، تهران , (اخبار رسمی): سازمان‌ها می‌دانند که باید فرآیندهای عملیاتی خود را بهبود بخشند تا به نیازهای همیشه در حال تغییرشان، به اهداف کسب‌وکاری و همچنین ماموریت‌های خود برسند. افزایش کارآیی عملیاتی اغلب به شکل اجرای فرآیندهای جدید است. تجربه نشان داده است که رعایت کردن 9 اصل کلیدی، کمک بزرگی به بهبود فرآیندها خواهد کرد.
پشتیبانی اجرایی
مدیریت اجرایی باید از ابتکار بهبود فرایند حمایت کند. بدون حمایت اجرایی آنها، این روند به دلیل کمبود حمایت مالی و علاقه، مطمئنا شکست خواهد خورد. اگر می‌خواهید حمایت مدیر اجرایی را به دست آوردید، باید بتوانید ارزش کار خود را به‌صورت مالی یا صرفه‌جویی در هزینه‌ها نشان دهید. پیش از ارائه پیشنهاد تغییر در روندهای اجرایی، زمان زیادی را صرف توسعه ارزش این پیشنهادها برای کسب و کار یا مأموریت کنید.
مشارکت ذینفعان
همه ذینفعان باید درگیر شوند. ایجاد یک محیط همکاری، این اطمینان را به شما می‌دهد که کارمندان و مدیران شما تحت تاثیر تغییر فرآیندها قرار گرفته‌اند و آن را درک کرده‌اند. اغلب یک فرایند جدید باعث عدم‌اطمینان در کارکنانی می‌شود،چون معتقدند که این توطئه‌ای برای جایگزینی آنها است. آنها را بخشی از تیم تغییر فرآیندی کنید و خواهید دید که به راحتی و با کمک آنها به مزایای تغییرات جدید دست خواهید یافت.
روش‌های عملیاتی مرتبط
روش‌ها، دستورالعمل‌های گام به گام را فراهم می‌کنند که مراحل فرایند را واقعی می‌کند، روش‌ها مجموعه‌ای از دستورالعمل‌هایی است که جزئیات وظایف یا فعالیت‌هایی را که باید در زمان مشخصی عملی شود نشان می‌دهد. به عنوان بخشی از انضباط فرایند، شما اطمینان حاصل کنید که در حال بهبود روش‌های هر فرآیند هستید. با ایجاد بهبود برای روش‌های هر فرایند، می‌توانید آموزش موثرتری را فراهم کنید و درک بهتری برای افرادی که درگیر با تغییر هستند، ایجاد کنید. هنگامی که یک فرایند تغییر کرده است، به افراد پروژه خود بگویید، تغییر را با به روز‌رسانی مستندات فرآیند شروع کنند. اطمینان حاصل کنید که تمامی اسناد و برنامه‌ریزی‌ها به روز شده است.
مشخص کردن نقش‌ها و مسئولیت‌ها
افراد باید بدانند که نقش آنها در فرایند یا روش جدید و تغییر یافته چیست. یکی از روش‌های مناسب برای انجام این کار استفاده از نمودار RACI است. RACI مخفف (responsible, accountable, consulted and informed) مسئول، پاسخگو، مشاور و مطلع است. نمودار RACI ماتریسی از فعالیت‌ها و مقامات تصمیم‌گیری در یک سازمان است. تخصیص درست مسئولیت‌ها به بهبود کار تیمی در پروژه کمک می‌کند، به یاد داشته باشید که فرایندها خود را پردازش نمی‌کنند، افراد باید کاری را انجام دهند تا این فرآیندها اتفاق بیافتد.
اجرای آزمایشی(pilot) روند تغییر یافته
اجرای آزمایشی یک راه حل پیشنهادی است و معمولا در مقیاس کوچک انجام می‌شود. این روش برای ارزیابی فرآیند و روش اجرای فرآیند مورد استفاده قرار می‌گیرد تا اطمینان حاصل شود که پیاده‌سازی در مقیاس کامل موثر است. یک آزمایشگر باید هر دو را آزمایش کند تا مشخص شود که این فرآیند با مشخصات فنی مورد نیاز شما و انتظارات مشتری مطابقت داشته باشد. در این روش آزمایشی ممکن است راه حل بهبود فرایند شما و یا روش اجرایی آن شکست بخورد. روش پیاده‌سازی صحیح به کارکنان کمک می‌کند تا روندها و فرایندهای جدید را بهتر قبول کنند و با آنها به خوبی کنار بیایند.
بازخورد رفتارهای جدید
فرآیندهای جدید باعث بروز رفتارهای جدید از سوی کارکنان می‌شود. بدون دریافت بازخورد منظم و تقویت مثبت، رفتارهای فرآیند جدید فراموش می‌شوند و افراد به راه‌های قدیمی و آشناتر خود برای انجام کارها ادامه می‌دهند. دریافت بازخورد دوره‌ای و تقویت مثبت افرادی که از روند جدید استفاده می‌کنند، راهی مطمئن برای جلوگیری از کارکرد ضعیف کارکنان است.
آموزش
آموزش فرآیند و روش باید به منظور تطابق با اهداف بهبود فرایند انجام شود. آموزش کمک می‌کند تا فرایند جدید جای خود را در بین عملیات روزانه پیدا کند و مشارکت کارکنان را تضمین شود.
تعیین معیارهای ارزیابی
روند بهبود فرایند، باید افزایش ارزش کسب و کار و یا مأموریت را نشان دهد، معیارهایی باید برای نشان دادن اثربخشی فرآیند ایجاد شوند. شما به کمک این معیارها می‌توانید نشان دهید که روندهای جدید و یا تغییر یافته اهداف پروژه را برآورده می‌کند.
حسابرسی فرایندهای جدید به صورت دوره‌ای
به منظور اطمینان از فعالیت‌های بهبود، فرایندها باید بر اساس یافته‌های حسابرسی مورد ارزیابی قرار گیرند.
جمع بندی:
افراد به منظور افزایش سود و بهبود عملکرد، کاهش هزینه‌ها و یا بهبود بهره‌وری به دنبال تغییر در فرایندهای سازمان و پروژه خود هستند، اما گاهی این تغییرات باعث به‌وجود آمدن تنش در سازمان می‌شود و ممکن است نه تنها به بهبود وضعیت کمکی نکند، دلایل شکست پروژه را نیز شدت بخشد. شما در این روند باید به شناسایی، تجزیه و تحلیل و یا بهبود فرآیندهای موجود کسب و کار، ماموریت خود بپردازید و از عواملی برای تسریع و بهینه‌سازی آن، چنان که گفته شد استفاده کنید.
منبع: PMPiran
### پایان خبر رسمی