، (اخبار رسمی): اصول و فنون مذاکره درواقع قواعدی هستند که طرفین مذاکره باید آن‌ها را رعایت کنند تا نتیجه حاصل از گفت‌وگو به نفع طرفین باشد. در مذاکره حرفه‌ای اقدامات غیراخلاقی جایگاهی ندارد و سودآوریِ یک‌طرفه جای خود را به کسب منفعت طرفین می‌دهد. در این مقاله می خواهیم به تعدادی از این اصول اشاره کنیم
تعریف مذاکره به‌صورت ساده و روان یعنی بحث‌وگفتگو بین دو طرف برای رسیدن به توافق و تفاهم با هدف تحقق منافع طرفین؛ یعنی توافقی که دو طرف از آن سود ببرند.
از آنجایی‌که یکی از زیربناهای مهم مذاکره «دادوستد» است، در هر مذاکره‌ای بین دو طرف منافعی ردوبدل می‌شود که آن منافع می‌تواند مادی، معنوی، قابل مشاهده یا غیر قابل مشاهده باشد. وقتی شما با پدر و مادر، همسر، فرزندان یا دوستان و همکارانتان و حتی با خودتان گفت و گو می‌کنید درواقع در حال مذاکره هستید؛ به‌عبارتی ممکن است دو طرف مذاکره افراد، گروه‌ها، سازمان‌ها یا کشورها باشند.
پیشنهاد می‌کنیم مقاله مذاکره چیست و انواع آن کدام است را بخوانید تا کاملا با تعریف و انواع مذاکره آشنا شوید.
انسان به‌عنوان تنها موجود اجتماعی روی این کره خاکی از ابتدا به‌دنبال راه‌های برقراری ارتباط و تعامل با انسان‌ها و محیط اطرافش بوده و هست. یکی از ابزارهای لازم برای این ارتباط، مذاکره یا گفت‌وگو است. در ادامه به تعریف این ابزار حیاتی می‌پردازیم و سپس با اهمیت اصول و فنون مذاکره بیشتر آشنا می‌شویم. ازجمله اصول و فنون مذاکره می‌توانیم به این موارد اشاره کنیم: نگاهی کل‌نگر به مذاکره داشتن، در دام حاشیه‌ها نیفتادن، هدفمند مذاکره کردن و… . در ادامه این مقاله این موارد را به‌همراه چند مورد دیگر توضیح می‌دهیم.
تعریف اصول و فنون مذاکره
اصول و فنون مذاکره درواقع قواعدی هستند که طرفین مذاکره باید آن‌ها را رعایت کنند تا نتیجه حاصل از گفت‌وگو به نفع طرفین باشد. در مذاکره حرفه‌ای، اقدامات غیراخلاقی جایگاهی ندارد و سودآوریِ یک‌طرفه جای خود را به کسب منفعت طرفین می‌دهد.
اهمیت آشنایی با اصول و فنون مذاکره برای مذاکره کننده
برای بیان ضرورت و اهمیت مذاکره، این موضوع را با یک مثال شرح می‌دهیم. اگر فرض کنیم یک مدیر ۴۰ سال (۱۲۰۰۰ روز) از عمرش را به کار و فعالیت شغلی اختصاص دهد و روزانه ۱۰ ساعت کار کند، در طول مدت اشتغال خود ۱۲۰۰۰۰ ساعت مشغول به کار است.
فرض کنید ۳۰۰ ساعت از این ۱۲۰۰۰۰ ساعت به مذاکرات مهم تجاری او متعلق است. بهتر است بدانید که تمام زمان فعالیت شغلی یک مدیر به‌شدت تحت تاثیر ساعاتی است که به مذاکره می‌پردازد. درواقع اگر ۳۰۰ ساعت مذاکره یک مدیر با کیفیت ۲ برابری اتفاق بیفتد، ۱۲۰۰۰۰ ساعت او با کیفیت ۱۰ برابری طی می‌شود؛ بنابراین مذاکره مرکز سیر تحولات سازمان است.
از طرفی اصول وفنون مذاکره محدود به معاملات تجاری و فروش نیست و همه ما انسان ها به آن نیاز داریم. بسیاری از روابط ما با افراد دیگر به‌خاطر رعایت‌نکردن چند اصل ساده دچار مشکل خواهد شد؛ اما یادگیری اصول و فنون مذاکره این مشکلات را کمتر خواهد کرد.
آنچه اهمیت آشنایی با اصول و فنون مذاکره را پررنگ‌تر می‌کند، این است که مذاکره یکی از مهم‌ترین راه‌های پیشرفت و توسعه فردی و سازمانی است؛ زیرا ماهیتی علمی و اجتماعی دارد و تمامی ارتباطات کاری، خانوادگی و سازمانی ما را در بر می‌گیرد.
کری فیشر:
همه‌چیز قابل مذاکره است. اینکه مذاکره سخت یا آسان است، موضوع دیگری است.
حالا که با ضرورت این اصول و فنون مذاکره آشنا شدید، دلایل این اهمیت را توضیح می‌دهیم.
- مذاکره ممکن است مبدا تحول یک سازمان باشد.
- مذاکره جلوی فربه‌شدن سازمان را می‌گیرد؛ زیرا یک سیگنال بیرونی است که باعث ایجاد ضرب‌آهنگی متفاوت در سازمان می‌شود؛ به این معنی که سرعت حرکت سازمان را تغییر می‌دهد و اینرسی ایجاد می‌کند (منظورمان صرفا سریع‌شدن حرکت سازمان نیست).
- مذاکره مدخل ورود دانش و اتفاقات جدید در سازمان است؛ زیرا زمینه ارتباط سازمان را با بیرون فراهم می‌کند.
- باعث به‌روز‌ماندن سازمان و خروج از انزوا می‌شود؛ زیرا اتصال سازمان را با بیرون فراهم می‌کند.
- توانایی در مذاکره و نترسیدن مدیر از آن باعث می‌شود تا سازمان جایگاه بسیار بهتری نسبت به رقبا در صنعت خود داشته باشد؛ زیرا اصولا انجام کاری که دیگران از آن ترس دارند، باعث موفقیت ما می‌شود.
اصول و فنون مذاکره موفق
بعد از اینکه با اهمیت اصول وفنون مذاکره آشنا شدید، وقت آن است که به معرفی چند اصل و فن مهم برای مذاکره بپردازیم. اگر سوال شما این است که چگونه مذاکره کننده خوبی باشیم، مطالعه این بخش می‌تواند برای شما مفید باشد.
همه چیز را در طول فرایند مذاکرات مکتوب کنید
یکی از اصول و فنون مذاکره حرفه ای مکتوب‌کردن موضوعات در قبل از جلسه، حین جلسه و بعد از جلسه است؛ تاجایی‌که حتی مکتوب نکردن ممکن است باعث بروز اختلافات زیادی در داخل تیم خودتان یا با تیم طرف مقابل مذاکره شود. البته این اصل جزو مراحل مذاکره نیز محسوب می‌شود. شما به‌عنوان مذاکره کننده نیاز دارید موارد زیر را در طول فرایند مذاکره حتما مکتوب کنید.
- دستور جلسه: در اینجا دستور جلسه مواردی است که ما می‌خواهیم در طول جلسه رقم بزنیم؛ بنابراین قبل از ورود به جلسه مذاکره باید درباره آن‌ها تصمیم بگیریم؛ ازجمله اینکه خواسته ما چیست، به طرف مقابل چه می‌دهیم و چه چیزی می‌گیریم، چه کسی در طول جلسه چه چیزی بگوید و چه کسی چه چیزی نگوید، کجا باید روند پیشروی مذاکره را آهسته کرد و کجا باید به آن سرعت داد، کجا به طرف مقابل امتیاز بدهیم و کجا امتیاز بگیریم، حداقل و حداکثرهای ما چیست، کجا هیجانی شویم و کجا مدیریت احساسات داشته باشیم، سود ما در این مذاکره کجاست؟ کجا باید مذاکره را متوقف کنیم و… .
در دستور جلسه باید به تمام این سوالات پاسخ دهیم. نداشتنِ دستور جلسه حتی ممکن است باعث اختلاف بین اعضای سازمان و شرکای مذاکره شود.
- صورت جلسه: در حین جلسه شما نیاز دارید که دو گزارش مکتوب تهیه کنید؛ یکی مربوط به صحبت‌ها و توافقات طرفین است که در انتهای جلسه باید به امضای تمامی شرکت کنندگان (تیم شما و تیم مقابل مذاکره) در جلسه برسد؛ مانند اینکه چه توافقی صورت گرفته است، خواسته‌های طرفین مذاکره چیست، در این مرحله از مذاکره به کجا رسیدیم، تا چه زمانی چه کسی چه کاری را باید انجام دهد، تا چه زمانی چه کسی چه چیزی را باید به طرف مقابل تحویل دهد، محل تحویل کجاست، شیوه تحویل به چه صورت است و… .
درواقع در صورت جلسه باید به تمامی سوالات مربوط به چه چیری، چرایی و نحوه انجام کارها و توافقات جلسه باید پاسخ داده شود.
- (نکات) شما درباره مذاکره: یکی دیگر از گزارشات حین مذاکره گزارشی است که شما به‌عنوان فرد یا تیم مذاکره کننده باید آن را تهیه کرده تا به مدیر یا هیئت مدیره یا مدیر مالی یا… در سازمان خودتان تحویل دهید. این گزارش درواقع برداشت شما از جلسه مذاکره است؛ مانند اینکه «به نظر من به این دلایل طرف مقابل قابل اعتماد نیست».
- پیگیری‌های بعد از جلسه: پیگیری‌هایی که باید بعد از جلسه توسط شخص مذاکره کننده انجام بشود. این پیگیری‌ها مربوط به اقداماتی است که اعضای تیم شما باید انجام دهند.
- جمع‌بندی شما از جلسه مذاکره: نامه اعلامی شما به طرف مقابل (نتیجه جلسه از نظر شما) است که باید به طرف مقابل اعلام بشود. درواقع در این گزارش شما نظرتان را درباره مذاکرات صورت گرفته به طرف مقابل اعلام می‌کنید. آیا شما تمایلی به این توافق دارید یا نه؟ به چه صورت انجام می‌دهید و… . این گزارش جمع بندی شما از مذاکرات صورت گرفته است.
صداقت داشته باشید
اولین اصل اخلاقی در فرایند مذاکره، داشتنِ صداقت و روراستی با طرف مقابل است؛ به‌طوری‌که نمی‌توان آن را نادیده گرفت. بی‌صداقتی هم از نظر شرعی و هم اخلاقی و هم قانونی کاری بسیار مذموم و ناپسند است و علاوه برا این باعث سلب اعتماد طرف مقابل از شما می‌شود.
سه سطحی که در این رابطه می‌توان در نظر گرفت، عبارت اند از:
- دروغ گویی
- پنهان‌کردن حقایقی که در تصمیم طرف مقابل و در نتیجۀ مذاکره اثر ویژه‌ای می‌گذارد
- نگفتن موضوعاتی که در تصمیم طرف مقابل تاثیر ویژه‌ای ندارد
از بین ۳ حالت بالا دروغ گویی و کتمان حقیقت در طول فرایند مذاکره نباید جایگاهی داشته باشد و یکی از کارهای غیر حرفه ای در مذاکره محسوب می‌شود.
بین محوریت و جذابیت موضوعات در مذاکره تعادل ایجاد کنید
اجازه دهید در طول جلسات مذاکره صحبت‌ها به سمتی برود که به هر دو نیاز محوریت و جذابیت برای طرفین پاسخ دهد. پرداختن به تنها یکی از این دو موضوع به کیفیت جلسه مذاکره لطمه می‌زند. شاید بتوان گفت در طول جلسات باید انعطاف به خرج دهید.
درست است که هدف نهایی رسیدن به توافقات کاری است؛ اما گاهی طرح موضوعاتی که خارج از محور گفت‌وگوست؛ اما در عوض برای یکی از طرفین جذابیت دارد، کمک می‌کند تا مذاکره بهتری رقم بخورد.
ممکن است جذابیت، قسمتی از توافق باشد که برای یکی از طرفین اهمیت ویژه‌ای دارد یا حتی یک شوخی یا یک حرکت خاص باشد؛ البته حواستان باشد که تمام مذاکره نباید حول محور جذابیت بچرخد.
از پوشش نامتعارف استفاده نکنید
یکی از اصول و فنون مذاکره خوب رعایت پوشش متعارف در جلسه مذاکره است. بهترین پوشش برای آقایان در جلسات مذاکره پوشش رسمی یعنی کت و شلوار (ترجیحا رنگ سورمه‌ای) با پیراهن رنگ روشن (سفید یا آبی) است. استفاده از کفش‌های بنددار نیز یکی دیگر از اصولِ ظاهری است که در جلسات مذاکره رسمی پیشنهاد می‌شود.
اگر آقا هستید از طلا و جواهرات خاص در جلسات مذاکره استفاده نکنید. همچنین استفاده از آرایشات نامتعارف برای خانم‌ها نیز اصلا توصیه نمی‌شود.
خوش وقت باشید و به موقع در جلسه مذاکره حاضر شوید
اگر بخواهیم بین پوشش و خوش‌وقتی یک گزینه را انتخاب کنیم، قطعا خوش‌وقتی و حاضرشدن به‌موقع در جلسه اهمیت بیشتری دارد. مدیری که برای زمان خود و دیگران ارزش و احترامی قائل نیست، اعتماد کافی را برای یک قرارداد محکم جلب نمی‌کند.
تمام جوانب حقوقی مذاکره را در نظر بگیرید
یکی از اصول وفنون مذاکره خوب بررسی جوانب حقوقی قبل از مذاکره است. شما باید تمام جواب حقوقی یک مذاکره را قبل، حین و بعد از مذاکره در نظر بگیرید. بسیاری از قراردادهایی که در جلسات مذاکره بسته می‌شوند، بعدا در مسائل حقوقی به مشکل برمی‌خورند.
برای پیشگیری از این مشکلات قبل از مذاکره با وکیل (مشاور حقوقی) یا کارشناس حقوقی‌تان راجع به مفاد جلسه گفت‌وگو کنید و ترجیحا با کارشناس حقوقی خود در جلسه حاضر شوید. بعد از مذاکره هم بندهای قرارداد را با مشاور حقوقی‌تان بررسی کنید.
با مسئول مالی شرکت‌تان هماهنگ باشید
درصورتی‌که در مذاکره نیاز است قیمت خرید یا فروش کالا یا محصولی محاسبه شود، به حسابدار یا مدیر مالی شرکت بگویید که آمادگی پاسخگویی به سوالات و محاسبات احتمالی را داشته باشد. حالت ایدئال این است که مدیر مالی سازمانتان را با خود به جلسه ببرید.
گر سازمان شما مدیر مالی ندارد، لازم است که خودتان با مسائل مالی شرکت آشنایی داشته باشید تا در جلسات مذاکره به مشکلی برنخورید. اگر با مفاهیم مالی آشنایی کافی ندارید، پیشنهاد می‌کنیم نگاهی به سرفصل‌های دوره مدیریت مالی برای مدیران غیر مالی بیندازید.
شخصی سازی نکنید!
یکی دیگر از اصول و فنون مذاکره موفق دانتشن نگاه سیستمی و کل‌نگر به مذاکره است. نگاه شما به مذاکره باید کل به جزء باشد. فرض کنید شما به‌عنوان یک مذاکره کننده حرفه ای از طرف سازمانتان پای میز مذاکره نشسته‌اید؛ پس شما یک شخص نیستید؛ نماینده یک گروه یا یک شرکت هستید و بایستی حالت‌های شخصی را کنار بگذاربد؛ یعنی اگر احیاناً حرفی یا لحنی از طرف مقابل موردپسند شما نبود، نباید آن را به کل مذاکره تعمیم دهید؛ مگر در مواردی خاص که طرف مقابل به شما و تیمتان توهین کند.
در مذاکره باید توجه شما به کل باشد و به‌خاطر مسائل جزئی نباید از انجام مذاکره صرف نظر کنید. ممکن است طرف مقابل شما به این نکته توجه نکند و هر حرفی را بزند. شما به کل آن شرکت توجه کنید؛ نه فقط به مذاکره کننده ای که برای گفت‌وگو با شما اعزام شده است؛ این نگاه دید شما را نسبت به اصل مذاکره باز نگه می‌دارد و تسلط شما را چند برابر می‌کند.
مراقب حاشیه‌ها باشید
گاهی پیش می‌آید که در طول مذاکره متناسب با بحثی که در جریان است، طرفین موضع گیری های مختلفی از خود نشان می‌دهند. مراقب باشید درگیر پاسخگویی به آن موضع‌گیری‌ها نشوید؛ زیرا پاسخگویی به آن‌ها بحث را به حاشیه می‌کشاند، وقت شما را می‌گیرد و شما را از هدف اصلی باز می‌دارد. هدف اصلی مذاکره رسیدن به راهی برای تحقق منافع دو طرف است؛ روی آن تمرکز کنید.
برای مذاکره کننده حرفه ای بن بستی وجود ندارد
ایکی دیگر از اصول و فنون مذاکره موفق داشتن خلاقیت در پیداکردن راه‌حل است. گر مسیر مذاکره به سمتی برود که منافع یک طرف بیشتر تامین شود و منافع طرف دیگر کمتر، یک جای کار نقص دارد. ناامید نشوید و با هم‌فکری به‌دنبال راه‌های خلاقانه‌تر باشید.
به یاد داشته باشید که برای رسیدن به اهداف راه‌های زیادی وجود دارد. شاید اگر هدف‌ها را ایستگاه‌بندی کرده، آن‌ها را به اهداف کوچک‌تری تقسیم کنید و سپس برای رسیدن به هر ایستگاه مسیرهای مختلف را بررسی کنید، گزینه‌های بهتری به دست بیاورید.
ارزش ها را دریابید
یکی دیگر از فنون مذاکره موفق این است که طرفین مذاکره با ارزش ها و مبانی یکدیگر آشنایی داشته باشند و به آن احترام بگذارند؛ حتی ارزش‌های طرف مقابل را هم به او یادآوری کنند. مذاکره ای که در آن ارزش‌های شما و سازمانتان که طی سالیان تلاش به دست آمده است، زیر پا گذاشته شود، مذاکره موفقی نیست.
به افرادی فکر کنید که سال‌های بعد به سازمان شما می‌آیند. آن‌ها حتماً تاریخ را خواهند خواند و دربارۀ شما قضاوت می‌کنند. مذاکره در عین دیدن منافع و توافقات طرفین باید عزتمندانه باشد.
مذاکره هدفمند داشته باشید
چند روز قبل از حضور در جلسه مذاکره، با خودتان خلوت و برای مذاکره هدف گذاری کنید. اهداف و استراتژی‌های سازمان را مرور کرده و نقش مذاکره پیش رو را در تحقق اهداف مشخص کنید. دقیقا کدام‌یک از اهداف سازمانی شما در این مذاکره محقق می‌شود؟ از این مذاکره چه انتظاراتی دارید؟ آن‌ها را فهرست کنید و برای هرکدام مزایای برآورده‌شدن یا نشدن آن را بررسی کنید.
با کمک تصویرسازی ذهنی خودتان را در حالتی تصور کنید که بعد از مذاکره هستید و شما با رضایت کامل از جلسه مذاکره خارج می‌شوید. دوست دارید چه چیزهایی به دست آورده باشید؟ مرور اهداف سازمان، آگاهی کامل از خواسته‌ها و انتظارات و تصویرسازی ذهنی، به آمادگی و تسلط شما در مذاکره کمک بسیار موثری می‌کند.
طرف مقابل را شناسایی کنید
شناسایی طرف مقابل یکی دیگر از اصول و فنون مذاکره خوب و موفق است. اطلاعات زمینه‌ای‌تان را درباره طرف مقابل بیشتر کنید. روحیات شخصی طرف دیگر مذاکره، سابقه مذاکرات قبلی با این فرد یا سازمان او، فرهنگ و آداب و رسومی که به آن‌ها اهمیت می‌دهند، مناسبات انسانی و اجتماعی و… به ایجاد یک ارتباط سازنده در مذاکره می‌انجامد.
هر چقدر شما با فرهنگ های مختلف بیشتر آشنا باشید، می‌توانید دایره ارتباطی خود را گسترده‌تر کنید و هر روز با افراد جدید آشنا شوید و از فرصت‌های فیمابین بهترین بهره را ببرید.
منبع مقاله: https://modirban.com/principles-and-techniques-of-negotiation/
### پایان خبر رسمی