، تهران , (اخبار رسمی): در عصر کنونی ، سرعت دستیابی به اسناد نقش مهمی ایفا می کند. در اغلب سازمان ها و مرکز های اطلاعاتی از نرم افزار بایگانی اداری استفاده می کنند تا امکان تولید ، نگهداری و ارجاع راحت به انواع مختلف اسناد از قبیل نقشه ،عکس ،فایل ، ویدئو باشد. نرم افزار بایگانی اداری این قابلیت ها را به راحتی فراهم می کند.
نرم‌افزار بایگانی اداری یا سیستم آرشیو اسناد الکترونیکی همان نرم‌افزار بایگانی اسناد است و امکان تولید، نگهداری و ارجاع راحت به انواع مختلف اسناد را دارد.
به گزارش آرین سیستم در عصر کنونی سرعت دستیابی به اسناد نقش مهمی ایفا می‌کند. در اغلب سازمان‌ها و مرکزهای اطلاعاتی از نرم‌افزار بایگانی اداری استفاده میکنند تا امکان تولید، نگهداری و ارجاع راحت به انواع مختلف اسناد از قبیل نقشه، عکس، فایل و ویدئو باشد. نرم‌افزار بایگانی اداری این قابلیت‌ها را به راحتی فراهم می‌کند.
تعریف بایگانی
بایگانی برای حفظ طولانی‌مدت از مدارک و اسنادی است که ارزش فرهنگی، حقوقی یا تاریخی دارند. بایگانی اداری به معنای فن دسته‌بندی، تنظیم و محافظت از اسناد به روشی است که به موقع و با کم‌ترین هزینه قابل دستیابی است. امروزه این کار با استفاده از انواع مختلف نرم‌افزار بایگانی اسناد صورت می‌گیرد.
نحوه بایگانی اسناد
بایگانی اسناد اصولی دارد که به چرخه حیات اسناد معروف است. اصول بایگانی اسناد دارای بخش‌های زیر است:
مرحله تولید و ایجاد
مرحله به‌کارگیری و استفاده
مرحله مشخص‌شدن تکلیف
وظایف بایگانی عبارت است از :
تولید بخش بایگانی راکد و تدوین قوانین آن
تولید نظام راکدسازی
تنظیم دستورالعمل‌های اجرایی برای مدیران با نرم‌افزار آرشیو اسناد
مشخص‌کردن مدت زمان نگهداری اسناد در نرم‌افزار بایگانی
هماهنگی با آرشیو ملی و انتقال اسناد به آرشیو الکترونیک و ملی
ارزشیابی اولیه با نرم‌افزار بایگانی اداری و مشخص کردن ارزشهای اسناد الکترونیک
انواع بایگانی
از نظر گردش مکاتبات
از نظر محتوا
از نظر گیرندگان
از نظر اولویت
نحوه بایگانی نامه‌های اداری
در روش بایگانی اسناد هر سازمان، مجموعه دفاتری برای بهینه‌کردن امور به کار می‌رود. این دفاتر برای نظم بخشیدن به مکاتبات مورد استفاده قرار می‌گیرند. با استفاده از نرم‌افزار مدیریت اسناد این کارها انجام می پذیرد و در واقع تمامی مکاتباتی که قرار است مدیر مشاهده کند، قابل رویت و در دسترس می‌شوند.
خرید نرم‌افزار آرشیو و بایگانی اسناد آرین سیستم
تمامی دار و ندار سازمان‌ها، شرکت‌های تولیدی و بازرگانی در اسناد خلاصه می‌شود و ذخیره و بایگانی‌کردن اطلاعات حیاتی‌ترین کار در سازمان‌ها محسوب می‌شود. کاغذ به دلیل آفت‌ها و حوداثی که ممکن است اطلاعات را با خود نابود کند، منطقی و اصولی‌ترین راه برای آرشیو اسناد نیست. نرم‌افزار بایگانی و آرشیو اسناد عرضه شد تا استرس سازمان‌ها را برای ذخیره اطلاعات به صفر رساند.
نرم‌افزار آرشیو و بایگانی اسناد آرین سیستم با توجه به یکپارچگی و فرایند‌محوربودن، بهترین گزینه برای استقرار برای بایگانی اطلاعات سازمان است که برای خرید یا درخواست دمو این نرم‌افزار می‌توانید به وب‌سایت رسمی آرین سیستم به نشانی https://www.ariansystem.net مراجعه کنید.
### پایان خبر رسمی