، تهران , (اخبار رسمی): وقتی برای اولین بار مسولیت مدیریت یک پروژه به عهده شخصی قرار می‌گیرد، احتمالا سوالات زیادی برای او ایجاد خواهد شد. سوالاتی از جمله، چطور آن را شروع کنم؟ چه قدم‌هایی باید برداشته شوند تا پروژه به انتها برسد؟ چگونه یک تیم اجرایی با کیفیت بالا تشکیل دهم؟ در این فرآیند از چه کسانی می توانم کمک بگیرم؟
در این مقاله پی ام پیران، به سوالاتی که در ابتدا مطرح شده است پاسخ داده خواهد شد. برای مدیریت هر نوع پروژه‌ای از مدیریت یک جشن عروسی گرفته تا راه‌اندازی خط تولید یک کارخانه پنج مرحله وجود دارد:
- آغاز پروژه
- طرح ریزی
- اجرا
- مدیریت و کنترل
- اختتام
11 گام اساسی که هر مدیر پروژه تازه کاری نیاز دارد بداند:
1- تعریف محدوده و محتوا: این اولین و مهمترین گام در هر پروژه محسوب می‌شود. باید دقیقا بدانید که هدف پروژه چیست. انتظار انجام چه کاری یا خلق چه چیزی می‌رود؟ همچنین باید بدانید که چه اموری در قلمرو پروژه قرار نمی‌گیرند. اگر تعریف دقیقی از آن چه که رییس از مسئول پروژه می‌خواهد ندارد، خود شخص باید قلمرو را شفاف‌تر کند و مدام آن را با رییس چک کردن تا قلمرو پروژه کاملا مشخص شود.
منابع در دسترس را باید مشخص کرد: مدیر پروژه باید مشخص کند که چه افراد و تجهیزات و چه مقدار پول برای رسیدن به هدف لازم است؟ مدیر پروژه نباید کنترل مستقیم بر همه منابع داشته باشد ولی باید بداند که چگونه مدیریت‌شان کند.
2- به برنامه زمانی توجه کنید: پروژه در چه زمانی باید کامل شود؟ شاید وقتی برنامه پروژه را طراحی کرده و توسعه می‌دهید بتوانید در استفاده از زمان انعطاف‌پذیری نشان دهید اما نمی‌توانید تاریخ تکمیل پروژه را تغییر دهید.
3- تیم پروژه را شکل دهید: افراد تیم را جمع کنید و با آن‌ها گفت و شنود کنید. آن‌ها متخصصانی فنی هستند که توسط سرپرست‌شان برای پروژه انتخاب شده‌اند و وظیفه مدیر پروژه مدیریت آن‌ها است.
4- کار را جزیی و جزیی‌تر کنید: بخش‌ها و المان‌های اصلی که باید انجام شوند تا پروژه به سرانجام برسد چیست؟ پس از مشخص کردن بخش‌های اصلی، خود این بخش‌ها را هم به وظایف کوچک‌تر تقسیم کنید. این کار را آن قدر ادامه دهید تا به خرده وظایف قابل مدیریت و ارزیابی برسید. این که تا چه حد بتوان پروژه را به اجزای کوچک‌تر تقسیم کرد بستگی به بزرگی و پیچیدگی آن دارد.
5- یک طرح مقدماتی تهیه کنید: مراحل را در یک طرح گردآوری کنید. برای این منظور می‌توانید از جدول اولویت‌ها استفاده کرد که مشخص می‌کند کدام مرحله بر سایر مراحل مقدم است. مساله اصلی این است که اقدامات را در یک ترتیب درست نظم داده و منابع را به آن‌ها تخصیص داد.
6- طرح پایه را ایجاد کنید: از تیم و سهام‌داران درباره ی طرح مقدماتی باید بازخورد گرفته شود. جدول زمانی و برنامه کاری را به گونه‌ای تنظیم کنید که متناسب با زمان موجود، با پروژه هماهنگ شود.
7- درخواست تغییراتی در پروژه بدهید: معمولا زمان، پول و مهارت کافی به یک پروژه تخصیص داده نمی‌شود. کار مدیر پروژه این است که این منابع محدود را به نحوی بهتر از آن چه دیگران انتظار دارند به کار بگیرید. در عین حال در بسیاری مواقع، محدودیت‌هایی بر پروژه اعمال می‌شود که کاملا غیر واقع بینانه است. در این‌باره با رییس خود صحبت کنید و از او بخواهید که این محدودیت‌های غیر واقع بینانه را تغییر دهد. این درخواست را باید از همان آغاز پروژه مطرح کنید نه زمانی که با مشکلات آن روبرو می‌شوید.
8- به برنامه عمل کنید اما برای آن نمیرید: عمل کردن به برنامه مهم است در عین حال برنامه می‌تواند به تناسب شرایط تغییر کند. در صورت لزوم برنامه را تغییر دهید اما همواره قلمروی پروژه و محدودیت منابع را در نظر داشته باشید.
9- بر پیشرفت تیم نظارت کنید: پیشرفت در آغاز پروژه اندک خواهد بود اما از همان ابتدا بر فعالیت‌هایی که اعضای تیم نظارت کنید تا قبل از آن که مشکلات جدی شوند کنترل‌شان کنید.
10-همه چیز را ثبت کنید: هر مرتبه که طرح پایه را تغییر می‌دهید، تغییرات و دلیل ضرورت آن‌ها را باید نوشت. اگر الزامات جدیدی در پروژه مطرح می‌شود، توضیح دهید که از کجا شکل گرفتند و چگونه برنامه زمانی و تخصیص بودجه به دلیل آن‌ها تغییر کرده است. بررسی این جزییات در پایان پروژه بسیار آموزنده است.
11- سهام داران پروژه را از وضعیت پیشرفت پروژه مطلع کنید. اجازه دهید که سهام‌داران از موفقیت‌ها آگاه شوند و اگر مشکلی هم پیش می‌آید در اسرع وقت با آن‌ها در میان بگذارید. همین طور در مورد تیم‌تان، اگر تغییری باید در پروژه ایجاد شود با آن‌ها در میان گذارید و شرایطی فراهم کنید که همه‌ی آن‌ها از آن چه دیگری انجام می‌دهد آگاه باشند.
### پایان خبر رسمی