، تهران , (اخبار رسمی): در برخی از پروژه‌های اجرای BPM در سازمانها هیچ خروجی قابل بهره‌برداری مشاهده نمی‌شود. یعنی عموما یا خروجی‌ها قابل توجه نبوده یا اثربخشی لازم را ندارند. این مهمترین دلیل دلسردی مدیران و کارکنان از اجرای سیستم‌های BPM در کسب‌و کارها است.
در بسیاری از پروژه‌ها تمامی سرفصل‌‌های مدیریت فرایند کسبوکار مانند: بهبود فرایند، مهندسی مجدد فرایند، معماری سازمانی و… تعریف می‌شود؛ اما پروژه بی‌نتیجه است. در این مقاله عواملی که سبب شکست پروژه BPM می‌شود و به نوعی ریسک‌های اجرای BPM در سازمان هستند بررسی می‌شود.
۵ ریسک بزرگ در اجرای BPM
۱- عدم مشارکت کارکنان
در برخی از مواقع در مراحل ابتدایی پیاده‌سازی BPM در سازمان مدیران اعتقادی به مشارکت و دخالت دادن کارکنان به مراحل پروژه ندارند. همین امر سبب می‌شود کاربران خود را با فرایند درگیر نکرده یا با نقد کردن بسیار مانع پیشرفت پروژه شوند.
در این خصوص لازم است که ابتدا نتایج پیاده‌سازی مدیریت فرایند کسبوکار در سازمان برای تمامی افراد بیان شود. باید کارگاه‌ها و جلساتی تشکیل تا به هدفمند کردن کارکنان و ایجاد انگیزه برای آنان منجر شود. مطمئن باشید تنها دستور مدیریت ارشد سازمان جهت اجرای BPM کافی نخواهد بود و عدم مشارکت کارکنان و درگیر نشدن آنها در فرایندها به روند پروژه لطمه بسیاری وارد خواهد کرد. این یکی از بخش‌هایی است که به روانشناسی BPM مشهور شده است.
۲- عدم آموزش و فرهنگ‌سازی در سازمان
بسیاری از کارشناسان پیاده‌سازی BPM در سازمان تنها در حوزه مدیریت فرایند دانش داشته و حیطه کاری خود را به صورت کاملا کارا انجام می‌دهند اما تکنیک‌های مدیریتی را در این کار در نظر نمی‌گیرند. آنها به این نکته توجه نمی‌کنند که تنها پیاده‌سازی مدیریت فرایندها در سازمان مهم نیست و اثرگذاری آن مهمترین بخش پروژه را تشکیل می‌دهد.
در این خصوص ارائه آموزش‌ها و ایجاد فرهنگ‌سازی پیش از اجرای پروژه در یک BPM موفق بسیار تاثیرگذار خواهد بود.
۳- تغییرات همزمان در تمامی فرایندهای سازمان
همانطور که می‌دانید بطور کلی چرخه BPM شامل سه مرحله مدلسازی، پیاده‌سازی و اجرا و در نهایت بهبود است. اکثر پروژه‌های BPM در ایران تنها به فاز اول پروژه یعنی مدلسازی پرداخته و حتی وارد فازهای دوم و سوم نمی‌شوند. این موضوع یکی از ریسک‌های پیاده‌سازی مدیریت فرآیند کسبوکار به شمار می‌رود. البته راهکارهای BPM برای تحلیل داده‌های عطیم بسیار موفقیت‌آمیز بوده و این ضعف سیستم BPM به شمار نمی‌رود بلکه مراحل پیاده‌سازی آن در سازمان بسیار مهم است.
جهت جلوگیری از وقوع این مسئله بهتر است به جای اینکه در ابتدا تمامی فرآیندهای سازمان را مدلسازی کنیم به اولویت‌بندی آنها بپردازیم. پس از اینکه تعداد منطقی‌ایی از فرایندها مدلسازی شدند به پیاده‌سازی، اجرا و بهبود آنها پرداخته تا سازمان به بلوغ مناسب جهت اجرایی شدن تمامی فرایندها برسد. یکی از بهترین راه‌های اجرای فاز دوم یعنی پیاده‌سازی و اجرای فرایندها استفاده از ابزار BPMS است.
۴- عدم آگاهی مدیران سازمان از روش‌های پیاده‌سازی
بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌های متقاضی پیاده‌سازی BPM در کسب‌وکارشان از مراحل و چگونگی آن اطلاعات کافی ندارند. همین امر سبب سوء استفاده برخی از تیم‌های پیاده‌سازی مدیریت فرایند می‌شود. این افراد از نداشتن دانش و تجربه عملیاتی شرکت‌ها جهت کم‌کاری های خود بهره می‌برند.
جهت جلوگیری از این ریسک پروژه BPM بهتر است از یک فرد متخصص و آگاه به مدیریت فرایندها یا دیگر شرکت‌ها ، جهت نظارت بر کار تیم پیاده‌سازی BPM استفاده کنید. این ناظران بهتر است از ابتدای پروژه خصوصا فاز اول که مربوط به تدوین و تعیین مسیر پروژه است حضور داشته باشند.
۵- عدم استفاده از نقشه راه
یکی از مهمترین ریسک‌های پروژه BPM نداشتن مسیر مشخص در انجام طرح است. عموما سازمانها نمی‌دانند چه اهدافی داشته، چه خروجی‌هایی می‌خواهند و چه فازهایی را باید طی کنند. لازم است جهت کاهش ریسک پروژه ابتدا نقشه راه مشخصی تدوین شده و سپس با آگاهی و دقت نسبت به اجرای پروژه اقدام‌های لازم صورت گیرد.
توجه به این ۵ مورد قبل از پیاده‌سازی یک پروژه BPM می‌تواند در کاهش ریسک موفقیت تاثیر بسیاری داشته باشد. هرکدام از این ریسک‌ها می‌تواند به تنهایی به شکست یک پروژه بزرگ BPM بیانجامد. کتاب بزرگترین خطرات متداول در بهینه‌سازی فرآیندها با ترجمه و تالیف آقای مهندس هادی شریفی، یکی از متخصصان حوزه مدیریت فرآیندهای کسبوکار (BPM)، انتشار و در سایت فراگستر برای دانلود رایگان قرار گرفت. مطالعه این کتاب به مدیران سازمانها پیش از اجرای BPM در سازمان سفارش می‌شود.
### پایان خبر رسمی