، تهران , (اخبار رسمی): سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) با هدف اتوماسیون گردش کار فرآیندهای سازمانی و ایجاد امکان پایش و مدیریت فرآیندها ارائه شده است. این گونه از سیستم‌ها سعی دارند تمام چرخه حیات فرآیندها را از زمان تعریف و مدلسازی تا زمان اجرا و بهینه‌سازی تحت ابزارهای مبتنی بر فناوری اطلاعات مدیریت کنند.
BPM نظم فکری در مورد چگونگی اجرای بهینه‌ی کسب و کار از طریق فرآیندهای تعریف شده است و راهی برای استفاده از آخرین تحولات در تکنولوژی به منظور گسترش اتوماسیون برای دستیابی به اثربخشی و بهره‌وری است
دلایل استقرار BPM در سازمان‌ها:
- افزایش سرعت کسب و کار
مدیریت فرآیندهای کسب و کار می‌تواند با حذف تأخیرها، خودکارسازی بخش‌هایی از فرآیند، موازی سازی فرآیندها و ایجاد محدودیت‌های زمانی برای هر قدم زمان سیکل را تا حدود بسیار زیادی کاهش دهد.
- بهبود تصمیم گیری مدیران
همه سازمان‌ها از طریق تصمیم گیری در سطوح مختلف مدیریتی سازماندهی می‌شوند. تصمیم‌گیری اغلب به عنوان تبدیل اطلاعات به عملکرد تعبیر می‌شود. اطلاعات جامع و کامل یک اساس و پایه منطقی برای فرآیند تصمیم‌گیری است. مدیران در فرآیند تصمیم‌گیری نیازمند منابع و امکاناتی هستند که آنان را قادر سازد تا بازده تصمیم را در تحقق اهداف افردی، گروهی، سازمانی و جامعه به طور کلی بهینه کنند. با تجمیع همه اطلاعات مرتبط با یک فرآیند و ارائه اطلاعات به شرکای فرآیند، دقت و سرعت تصمیم‌گیری افزایش می‌یابد.
- چابکی در کسبوکار
از دیگر مزایای اجرای BPM یا مدیریت فرآیندهای کسب و کار افزایش، بهبود و شاخص چابکی در سازمان‌ها است. شاخص‌های کسب و کار و شرایط بازار، به سرعت تغییر می‌کنند و مدیران کسب و کار نیاز به توانمندی دارند تا به این تغییرات به سرعت و به طور مؤثری در صحنه رقابتی، پاسخ دهند. سازمان‌ها با استفاده از مدیریت فرایندهای کسبوکار قادر خواهند بود که محیط‌های کسب و کاری متناسب با نیاز مشتریان ایجاد کنند، تا بتوانند در سطح کسب و کار با ایجاد یک سبد رقابتی خود را به سرعت در بازار کسب و کار تطبیق دهند.
- بهینه سازی و حذف فعالیت‌های غیر ضروری
بهینه‌سازی فرآیندهای کسب و کار در سطوح افقی و عمومی سازمان‌ها، از اثرات مثبت اجرای BPM در سازمان است. با حصول کارآیی بیشتر در اجرای یک فرآیند، عملاً کاهش هزینه حاصل خواهد شد و می‌توان ارتباط مستقیمی بین مؤلفه کارآیی و کاهش هزینه برقرار کرد . بهینه‌سازی یک فرآیند می‌تواند با افزایش بهره‌وری،کارآیی، کاهش هزینه و افزایش بازدهی در فرایندهای جاری سازمان‌ها همراه باشد.
BPM، فراهم‌کننده داده‌های مفیدی در زمینه هزینه‌های فرآیند، طول دوره اجرا، بازبینی و بهینه سازی براساس نتایج واقعی در سازمان ها است. بهینه سازی فرآیندها با استفاده از BPM، منجر به مانیتورکردن، کنترل، آنالیز و مدیریت فرآیندها جهت افزایش کیفیت تصمیم گیری در سازمان‌ها انجام می‌شود.
- اجرای اتوماتیک فرآیندها
مدیریت فرآیندهای کسب و کار یک رویکرد سلسله مراتبی است که فرآیندها را به صورت اتوماتیک یا غیر اتوماتیک (IT Base) شناسایی، طراحی، اجرا، مستندسازی، اندازه‌گیری، کنترل و پایش می‌کند و اطمینان حاصل می‌کند که همسو با اهداف استراتژیک سازمان است.
- تخصیص فعالیت ها بر اساس حجم کار (By Load)
در نرم افزارهای BPMS انواع الگوهای تخصیص کار از جمله تخصیص فعالیت‌ها براساس حجم کار است. فرض کنید در یک شرکت، در واحد خدمات پس از فروش، مدیر خدمات پس از فروش درخواست‌های مشتریان را دریافت و پس از بررسی و تایید اولیه، باید درخواست را به یکی از کارشناسان واحد خود ارجاع دهد.
مدیر خدمات پس از فروش و سایر مدیرانی که چندین کارشناس برای رسیدگی به انواع درخواست‌ها در اختیار دارند مثل مدیران فروش، مدیران کنترل و تضمین کیفیت، نگهداری و تعمیرات و سایر موارد مشابه بدلیل حجم بالای فعالیت های‌شان، با مشکل برقراری توازن کار بین کارشناسان خود مواجه هستند.
حال در BPMS این امکان وجود دارد که در هنگام تعیین کاربران یا مجریان هر فعالیت، گزینه تخصیص کار متناسب با حجم کاری انتخاب شود، به‌طوریکه فعالیت‌ها براساس حجم کاری موجود در کارتابل هر یکی از کارشناسان به آن‌ها اختصاص خواهد یافت. یعنی سیستم به صورت هوشمند، کار را به کارتابل کارشناسی خواهد فرستاد که حجم کار داخل کارتابلش از بقیه کمتر است.
- تسهیل نظارت، اندازه‌گیری و پایش فعالیت‌ها
همه فرآیندها در انتها برای مقایسه قادر به اندازه‌گیری هستند. این کار باعث مدیریت بهتر فرآیندها و افراد می‌شود. زمانی که فرآیندها از تکنولوژی و بر بستر فناوری اطلاعات اجرا می‌شوند، شرایط گزارش و ابزارهای آنالیزی را برای تصمیم گیری‌های اجرایی از طریق داشبوردهای مدیریتی فراهم می‌کند.
نتیجه گیری:
مدیریت فرآیند کسب و کار، نخست؛ نظم فکری در مورد چگونگی اجرای بهینه‌ی کسب و کار از طریق فرآیندهای تعریف شده است و سپس پیدا کردن راهی برای استفاده از آخرین تحولات در تکنولوژی به منظور گسترش اتوماسیون برای دستیابی به اثربخشی و بهره‌وری است.
### پایان خبر رسمی