، تهران , (اخبار رسمی): اگر مدیر و کارشناس IT باشید حتماً این سوال رو دست‌کم یک بار از خود پرسیده‌اید که اتوماسیون به چه معناست و چه کاربردهایی می تواند برای موفقیت در اهداف سیستم سازمانی داشته باشد؟
اتوماسیون اداری بهترین راه حل مکانیزه برای صرفه‌جویی در زمان و استفاده بهینه از امکانات سازمان است.
امروزه با توجه به پیدایش و گسترش جریانات ارتباطی و هم‌چنین پیچیده‌شدن ارتباطات تجاری سازمان‌ها، نیاز به یک سیستم اداری یکپارچه که بتواند حجم عظیمی از مکاتبات و اطلاعات را با دقت و سرعت بررسی و طبقه‌بندی کند، به وضوح احساس می‌شود. چرا که یکی از منابع با ارزش و اصلی مدیران سازمان همین دسترسی به اطلاعات است. با توجه به این امر در حوزه فناوری اطلاعات، اتوماسیون اداری بهترین راه حل مکانیزه برای صرفه‌جویی در زمان و استفاده بهینه از امکانات سازمان است.
این‌که بدانیم اتوماسیون به چه معناست یا اتوماسیون اداری چیست، چه مزایا و معایبی را در سیستم اداری در بر خواهد داشت و آموزش کار با اتوماسیون اداری به چه نحوی است، بخشی از هدف ما از نوشتن این مقاله و تحقیق در مورد اتوماسیون اداری است.
اتوماسیون اداری چیست؟
مفهوم اتوماسیون متشکل از دو کلمه لاتین automatic وoperation به معنای خودکار شدن است و زمانی که با مفاهیم دیگر هم‌چون اداری ترکیب می‌شود اصطلاح کلی برای توضیح به سوال «اتوماسیون اداری چیست؟» خواهد بود. حالا این‌که چه فرقی بین تعریف اتوماسیون صنعتی و مفهوم اتوماسیون وجود دارد در ادامه توضیحی است که در پاسخ این پرسش آن اشاره می‌کنیم. مفهوم اتوماسیون به سامانه کنترل قابل برنامه‌ریزی سازمان به کمک رایانه گفته می‌شود. کاهش نیاز به دخالت انسانی از اهداف مفهوم اتوماسیون است. اما در تعریف اتوماسیون صنعتی چیزی که بیان می‌شودو پاسخ اشتباهی است، این است که تعریف اتوماسیون صنعتی به ابزارهای کنترلی برای هدایت ماشین‌آلات صنعتی در پروسه تولید اشاره می‌کند و در حیطه صنعتی بعد از مکانیزه‌سازی کاربردی و تعریف اتوماسیون صنعتی بیان می‌شود.
اتوماسیون اداری در قالب یک بسته نرم‌افزاری با خرید نرم‌افزار اتوماسیون اداری پیاده‌سازی می‌شود و همه اجزای اطلاعاتی بخش‌های مختلف سازمان را به صورت یکپارچه طبقه‌بندی، تنظیم و اصلاح می‌کند. هم‌چنین باعث تسریع در دسترسی به آمار و دستورالعمل‌ها می‌شود.
نرم‌افزار اتوماسیون اداری چیست؟
با توجه به بالغ‌شدن سازمان‌ها در حوزه‌های مختلف اطلاعات، استفاده از مزایای اتوماسیون اداری بسیار احساس می‌شود. وظیفه جمع‌آوری، توزیع اسناد و فرم‌های ارتباط اداری بر عهده سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیوتر است و تصویربرداری اسناد، پردازش و ویرایش متن، گزارش‌گیری آماری و … بخش‌هایی از سیستم اتوماسیون اداری است که با خرید نرم‌افزار اتوماسیون اداری از آن بهره‌مند می‌شوید.
زمانی پرسش اتوماسیون به چه معناست در بحث بهترین نرم‌افزار اتوماسیون اداری اهمیت پیدا می‌کند که نقش انواع اتوماسیون این باشد که نیازهای ارتباطی را به حداقل برساند و باعث نظام استاندارد مکاتبات و دسترسی آسان و سریع از راه دور به اطلاعات شود. معمولا وقتی این سوال مطرح می شود تعریف واژه‌های زیر هم در کنار پاسخ به سوال باید آورده شود:
- اتوماسیون مالی
- اتوماسیون اداری
- اتوماسیون صنعتی
- اتوماسیون آموزش، مانند ماژول های حسابداری ، CRM
- خودکارسازی ارتباط با مشتریان و…
مزایای اتوماسیون اداری چیست
یکی از مهم‌ترین اهداف خرید نرم‌افزار اتوماسیون اداری، حذف کاغذ از امور بایگانی در دبیرخانه است. این امر موجب کاهش فضا برای بایگانی و آرشیو اسناد و حذف استفاده از وسایلی هم‌چون زونکن و پوشه می‌شود. اگر بخواهیم دقیق‌تر به این موضوع اشاره کنیم که مزایای اتوماسیون اداری چیست باید توضیح دهیم که:
- در سطح سازمان گردش مکاتبات به شکل الکترونیک انجام می‌شود
- پاسخ‌گویی به مراجعان با سرعت و به موقع در انواع اتوماسیون امکان‌پذیر است
- افزایش بهبود ارتباطات درون‌سازمانی میسر می‌شود
- کنترل کاربردی و استاندارد بر کار کاربرانی که آموزش کار با اتوماسیون اداری را گذرانده‌اند ممکن خواهد شد
- نگه‌داری بهینه اطلاعات در انواع اتوماسیون قابل دسترس است
- جست‌وجو اطلاعات ذخیره‌شده در انواع اتوماسیون اداری به سهولت انجام می‌شود
کدام معایب اتوماسیون اداری تهدیدی برای سیستم اداری است؟
هر سیستم ضمن مزایایی که برای پیشرفت و رسیدن به اهداف سازمانی دارد، ممکن است مشکلات و معضلاتی را نیز به وجود آورد. انواع اتوماسیون اداری نیز از این موضوع مستثنی نیست و ممکن است مشکلاتی را به وجود آورد. برخی از معایب اتوماسیون اداری در انواع اتوماسیون به شرح زیر است:
- در محیط انسانی یا همان محیط کار تغییراتی ایجاد می‌شود
- مکانیزه‌شدن فعالیت‌هایی که قبلاً توسط نیروی انسانی انجام می‌شده و در نتیجه برخی روابط اجتماعی در کارها در نظر گرفته نمی‌شود
- کارکنان بعد از خرید نرم‌افزار اتوماسیون اداری با سختی کار و پیچیدگی سیستم مواجه می‌شوند
- کارکنان اشتباهات کاری خود را به کار با انواع اتوماسیون اداری نسبت می‌دهند
- در کار با رایانه و استفاده از اتوماسیون اداری دچار مشکلات جسمانی می‌شوند
- گاهی ممکن است برخی مدیران به دلیل عدم آشنایی با مفهوم اتوماسیون، سیستم مکانیزم انواع اتوماسیون اداری را نپذیرند
- از نظر تخریب و دسترسی به اطلاعات انواع اتوماسیون، امنیت سیر نزولی دارد
کار با اتوماسیون اداری چگونه است؟
با چالش‌های گوناگون هم‌چون ایجاد تعاملات درون‌سازمانی و برون‌سازمانی که در محیط‌های کسب و کار ایجاد شده است، نیاز به ارتباط و نظارت مستمر بر پیشرفت کارهای سازمان و به کارگیری سیستم در انواع اتوماسیون اداری، لزوم آموزش کار با اتوماسیون اداری، ضروری می‌شود.
معمولاً بعد از نیازسنجی سازمان و بررسی قیمت نرم‌افزار اتوماسیون اداری، نحوه کار با نرم‌افزار اتوماسیون اداری توسط کارشناسان، آموزش داده می شود. ولی با این حال نیاز به آموزش بیش‌تر برای آشنایی با شناخت کنترل مستندات، سیستم اطلاعات و مبانی اتوماسیون اداری احساس می‌شود. بنابراین مخاطبان اصلی استفاده از نرم‌افزار از جمله مدیران، مسئولان IT و کارمندان ترجیح می‌دهند در دوره‌‌های آموزش کار با اتوماسیون اداری شرکت کنند و با سرفصل‌هایی هم‌چون موارد زیر آشنا شوند:
- پاسخ کامل به سوال اتوماسیون اداری چیست
- اهداف پیاده‌سازی و به‌کارگیری سیستم اتوماسیون اداری
- مزایای اتوماسیون اداری چیست
- اتوماسیون اداری و ارتباطات سازمانی
- معایب اتوماسیون اداری
- کاربرد سیستم اتوماسیون اداری
- شناسایی اصول انتخاب نوع فیلدها، اندازه و فرمت آن‌ها و …
### پایان خبر رسمی