، تهران , (اخبار رسمی): در سال‌های گذشته کسب‌وکارها با چالش‌های بسیاری روبرو شده‌اند. اگر کسب‌وکاری بتواند به درستی چالش‌ها را شناسایی و تغییرات به موقع در فرآیندهای خود به وجود آورد؛ می‌تواند به بقا، رشد و سودآوری دست یابد. بهترین اقدام در زمان تغییرات در قوانین کسب‌وکار، بهبود کسب و کار است.
موفقیت در بهبود فرآیند کسب‌وکار تنها با ایجاد یک فلوچارت یا سند جدید محقق نخواهد شد. بهبود فرآیندها بیشتر به افزایش کیفیت اجرا، افزایش بهره‌وری و تسهیل نوآوری در سازمان مربوط می‌شود
امروزه که رقابت در صنایع مختلف روز به روز فشرده‌تر می‌شود بهبود، نقش بزرگی در تولید محصولات و خدمات مبتکرانه خواهد داشت.
موفقیت در بهبود فرآیند کسب و کار تنها با ایجاد یک فلوچارت یا سند جدید محقق نخواهد شد. بهبود فرآیندها بیشتر به افزایش کیفیت اجرا، افزایش بهره‌وری و تسهیل نوآوری در سازمان مربوط می‌شود. در بهبود فرایند کسب‌وکار باید به دنبال انجام بهتر کارها از قبل باشیم. بهبود در وضعیت حال حاضر کسب‌وکار و ایجاد فرآیندهای بهینه‌تر، می‌تواند شرکت را در افزایش سودآوری کمک کند. این راهی برای افزایش نوآوری و پیشرفت و بقا در کسب‌وکار پرچالش و پرتحول امروزی است.
در نتیجه بهبود برای تمامی کسب‌وکارها امری ضروری بوده و بهتر است برای اجرای یک بهبود موفقیت آمیز در کسب و کار نکات زیر رعایت شود.
نکات لازم جهت اجرای موفق بهبود فرایند کسب و کار
۱- فرآیندهای سازمان به بهبود مستمر نیاز دارند یا بهبود یک‌باره؟
جهت تشخیص این مسئله لازم است ابتدا چالش‌هایی که سازمان با آن مواجه می‌شوند, بررسی کرد. اگر چالش‌های پیشرو کسب‌وکار موقت و گذرا هستند بهتر است از بهبود یک‌باره استفاده کنید. ولی طبق تجربه و مشاهدات، بیشتر چالش‌های سازمان‌ها به دلیل تغییرات و تحولات زیاد و مستمر بازار و محیط کاری به چالش‌های دائمی تبدیل شده‌اند. به همین علت پیشنهاد می‌شود در کسب‌وکار خود از بهبود مستمر استفاده کنید که نقطه پایانی وجود نداشته و همواره در حال بهتر شدن فرآیندهای کاری خواهید بود.
۲- آمادگی مدیران جهت اجرای بهبود فرآیند در کسب و کار
نقش مدیران در اجرای موفقیت آمیز بهبود فرآیند در سازمان بسیار پررنگ است. اهمیت بهبود باید از بالا به پایین در سازمان انتقال یابد. این‌گونه می‌توان فرهنگ سازمانی را در جهت ایجاد بهبود فرآیند اجرایی کرده و ذهنیت بهبود را در تمامی سطوح سازمان گسترش داد. اگر می‌خواهید در پیاده‌سازی بهبود فرآیند کسب و کار موفق ظاهر شوید باید بتوانید بر مقاومت مدیران و کارکنان غلبه کنید که تنها راه آن پشتیبانی مدیریت ارشد سازمان است.
۳- توجه به شاخص‌های بهبود فرآیند کسب و کار
جهت اجرای موفق بهبود فرآیندها در سازمان باید بتوانید بین سه شاخص اصلی بهبود فرآیندها موازنه به وجود آورید. شاخص‌های کیفیت، زمان و هزینه در تمامی پروژه‌ها و فعالیت‌ها در اندازه‌گیری کارایی و اثربخشی تاثیرگذار هستند. کیفیت را می‌توان با تمرکز بر ارزش کسب شده مبتنی بر خواسته مشتری و همچنین افرایش قابلیت اعتماد محصول و یا خدمتی که ارائه می‌دهیم؛ بهبود بخشیم.
در اکثر مواقع زمان کوتاه‌تر، مطلوب‌تر است. درنتیجه باید سعی در کاهش زمان انجام کار یا مدت زمان یک تصمیم‌گیری به جهت بهبود زمان داشته باشید. کاهش بهای تمام شده محصول نهایی یا خدمات ارائه شده می‌تواند از طریق شناسایی و بهبود فعالیت‌های اضافی و کاهش هزینه‌های آن صورت گیرد.
۴- توجه به مراحل اجرای بهبود فرآیندها
بهبود فرایند طبق روش‌های مختلف دارای مراحل مختلفی است اما بهتر است به چهار مرحله اصلی آن توجه ویژه‌ای شود.
برنامه: در این مرحله همزمان با شناسایی وضع موجود، حوزه‌ها و اهداف بهبود مشخص می‌شود.
کنترل: در مرحله کنترل اندازه‌گیری و پایش سازمان با توجه به اهداف و برنامه بهبود انجام و اقدامات اصلاحی جهت دستیابی به اهداف مشخص می‌شود.
طراحی و اجرا: با انجام آنالیز شکاف، طراحی وضع مطلوب با در نظر گرفتن نوع و سطح بهبود انجام شده و بهبود اجرا می‌شود.
اقدام: با توجه به نتایج حاصله استانداردسازی بهبود انجام یا پروژه جدید بهبود تعریف می‌شود.
۵- نظارت دائم به چرخه بهبود فرآیند کسب و کار
بهبود فرایند کسب و کار دارای چرخه‌ایی است که نباید از آن غافل شوید. این چرخه سبب می‌شود که بهبود فرایندها دائما مورد بازنگری قرار گرفته و تغییرات لازم در آن ایجاد شود. چرخه بهبود فرآیندها شامل طرح‌ریزی (تعریف شاخص و هدف‌گذاری) ، آماده‌سازی (اندازه‌گیری و ثبت) و تحلیل و گزارش (ارزیابی و تهیه گزارش دوره‌ای) است.
بهبود فرآیند کسب و کار یکی از مراحل چرخه BPM است. این مقاله به نوعی زیرمجموعه مقالاتی نظیر عوامل کلیدی موفقیت در BPM است. تمامی چرخه مدیریت فرآیند کسب‌وکار یا BPM به هم متصل بوده و باید برای موفقیت کامل در این عرصه نکات زیادی را مدنظر بگیرید.
علاقه‌مندان در صورت نیاز می‌توانند جهت آموزش اصول مدیریت فرآیند و بهبود فرآیندها در دوره‌های آموزشی آکادمی فراگستر شرکت کنند.
### پایان خبر رسمی