، تهران , (اخبار رسمی): برخی از مدیران نمی‌دانند آیا سازمان آن‌ها برای استقرار BPMS آمادگی‌های لازم را دارد یا خیر. در این مقاله به این نکته می‌پردازیم که یک کسب‌وکار کوچک یا بزرگ و حتی سازمان‌های دولتی قبل از استقرار BPMS به چه مواردی نیازمند هستند؟
طی تجربیات استقرار BPMS در سازمان‌ها ، در پروژه‌هایی که مدیریت سازمان با تیم استقرار همکاری کرده و کارمندان خود را ملزم به خروجی‌های منطقی و مطلوب کرده است؛ پروژه نتیجه بسیار خوبی داشته است
جهت استقرار یک پروژه موفق BPMS سه بخش در سازمان درگیر هستند.
- تیم پیمانکار (فروشنده BPMS)
- تیم کارفرما (تیم پیاده‌سازی فرایندها)
- اراده‌ای از طرف کارفرما (مدیریت سازمان)
اگر در هر سازمان این سه بخش به صورت کامل حضور داشته و تمامی نقش‌های خود را به درستی ایفا کنند؛ پروژه استقرار BPMS با نتیجه مطلوب به سرانجام خواهد رسید. البته در انجام یک پیاده‌سازی موفق مسلما صبر و شکیبایی مدیران و کارمندان بسیار ضروری است.
وظایف مدیران سازمان در پروژه استقرار BPMS
طی تجربیات استقرار BPMS در سازمان‌ها، در پروژه‌هایی که مدیریت سازمان با تیم استقرار همکاری کرده و کارمندان خود را ملزم به خروجی‌های منطقی و مطلوب کرده است؛ پروژه نتیجه بسیار خوبی داشته است. ولی در هر سازمانی که مدیریت با پروژه همراه نبوده و تیم استقرار به تنهایی تمامی مراحل را پیش برده‌اند؛ احتمال شکست پروژه بسیار بالا بوده است.
عموما در سازمان‌های خصوصی به دلیل اینکه تصمیم‌گیرنده و پرداخت کننده هزینه پروژه مدیرعامل است، وی کارکنان خود را موظف به همکاری کرده و نتیجه پروژه مطلوب‌تر خواهد بود. مدیر شرکت در این شرایط کارمندان را به اندازه هزینه پرداخت شده و وظایف محوله بازخواست خواهد کرد.
در شرکت‌های دولتی عموما تیم IT بدلیل آگاهی از فواید بسیار استقرار BPMS در سازمان پیگیری‌های لازم را انجام می‌دهند و هزینه‌ها را تماما پرداخت کرده و نرم‌افزار را خریداری می‌کنند. اما هنگام پیاده‌سازی به دلیل مشغله‌های بسیار مدیریت سازمان پیگیری‌های موردنیاز برای بهره‌برداری موفق از پروژه انجام نشده و استقرار BPMS در بیشتر موارد با شکست مواجه می‌شود.
نگاه صحیح فروشنده و خریدار به استقرار BPMS:
از مهمترین عوامل موفقیت در پروژه BPMS وجود دید صحیح در هر دو طرف (خریدار و فروشنده) است. فروشنده باید از همان ابتدا کارکردها و قابلیت‌های سیستم BPMS را بطور شفاف بیان کرده و از بزرگنمایی خودداری کند. همچنین خریدار باید با تیم پیاده‌سازی همکاری کرده و سعی در اصلاح بدنه سازمان و ایجاد نگاه صحیح در مدیران و کارکنان داشته باشد. این امر سبب می‌شود مدیریت و کارکنان از BPMS توقع معجزه نداشته باشند.
انتقال دانش از فروشنده به خریدار:
به دلیل ماهیت سیستم BPMS لازم است که همواره در سازمان اصول و روندهای مشخص انجام شود. BPMS زمان ساخت و تولید را کاهش خواهد داد لیکن سایر فازهای تولید از جمله تحلیل و یا استقرار کماکان نیازمند تلاش مستمر خواهد بود. به همین علت امکان حضور دائم فروشنده در کنار خریدار میسر نیست. پس باید در طول زمان پیاده‌سازی ، تیم خریدار آموزش‌های لازم و مهارت‌های کافی را کسب کنند.
از مهمترین پیش نیازهای استقرار BPMS در سازمان شفاف سازی است. مدیران باید از BPMS توقع سیستم‌هایی مانند سیستم اطلاعات مدیریت (MIS) ، سیستم مالی، سیستم خزانه‌داری، سیستم انبارداری، سیستم فروش و… که جزو سیستم‌های داده محور به شمار می‌روند را نداشته باشند. BPMS اصولاً در تولید سیستم‌های فرایند محور یا به عبارت دیگر کارتابل بیس به کار می‌رود. بهتر است جهت شفاف‌سازی بیشتر زمان موردنیاز برای استفاده از BPMS در سازمان، مقاله الزام استفاده از BPMS پس از پیاده‌سازی اتوماسیون اداری را نیز مطالعه کنید.
همانطور که در این مقاله ذکر کردیم، بهتر است قبل از پیاده‌سازی BPM در شرکت، آموزش به کارکنان و افزایش آگاهی آن‌ها را جدی بگیرید. آکادمی فراگستر به صورت رایگان آموزش‌های لازم را تهیه و منتشر کرده است. همچنین در آپارات فراگستر می‌توانید فیلم‌های آموزشی را بصورت رایگان مشاهده کنید.
### پایان خبر رسمی