، تهران , (اخبار رسمی): مدل جامع مدیریت زمان، روش رفت و برگشتی است؛ به این ترتیب که ابتدا از بالا به پایین نگاه می کنید و سپس از پایین به بالا. ابتدا کارهای مرتبط با اهداف بلند مدت و میان مدت خود را مشخص می کنید و سپس برای کارهای اهداف کوتاه مدت و یا کارهای ضروری. ابتدا به کلیت نگاه می کنید و بعد وارد جزئیات می شوید.
در این مدل 6 مرحله اول برنامه ریزی زمان را تشکیل می دهند، اما اضافه شدن مرحله هفتم -اجرا- و مرحله هشتم –ارزیابی- این مدل برنامه ریزی را تبدیل به مدل مدیریت زمان جامع می کند
به گزارش روابط عمومی «کیمیا فکر بزرگ»، مدل جامع مدیریت زمان به منظور حداکثر بهره وری از زمان در اختیارمان ارائه می‌شود. این روش رفت و برگشتی است، به این ترتیب که ابتدا از بالا به پایین نگاه می کنید و سپس از پایین به بالا. ابتدا کارهای مرتبط با اهداف بلند مدت و میان مدت خود را مشخص می‌کنید و سپس برای کارهای اهداف کوتاه مدت و یا کارهای ضروری. ابتدا به کلیت نگاه می‌کنید و بعد وارد جزئیات می‌شوید. این روش هشت مرحله دارد.
1- ابتدا حوزه های زندگی خود را مشخص کنید:حوزه های زندگی خود را مشخص کرده و زمانی که فکر می کنید برای هر کدام از این حوزه های مناسب است را به آنها اختصاص دهید. به عنوان مثال بین 30 تا 35 درصد از وقت را برای کار خود در نظر بگیرید. بین 30 تا 35 درصد از وقت روزانه خود را برای استراحت، تغذیه و نظافت، بین پنج تا ده درصد از آن را برای عبادت، تفکر، مطالعه و یادگیری مداوم، تا ده تا بیست درصد را برای خانواده، تفریح، ارتباط با دوستان، کمک به دیگران، ورزش و… اختصاص دهید.
2- به اهداف خود نگاه کنید: اهداف شما به سه دسته اهداف بلند مدت پنج تا ده سال، میان مدت یک تا پنج سال و کوتاه مدت کمتر از یک سال تقسیم می شوند. متناظر با هر کدام از این اهداف، برنامه ای برای دستیابی به آنها را در نظر بگیرید. حال می توانید با توجه به اهدافی که دارید برای زمان خود بودجه بندی کنید. به این صورت که بین بیست تا چهل درصد زمان مفید و فعال خود را برای انجام کارها و برنامه های مربوط به دستیابی اهداف میان مدت و بلند مدت خود اختصاص دهید. این کارها در گروه بیست درصد در اصل پارتو قرار می گیرند. بین 30 تا 40 درصد زمان فعال خود را به انجام کارهایی برای دستیابی به اهداف کوتاه مدت در نظر بگیرید. بین 20 تا 40 درصد را برای انجام کارهای روزمره، کارهای مهم و ضروری یا غیر مهم و ضروری، وقت های استراحت در میان کارها و یا احتمال مسائل پیش بینی نشده در نظر بگیرید.
3- فهرست فعالیتهای روزمره خود را تهیه کنید: در دو مرحله قبل نگاه از بالا به پایین و کل به جز بود. در این مرحله نگاه از پایین به بالا و از جز به کل است. فهرست فعالیتهای روزمره شامل مواردی است که تا به امروز به طور عادی انجام می دادید، همچنین فعالیتهای جدیدی که برای دستیابی به اهدافتان نیاز دارید از این به بعد انجام دهید نیز در آن آورده می شود. تمامی کارهایی که در راستای دستیابی به اهداف شما نیستند و نتایج مثبت در پی ندارند را از این فهرست حذف کنید.
4- با توجه به اهمیت اولویت بندی کنید: حالا موارد باقی مانده را به نسبت اهمیت و ضرورت و هدفی که به آنها مربوط است اولویت بندی کنید و برای هر کدام بودجه زمانی مشخص کنید. توجه داشته باشید که این اولویت بندی بیشتر بر اساس اهمیت کارها باشد تا بر اساس ضرورت آنها. بدین صورت که برای کارهای خود سه اولویت الف، ب و پ در نظر بگیرید. اولویت الف را به کارهای مهم و غیر ضروری اختصاص دهید، اولیت ب و پ را نیز با توجه به درجه اهمیت و ضرورت به کارهای مهم و ضروری. همچنین توجه داشته باشید که این اولویت بندی ترتیب اهمیت کارها را مشخص می کند و نه ترتیب اجرای کارها در برنامه روزانه.
5- برنامه ریزی کنید: فرض کنید با توجه به قانون سه فعالیت و با توجه به اهدافی که دارید، مشخص می شود که سه فعالیت اساسی که هر روز باید انجام دهید عبارت باشند از یک ساعت و نیم مطالعه در ارتباط با فعالیت کاریتان، یک ساعت یادگیری یک زبان خارجی، یک ساعت تفکر در ارتباط با نوآوری و بازاریابی دائم شرکت. این موارد کارهای الف شما خواهند بود. بنابراین از همین حالا و به صورت دائم هر روزه سه ساعت و نیم از زمانتان را برای این سه فعالیت اختصاص می دهید. سپس نوبت به فعالیتهای اولویت ب و پ می رسد.توجه داشته باشید که برنامه شما حتماً باید مکتوب باشد.
6- بازه های مختلف زمانی را در نظر بگیرید: صرفاً نباید به صورت روزانه و برای همان روز برنامه ریزی کنید. بلکه وقتی از کل به جز نگاه می کنید، فعالیتهای منظم سالانه، فصلی، ماهانه و هفتگی نیز مشخص هستند.
بازه زمانی سالیانه: در ابتدای هر سال برنامه های قابل پیش بینی برای سال را بنوسید. مثلاً با توجه به اهدافتان و نکاتی که برای افزایش عملکرد آموخته اید، می دانید که مسافرت و تفریح یک کار مهم ولی غیر ضروری است که باید دائم با آن توجه شود.
بازه زمانی فصلی: به عنوان مثال در ابتدای تابستان یکی از اهداف شما برای پایان تابستان این است که برای گسترش فعالیتهای خود سایت اینترنتی شرکتتان را به سطح مشخصی ارتقاء دهید. برای دستیابی به این هدف میزان مشخصی زمان نیاز است که آن را نیز در دفترچه برنامه ریزی زمان خود مشخص می کنید.
بازه زمانی ماهیانه و هفتگی:در مرحله بعدی در ابتدای هر ماه با توجه به اهداف ماهیانه و زمانهای باقی مانده، برنامه های مشخص ماهیانه را در روزهای مشخص جا نمایی کنید و این کار را به صورت هفتگی نیز انجام دهید.
بازه زمانی روزانه:به مقطع زمانی روزانه می رسیم. تا این مرحله شما برنامه های مقاطع زمانی بالاتر را می دانید، برنامه های روزانه تکراری و اولویت الف خود را نیز میدانید. حال می توانید با توجه به وقتهای خالی باقی مانده در روز و برنامه هایی که پیش رو دارید، آنها را با کارهای اولویت ب و پ، یا کارهای مهم و ضروری یا کارهای غیر مهم و ضروری پر نمائید.
پس از تمام مراحل بالا، شما به یک برنامه روزانه می رسید که چند ویژگی اساسی دارد. این ویژگی‌های عبارتند از:
- این برنامه تک بعدی نیست و تمامی حوزه های زندگی را شامل می شود.
- این برنامه نه صرفاً کوتاه مدت است و نه صرفاً بلند مدت، بلکه با نگاه به دور اقدامات کوچک روزانه را تنظیم کرده است و تا حداکثر ممکن از انجام کارهای پراکنده جلوگیری می کند.
- این برنامه در حینی که بهره وری روزانه شما را به حداکثر ممکن می رساند، ضامن موفقیت میان مدت و بلند مدت شماست.
- برنامه ای که با این روش بدست می آید بسیار واقع بینانه- و به دور از ایده آل گرایی، جوزدگی و …- است و امکان اینکه نتوان به آن عمل کرد بسیار پایین می باشد.
- به علت در نظر گرفتن حداکثری عوامل گوناگون، حتی عوامل غیر قابل پیش بینی، این برنامه منعطف است و بنابراین تا حد بسیار زیادی قابلیت تحقق و اجرایی شدن دارد.
7- اجرا کنید: تا حرکتی صورت نگیرد اتفاقی نمی افتد. تمامی این مراحل را پشت سر گذاشتید و به برنامه رسیدید، اما تا آنرا عملیاتی نکنید برای شما نتیجه ای به ارمغان نمی آورد. اما اجرا با چه ترتیب زمانی؟
همانطور که در بالا نیز گفته شد، در این روش برنامه ریزی زمان کارهای شما بیشتر بر اساس اهمیت اولویت بندی تا بر اساس ضرورت. در این مرحله شما روزانه و متناسب با ضرورت اجرایی هر کار، ترتیب انجام آنها را تعیین می کنید.
8- ارزیابی کنید: هیچ برنامه ای و هیچ اجرایی بدون اشکال نیست. در پایان روز بررسی کنید که به چند درصد از کارهایی را که برای خود مشخص کرده اید، توانسته اید جامه عمل بپوشانید؟ آیا امروز بهترین استفاده را از زمانتان داشته اید؟ این کارها چقدر برای شما لذت بخش و رضایت بخش بوده است؟ با پاسخ به این سوالات می توانید ایرادات مدیریت زمان خود را شناسایی کرده و اصلاحشان کنید.
### پایان خبر رسمی