مزایای اتوماسیون اداری چیست – آیا معایبی هم دارد؟

یک‌شنبه 96/5/01، تهران , (اخبار رسمی): به طور کلی نیازهای ارتباطی، نظام‌مند کردن مکاتبات با سرعت و دقت با استفاده از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری موجب شده بهره‌مندی از مزایای استفاده از اتوماسیون اداری بیش از پیش در شرکت و سازمان‌ها احساس شود و مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری بر هیچکس پوشیده نیست.

مزایای اتوماسیون اداری چیست معایب و مزایای اتوماسیون اداری تحت وب مزایای سیستم اتوماسیون اداری مزایای استفاده از سیستم اتوماسیون اداری

به گزارش آرین سیستم، در زمینه مزایا و معایب به کارگیری اتوماسیون اداری می‌توان موارد زیر را بر شمرد:

 

مزایای اتوماسیون اداری چیست

مطالعات نشان دهنده استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب در اکثر سازمان‌ها بر اساس مطالعات و بررسی‌های آماری اندک و کارشناسی نشده انجام می‌شود. در حالی که باید در نظر گرفت که آیا بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری لزوماً نرم افزاری است که فقط قیمت آن بررسی شده؟

و یا اینکه چون مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری در یک سازمان و واحد خاص باعث پیشبرد اهداف مدیریتی و سازمانی شده، حتماً در سازمان دیگر هم این مزایا اتوماسیون اداری نتیجه مثبت خواهد داشت؟

اما باید بدانید که لزوماً استفاده از ابزارهای اتوماسیون اداری نشان دهنده موفقیت سازمان نیست، بلکه ممکن است در نرم افزار اتوماسیون اداری، مزایا و معایب اتوماسیون اداری زیادی وجود داشته باشد و نکته دیگر اینکه در هر اداره در جای مفید از نصب و مزایای اتوماسیون اداری استفاده شود.

به صورت عمده مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری شامل موارد زیر است:

• حذف کاغذ و کمک به حفظ محیط زیست
• پیگیری و تبادل لحظه ای به مکاتبات اداری
• کاهش حجم ثبت و نگهداری سوابق
• شفاف سازی و مدیریت متمرکز مراحل گردش اسناد
• قابلیت تولید گزارش مورد نیاز جهت پیگیری و طبقه بندی مکاتبات و اطلاعات
• تعامل الکترونیکی با سایر سازمان‌ها
• امکان جستجوی سریع اسناد و نمایش مراحل گردش کار یک سند و …

 

بررسی معایب و مزایای اتوماسیون اداری

با گسترش فعالیت‌های تجاری و اداری و حجم عظیم اطلاعات و مجهز شدن سازمان‌ها به تجهیزات رقابتی اطلاعات و ارتباطات، وجود یک سیستم اتوماسیون اداری احساس می‌شود. بنابراین تصمیم به خرید نرم افزار اتوماسیون اداری و بررسی شرایط فیزیکی و آموزش در سطح کیفیت و قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری برای انتخاب بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری گرفته می‌شود.

سرعت و دقت در انجام صحیح کار مهمترین شرط استفاده از مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری می‌باشد و برای اینکه دامنه ارتباطی و عملیاتی سازمان توسعه پیدا کند، اتوماسیون اداری به سهولت مجاری ارتباطی لازم و کوتاه را در اختیار مدیران قرار می‌دهد.

به طور کلی اگر بخواهیم مزایای اتوماسیون اداری را تفکیک کنیم می‌توان گفت، مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری به دو دسته مزایای اتوماسیون اداری به شکل مستقیم و غیر مستقیم تقسیم می‌شود.

 

مزایای اتوماسیون اداری به صورت مستقیم

 مزایای قابل انداره گیری مثل افزایش محصول با تاثیر مستقیم بر جریان نقدینگی سازمان را مزایای مستقیم می‌دانند. از دیگر مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری به صورت مستقیم می‌توان به موارد زیر اشاره کرد :

• فعالیت‌های غیر ضروری مثل بایگانی کاهش می‌یابد
• به خاطر تقسیم کار کنترل بهتری بر روی کار انجام می‌شود
• حداقل تبدیل اطلاعات به فرمت‌های نوشتاری و تصویری

 

مزایای اتوماسیون اداری به صورت  غیرمستقیم

 برعکس مزایای سیستم اتوماسیون اداری به صورت مستقیم که نتایج به صورت کوتاه مدت بود باید گفت، مزایای غیرکمی که در بلند مدت ممکن است باعث سودآوری سازمان باشد جزء مزایای استفاده از اتوماسیون اداری به صورت غیر مستقیم است. از دیگر مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری به صورت غیر مستقیم می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• کاهش وابستگی به ادارات دیگر بابت چاپ، کپی و …
• رضایت مشتریان به دلیل ارائه خدمات در اسرع وقت
• افزایش رضایت شغلی به دلیل اثربخشی کارکنان در انجام کارهای خاص

 

معایب اتوماسیون اداری

مطمناً تا به حال وقتی بیمار شده اید و قبل از شروع به خوردن دارو، کنجکاو شده اید تا توضیحات و موارد استفاده دارو را مطالعه کنید و بر خلاف تصورتان از بی ضرر بودن دارو با یک سری عوارضی که براتون ممکن است ایجاد کند روبرو شده اید. معایب و مزایای اتوماسیون اداری نیز به همین شکل است.

هر اتوماسیون اداری تحت وب ضمن مزایایی که برای پیشرفت و رسیدن به اهداف سازمانی دارد ممکن است مشکلات و معایبی مانند نادیده گرفتن روابط انسانی و اجتماعی، پیچیدگی و سختی کار با سیستم و یا نداشتن آگاهی از مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری و عدم پذیرش کارکنان و مدیران از سیستم‌های مکانیزه را به دنبال داشته باشد.

در کنار مزایای اتوماسیون اداری تحت وب با امکان دسترسی و مدیریت به اطلاعات و گزارشات در هر زمان و مکان، برخی از معایب اتوماسیون اداری نیز به شرح زیر است:

• کاهش امنیت و تخریب اطلاعات نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری
• عدم پذیرش سیستم اتوماسیون اداری از طرف مدیران به دلیل نا آگاهی از مفاهیم و کاربرد نرم افزار اتوماسیون اداری
• نا دیده گرفتن برخی از روابط اجتماعی به خاطر مکانیزه شدن فعالیت‌های اداری
• توجیه خطاهای انسانی با نسبت دادن اشتباهات به سیستم مکانیزه اداری و …

 

3 نکته از مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری

از آنجایی که تا این قسمت از مقاله متوجه شدید دنیای اتوماسیون اداری گسترده و مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری برای سازمان‌ها بسیار زیاد و با اهمیت است. اما ما می‌خواهیم در این قسمت 3 تا از مهمترین مزایای استفاده از اتوماسیون اداری را برای شما توضیح دهیم.

 1.طبقه بندی داده‌ها

اینکه اطلاعات، اسناد و مکاتبات در سازمان به درستی طبقه بندی شود برای مجموعه‌های اداری اهمیت به سزایی دارد. چرا که برای نگهداری داده‌ها، طبقه بندی اطلاعات بسته به دسته بندی مرتبط دسترسی را آسان و همچنین به عنوان یکی از مزایای سیستم‌های اتوماسیون اداری باعث هماهنگی و تبادل اطلاعات بین کارکنان و مدیران می‌شود که این خود باعث پیشرفت سازمان است.

2.صرفه جویی در هزینه و وقت

شرکتی که بتواند هزینه و زمان انجام امور اداری و مکاتبات خود را به حداقل برساند مجموعه موفقی است، چرا که باعث افزایش سود دهی مجموعه است. جدا از­­ اینکه برای این فرآیند تخصص کارکنان بخش اداری مهم است، اما استفاده از سیستم‌های اتوماسیون اداری که بتوانند با نهایت دقت و حداقل زمان امور اداری را به انجام برساند مهم است.

بنابر این صرفه جویی در وقت و هزینه‌های اضافی منابع انسانی به عنوان مزایا سیستم اتوماسیون اداری می‌تواند فرآیند اداری را بهبود ببخشد.

 3.تسهیل دسترسی به بانک اطلاعات

اینکه دسترسی به اطلاعات و داده‌های مهم به چه نحو است یکی از نکات بررسی مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری است. جدا از این مساله که داده‌ها باید در بانک اطلاعاتی مطمئنی ثبت و بایگانی شوند، دسترسی مدیران و کارکنان به اطلاعات انواع فایل‌های متنی و تصویری با امکان ویرایش در هر لحظه نیز از مزایای اتوماسیون اداری می‌باشد.

در آخر نکته مهم اینکه، نسبت به مقاومت کارکنان با تغییرات و تکنیک‌های به کار رفته در مزایای استفاده از اتوماسیون اداری باید توجه اساسی داشت و با در نظر گرفتن مباحث ارگونومیک و نگرش سیستمی بدانیم که مهمترین عامل ایجاد کننده و پذیرنده تغییر سیستم‌های اداری، نیروی انسانی است و با این دید اقدام به تغییر کنیم تا در حد امکان از مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری بهره مند شوید.

### پایان خبر رسمی