، تهران , (اخبار رسمی): پیاده‌سازی موفقیت‌آمیز یک مدیریت فرایند کسبوکار می‌تواند سازمان را به حداکثر بازده در تولید و ارائه خدمات برساند. در این مقاله سعی داریم به منظور ارائه چشم‌اندازی کامل، ۱۲ گام تا موفقیت در مدیریت فرایند کسب و کار یا BPM را بررسی کنیم.
زمان‌بندی، تامین سرمایه، مدیریت هزینه، برقراری هماهنگی و اجرای برنامه‌ها در سازمان توسط یک مدیریت خوب به پیشبرد اهداف اجرای BPM کمک خواهد کرد
چنانچه قصد مکانیزه کردن فرآیندهای سازمان، کاهش پیچیدگی‌ها ، افزایش کارایی و کاهش هزینه‌ها را دارید این مقاله را مطالعه کنید.
1- مشارکت افراد در کار تیمی
در ابتدا لازم است به توسعه تیم‌ها با اهداف و ماموریت‌های مشخص پرداخته شود. همچنین اهدافی جهت بهبود فرایند تعیین شود. گروه‌ها باید از افراد دارای آگاهی و دانش کافی نسبت به فعالیت‌های اصلی فرایند تشکلیل شده باشد. این امر مستلزم همکاری تیمی کلیه کارکنان و مدیران است. پیشنهاد می‌شود جهت ایجاد انگیزه برای مشارکت افراد و بهبود عملکرد تیم‌ها قوانینی همراه با پاداش اتخاذ شود. همچنین در این مرحله نیازمند طراحی سیستمی جهت اندازه‌گیری عملکرد افراد برای سنجش تیم‌ها نیز خواهید بود.
2- فرهنگ سازی و آموزش
آموزش مفاهیم و مراحل مدیریت فرایند کسب و کار جهت موفقیت در این راه بسیار حائز اهمیت است. بخشی از آموزش‌ها مربوط به مدیران و سرپرستان تیم‌ها و بخشی مربوط به کارکنان است. این آموزش‌ها باید در سه سطح سیستمی، تیمی و فردی اجرا شود. مهارت‌های واکنشی مانند مهارت ارتباطات، جلسات موثر و رهبری جزو آموزش‌های فردی به شمار می‌رود. مهارت‌های شناسایی و حل مسئله، کنترل و بهبود کیفیت مختص سرپرستان تیم‌ها است. در پایان ارزیابی اثربخشی آموزش‌ها می‌توان در فرهنگ‌سازی سازمان تاثیر بسیار داشته باشد.
3- توانمندسازی کارکنان جهت افزایش مسئولیت‌پذیری و کارایی
افزایش توانمندی و مسئولیت‌پذیری کارکنان در کلیه سطوح به پیشبرد اهداف مدیریت فرایند کسبوکار در سازمان کمک شایانی خواهد کرد. در مرحله اول لازم است به کارکنان جهت مشارکت در کار، اختیار و فرصت داده شود. سپس به انتخاب مناسب کارکنان برای انجام اقدامات مشخص پرداخت. افرادی باید انتخاب شوند که اهداف‌شان با اهداف سازمان هم‌راستا بوده و به آنها متعهد باشند.
4- سهولت در تبادل اطلاعات و افزایش آگاهی
تبادل اطلاعات در کل سازمان و اهداف استراتژیک می‌تواند در شفافیت چشم اندازها اثرگذار باشد. تبادل اطلاعات باید در زمینه‌های فرایندها، نقشه‌ها، خواسته و رضایتمندی مشتریان صورت گیرد. لازم است کانال‌های ارتباطی به صورت افقی و عمودی و از بالا و پایین ایجاد شوند. افزایش آگاهی کارکنان از اهمیت فرایندها، نقش و مسئولیت هریک در موفقیت مدیریت فرایند کسب و کار بسیار اثرگذار است.
5- افزایش رضایت مشتریان
رضایت مشتریان از ارکان اصلی سازمان است. زیرا مشتری راضی هم به نوعی تبلیغات سازمان بوده هم عنصری جهت افزایش تولید و ارائه خدمات. بهتر است در ابتدا گروه‌های مختلف مشتریان را شناسایی کرده و با توجه به نیازها و انتظارات، آنها را الویت‌بندی کرد. سپس به جمع‌آوری و اندازه‌گیری رضایت آنها پرداخته و نگرانی‌ها و شکایات مشتریان خود را مورد آنالیز و بازنگری قرار دهید. جهت تمرکز بلندمدت بر مشتری و ایجاد مشتریان وفادار بهتر است همواره شرایط بازار و رقبا و مهمتر از آن نیازهای مشتری را همواره رصد کنید.
6- تعیین نقشه فرایند کسب و کار
تعیین نقشه فرآیند به آگاهی بیشتر و چشم انداز فرایند کمک شایانی خواهد کرد. لازم است ابتدا مرزها و تعاملات خارجی فرایند و نقاط شروع و پایانی را تعیین کنید. خروجی‌ها و ورودی‌های کلیدی هر فرایند مانند داده، اطلاعات، تجهیزات، محصولات و… مشخص گردد. چگونگی تبدیل ورودی‌ها به خروجی با تعیین فعالیتها و فرایندهای موردنیاز در وضوح نقشه فرایند تاثیرگذار است. در صورت توالی یا تلاقی فعالیتها در فرایندها باید شفاف سازی و برنامه‌ریزی انجام گیرد. در انتها لازم است تامین کنندگان و مشتریان هر فرایند شناسایی شوند.
7- تعیین معیار فرآیند
معیارهای فرایندها باید براساس اهداف و ماموریت‌های هر سازمان و نیازهای مشتریان آن تعیین شود. این مرحله جهت دستیابی به اهداف سازمان و موفقیت در مدیریت فرایند کسب و کار بسیار حائز اهمیت است. لازم است به صورت دوره‌ای معیارهای فرایند مورد بازبینی قرار گیرند.
8- برقراری ارتباط با مشتریان
لازم است که مشتریان کسبوکار در شناسایی و توسعه محصولات و فرآیندهای جدید مشارکت داشته باشند. در این خصوص لازم است برنامه‌های استراتژیک بلندمدت توسط سازمان برای ارتباط با مشتریان و تامین‌کنندگان ایجاد شود. در انتخاب تامین‌کنندگان باید فاکتورهای غیرمالی مانند کیفیت، قابلیت اطمینان، قابلیت تکنولوژیکی، برقراری ارتباط بلند مدت استراتژیک و… را مدنظر قرار دهید.
9- همکاری مدیران ارشد
مدیران ارشد در سیستم و پشتیبانی آنها از فرایندگرایی در سازمان بسیار موثر خواهد بود. آنها باید به اهداف استراتژیک و چشم‌اندازهای اجرایBPM در سازمان متعهد بوده و به تشویق فرایندگرایی و اصل تمرکز بر مشتری در سازمان بپردازند. آنها باید به تشویق و توانمندسازی کارکنان و همچنین تغییرات به صورت مستقیم در جهت پیشبرد اهداف مدیریت فرایند کسب و کار بپردازند. تامین به موقع منابع موردنیاز در اجرای موفق BPM از عوامل کلیدی پیاده‌سازی مدیریت فرآیند است.
10- مدیریت تغییرات در سازمان
سازمان باید مهارت‌های لازم جهت تغییرات به وجود آمده در سازمان و به طبع غلبه بر مقاومت در برابر تغییرات را داشته باشد. تیم پیاده‌سازی BPM با ایجاد آگاهی و مدیریت صحیح در این میان نقش مهمی دارد.
11- مدیریت پروژه
زمان‌بندی، تامین سرمایه، مدیریت هزینه، برقراری هماهنگی و اجرای برنامه‌ها در سازمان توسط یک مدیریت خوب به پیشبرد اهداف اجرای BPM کمک خواهد کرد. مدیر پروژه تمامی این وظایف را برعهده دارد.
12- بهبود مستمر فرایند کسب و کار
جهت ایجاد فرهنگ‌سازی در زمینه بهبود مستمر فرآیندها در سازمان باید کارکنان و اثرگذاران مورد تشویق و حمایت قرار گیرند. در این راستا لازم است همواره روند فرآیندها مورد ارزیابی و تحلیل قرار گیرد تا بتوان ایده‌های جدیدی در خصوص بهبود فرایندها انجام شود.
### پایان خبر رسمی