کند اطلاعات قبلی و سابقه مستندات چه می‌شود؟»، « سال‌هاست به همین روال درخواست‌های مشتریان و ارباب رجوع را پاسخ دادیم و روزهای کاری را پشت سرگذاشته ایم»و... جملاتی که بهانه ای شده تا مدیران کسب و کارها به تغییرات کوچک و بزرگ که به پشتوانه کسب تکنولوژی‌های جدید باعث رشد آنها می‌شود فکر نکنند.
تغییر کردن سخت است، چون اگر تغییر وجود نداشت مدیریت کار ساده‌ای بود.
اما از آنجا که تغییر، تنها راهی است که به کمک آن می‌توان آینده را چه به‌عنوان یک شخص و چه به‌عنوان یک کسب وکار موفق در دست گرفت، باید پذیرای تغییر بوده و عناصر مثبت آن را در سازمان و به ویژه تیم‌های کاری توسعه داد.
متاسفانه باید بگوییم که هیچ بازه زمانی مشخصی برای بروزرسانی یا تغییر نرم افزار اتوماسیون اداری فعلی در سازمان‌ها وجود ندارد. هنگامی‌که ایجاد تغییراتی در فرآیندهای جاری و فعلی، منجر به سوداوری بیشتر و پاسخگوی نیاز مجموعه و مشتریان نباشد، اینجاست که شما بعنوان صاحب کسب و کارتان ضروری است برای تغییر نرم افزار برنامه ریزی و تصمیم بگیرید.
در این مقاله به مهم ترین دلایلی که نشان می‌دهد، در کسب و کارتان برای دستیابی به مزیت محوری میان رقبا، باید به فکر تغییر نرم افزار اتوماسیون اداری فعلی تان باشید نگاهی می‌اندازیم.
1- نیاز دارید به صورت تیمی‌روی پروژه‌ها، اسناد و فایل‌هایتان کار کنید.
اغلب در بخش‌هایی از سازمان نیاز است تا افراد به صورت تیمی‌و اشتراکی بر روی یک سند از نوع /word Excel/PowerPoint کار کنند.
به طور معمول با استفاده از بسترهای داخلی شبکه، ایمیل، فلش مموری و ... فایل یا سند بین اعضاء به اشتراک گذاشته می‌شود، که خب قطعا اینگونه اشتراک گذاری باعث بروز مشکلاتی همچون: تولید ورژن‌های مختلف از فایل، عدم امکان همزمان کار بر روی اسناد بین اعضاء (با هر بار استفاده، مدام باید فایل را ببندید تا دیگری باز کند...) و عدم امکان به گردش در آوردن و ارجاع بین اعضاء گروه و ... می‌شود.
به نظر شما اگر یک سیستم اتوماسیون اداری وجود داشته باشد که امکان کار گروهی روی هرگونه سند نظیر word, excel, PowerPoint را برای اعضاء یک تیم به صورت اشتراکی با حفظ سوابق و بدون نیاز به دانلود و آپلود فایل‌ها و امکان به گردش دراوردن و ارجاع فایل همانند یک نامه را برای کاربرانش فراهم کند، چقدر برای اعضا تیم خوشایند است؟
2- حجم انبوهی از داده‌ها دارید که با جستجوی ساده و یاحتی پیشرفته هم نمیتوانید سریع به اسناد دسترسی پیدا کنید.
حتما تا حالا برایتان پیش آمده که اطلاعات بسیار کم و ناچیزی از یک نامه در ذهنتان داشته باشید و بخواهید آن را در اتوماسیون اداری جستجو کنید، ولی با هر موضوع و کلیدواژه‌ای که یادتان میآید جستجو می‌کنید فایده نداشته و نتوانستید به سرعت نامه موردنظر را پیدا کنید....! چرا؟ چون احتمالا کلیدواژه یا موضوعی که شما به دنبال آن هستید در فیلدهای موضوعی نامه درج نشده و یا کلمه موردنظر با غلط املایی در سیستم ثبت شده، یاحتی ممکن است عین کلمات در ذهن شما نباشد و با واژه‌های مترادف آن جستجو می‌کنید و ....
قطعا در این زمان، اگر یک جستجوگر سریع مشابه گوگل، در سیستم اتوماسیون اداری وجود داشته باشد که بصورت معنایی و هوشمند با دقت بالا و سریع بتواند عملیات سرچ را در کل داده‌های سیستم از جمله داخل کارتابل، پوشه‌ها، بایگانی و .... انجام دهد این به نفع شما خواهد بود.
چون اینگونه جستجوی معنایی صددر صد به شما کمک خواهد کرد که بتوانید از میان میلیونها سند ثبت شده، در کوتاهترین زمان جستجو به اسناد موردنظر دسترسی داشته باشید. دقیقا تجربه‌ای همانند گوگل که در کسری از ثانیه از میان میلیون ها داده، بهترین و نزدیک ترین محتوا، تصاویر و عباراتی که متناسب با سرچ کاربر است را نشان می‌دهد.
3- برای استفاده از اتوماسیون اداری، نمی‌خواهید هیچ برنامه یا افزونه جانبی سمت کلاینت کاربرانتان نصب شود حتی برای استفاده از اسکنر و Word و...
دیگر زمان آن گذشته که برای استفاده از برخی قابلیتها در نرم افزار اتوماسیون اداری نظیر نمایش نامه‌ها در word، ارتباط با اسکنر، فکس و .... برنامه یا افزونه جانبی در سمت کلاینت کاربر نصب کنید. یا حتی برای استفاده از اتوماسیون محدود به استفاده از مرورگرهای خاص شوید. باید یک نرم افزار اتوماسیون اداری به معنای واقعی تحت وب داشته باشید.
یکی از مشکلاتی که اغلب کارشناسان IT با آن درگیر هستند نصب نرم افزارهای جانبی بر روی کامپیوتر هریک از کاربران به جهت نمایش نامه، استفاده از اسکنر، فکس و ... در اتوماسیون اداری است.
اتوماسیون اداری فراگستر، علاوه بر این که با تمام مرورگرهای رایج مانند Internet Explorer , Chrome , Firefox , Safari به طور 100 درصد سازگار است، نیاز به نصب هیچ گونه افزونه یا نرم‌افزار جانبی نیز بر روی مرورگر یا سیستم عامل کاربران ندارید.
4- نیاز به نسخه موبایلی دارید که روی گوشی همراهتان تنها با یک مرورگر به اتوماسیون اداری وصل شوید و درگیر دانلود و نصب اپلیکیشن نشوید!
کاربران اغلب بخاطر محدودیت حافظه‌های تلفن همراه از اینکه مجبور هستند اپلیکیشن اتوماسیون اداری را برای انجام امور مکاتبات خود در خارج از سازمان، نصب کنند یا اینکه مدام نرم افزار را بروزرسانی (Update) کنند، ناراضی هستند.
و از طرفی دیگر سرعت، راحتی، رابط کاربری مناسب برای دسترسی سریع به اطلاعات داخل اتوماسیون اداری در هر مکان و زمانی حتی با یک اینترنت معمولی بر روی هر یک از پلتفرم‌های اندروید یا iOS ، بعنوان یکی از اولویت‌های بالا بین کاربران و مدیران کسب و کارها عنوان شده است.
تجربه سال‌ها فعالیت در این عرصه به ما نشان داده اگر شما هم جزء این افراد هستید که نیاز دارید در خارج از سازمان و در هر زمانی به کارتابل مکاتبات، میز الکترونیکی، تقویم جلسات و .... اتوماسیون اداری سازمانی خود، بدون دانلود، نصب و بروزرسانی اپلیکیشنی، دسترسی سریع داشته باشید، راه را درست انتخاب کرده اید!
چون به کمک اپلیکیشن همراه اتوماسیون اداری فراگستر می‌توانید بدون دانلود،نصب و فارغ از بروزرسانی مکرر نرم افزاردر هر نوع دستگاه و سیستم عامل( اندروید یا iOS) فقط با استفاده از مرورگر خود با یک اینترنت معمولی به اتوماسیون اداری سازمانتان متصل شوید.
5-هلدینگ هستید و یکی از دغدغه‌های اصلی مدیران سطوح ارشد سازمانتان، عدم دسترسی مناسب و سریع به داده‌های تمام سازمان است.
سازمانهای بزرگ عمدتا بصورت هلدینگ هستند که یک سازمان مادر و تعدادی شرکت زیرمجموعه دارند که همگی برای اهداف کلی مجموعه در تلاش هستند.
پس از آنجا که ممکن است شرکتهای زیرمجموعه هرکدام در نقاط جغرافیایی مختلف و دور از هم قرار گرفته باشند مثل یک بانک به همراه ادارات و شعب مختلف آن در سراسر کشور،یا شرکت بیمه (ستاد مرکزی) به همراه نمایندگی‌ها و شعب و... اطلاعات و داده‌های آنها هر کدام بر روی سرورهای مجزا و در نقاط مختلف جغرافیایی ذخیره و نگهداری می‌شود.
چگونگی جمع آوری اطلاعات از شرکتهای زیرمجموعه، عدم هماهنگی مابین اطلاعات، تاخیر در ارسال گزارشات و اطلاعات زیر مجموعه‌ها، یکسان نبودن فرمت اطلاعات، عدم کنترل دقیق، سریع و به روز در ارتباطات سازمانی، عدم دسترسی سریع و در لحظه به کل داده‌ها و ... همواره معضلاتی است که مدیران سطوح ارشد یک هلدینگ به آن دچار هستند.
برای رفع این نوع معضلات، در صورتی که سیستم جامع و متمرکزی به معنای واقعی وجود داشته باشد تا با وجود اینکه هر یک از زیر مجموعه‌ها، نرم افزار تخصصی حوزه‌ی کاری خود را دارد، بتوان از ستاد مرکزی گزارشات کاملی از فعالیتها و فرایندهای اداری، مالی و حتی گزارشات کار کاربران را دریافت و با هم مقایسه کرد آن هم بدون کاغذ بازی و تنها با چند کلیک ساده، قطعا می‌توان انتظار رشد سریع تر و بیشتر شرکتهای بزرگ را در زمان کمتر داشت.
سیستم اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندهای فراگستر با قابلیت اتصال پایدار به تمامی‌منابع اطلاعاتی شرکت، می‌تواندتمامی‌آمار و اطلاعات مورد نیاز سازمانهای زیرمجموعه را به منظور کنترل و ارزیابی عملکرد دقیق و تصمیم‌گیری صحیح و به موقع در اختیار مدیران سازمان قرار دهد.
ارائه تسهیلات ویژه به کسب و کارها برای خرید نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر در سال 99
فراگستر به عنوان جامع ترین و مدرن‌ترین اتوماسیون اداری ایرانی، با ارائه کامل ترین و کاربردی ترین نرم افزار مدیریتی قدرتمند و امن، شانه به شانه‌ی سازمان‌ها، رسیدن به اهداف استراتژیک کسب و کار را تسهیل می‌کند و کمک می‌کند سبک مدیریتی آنها را با اصول مدرن مدیریت جهانی تطبیق داده و کسب و کار این موسسات را رونق بخشد.
در همین راستا تمامی‌شرکت‌ها و موسسات دولتی و خصوصی در تمامی‌صنایع اعم از بانک، بیمه، بورس، برق، مخابرات، آب و فاضلاب، خودروسازی، نفت و گاز، عمرانی، آرایشی و بهداشتی، موادغذایی، خانه و ساختمان، پزشکی، فناوری اطلاعات و .... می‌توانند از تسهیلات ویژه ای که فقط تا 10 اسفندماه برای خرید نرم افزار اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندهای فراگستر در نظر گرفته شده نهایت استفاده را ببرند.
جهت دریافت اطلاعات بیشتر و بهره‌مندی از تخفیفات استثنائی فراگستر می‌توانید با شماره اختصاصی 88173119-021 تماس حاصل نمایید و یا عدد 2 را به شماره 300026594526230 پیامک کنید یا بر روی دکمه زیر کلیک کنید.
### پایان خبر رسمی